Comment réussir une démo ERP

Une démo d’un système ERP est une étape essentielle pour choisir la bonne solution logicielle pour votre entreprise de fabrication. Elle vous permet de voir comment fonctionne le système ERP et de déterminer s’il répond à vos besoins spécifiques et uniques.

Une démo réussie doit être personnalisée et vous offrir une véritable idée des capacités, de l’ergonomie et de l’adéquation du logiciel avec votre équipe. Lisez la suite pour découvrir pourquoi une démo individuelle peut faire toute la différence dans le choix de la bonne solution pour votre entreprise et comment tirer le meilleur parti de cette expérience.

Pourquoi il est important de planifier une démo individuelle

Sélectionner le bon système ERP implique de nombreuses étapes (nous avons même écrit un livre numérique complet à ce sujet), et une démo individuelle est une étape cruciale du processus.

Une démo personnalisée vous donne un aperçu détaillé du logiciel et permet au fournisseur de se concentrer exclusivement sur les besoins de votre entreprise. Dans un cadre individuel, vous pouvez approfondir des fonctionnalités spécifiques, poser des questions détaillées et explorer comment le système ERP s’adapte à votre secteur d’activité et à la structure de votre entreprise. Ce niveau de personnalisation vous aide non seulement à mieux comprendre le logiciel, mais vous permet aussi de tester si le fournisseur peut offrir le niveau de soutien et de flexibilité dont vous aurez besoin à long terme.

Étapes pour réussir une démo ERP

1. Définir vos objectifs et critères avant la démo

Avant de planifier une démo d’un système ERP, soyez clair sur ce que vous attendez du système. Revenez sur les principaux objectifs et points de douleur que vous avez identifiés au début du processus de sélection. Une démo vous permet de tester si le système ERP peut réellement résoudre vos problèmes : peut-être cherchez-vous à améliorer la planification de la production, à rationaliser votre atelier ou à mieux contrôler vos stocks. Traduisez ces objectifs en exigences spécifiques que vous pourrez rechercher pendant la démo.

De plus, n’oubliez pas de prendre en compte les besoins techniques spécifiques et les contraintes budgétaires que vous pourriez avoir, ainsi que la manière dont vous prévoyez de noter et d’évaluer la démo. Définir tout cela à l’avance vous permettra de vous concentrer sur les fonctionnalités les plus pertinentes lors de la démo, d’éviter de vous laisser distraire par des outils qui ne sont peut-être pas essentiels pour votre entreprise et d’évaluer le système en fonction de ce qui est réellement important pour vous.

2. Préparer des données et scénarios réalistes

Pour obtenir une démo significative, il est utile de fournir au fournisseur des données réalistes et des scénarios courants issus de votre entreprise. Partagez des exemples typiques tels que des commandes, des devis ou des flux de travail de production, afin que le fournisseur puisse adapter la démo pour refléter vos opérations quotidiennes. Il est également utile de penser à des situations spécifiques que vous voudriez que l’ERP gère, comme une commande urgente ou un problème de stock.

Voir comment le système gère ces scénarios vous donnera une meilleure idée de ses performances et de son utilisation, ainsi que de la manière dont il pourrait répondre aux exigences uniques de votre entreprise de fabrication.

3. Impliquer les membres de l’équipe

Assurez-vous que tous les membres de votre équipe de sélection puissent être présents lors de la démo. Il est également conseillé d’inviter des représentants de tous vos départements clés qui utiliseront le logiciel, tels que la finance, la production ou les ventes, même s’ils ne font pas partie du comité de sélection.

Ces collaborateurs apportent différentes perspectives, ce qui peut aider à découvrir des problèmes ou des opportunités que vous n’auriez pas envisagés. De plus, leurs retours peuvent offrir des perspectives précieuses sur la manière dont le logiciel répond (ou non) à leurs besoins spécifiques.

Vous pourriez même envisager de faire participer tous vos employés à la démo. Les impliquer favorise l’adhésion, facilitant ainsi la compréhension des avantages de l’ERP et une meilleure adaptation au nouveau système si vous décidez d’aller de l’avant.

Bien que ce soit l’équipe de sélection et la direction qui aient le dernier mot sur le système que vous achèterez, permettre à d’autres de donner leur avis rend tout le monde inclus et peut améliorer le processus de sélection.

4. Être objectif

Si vous envisagez plusieurs options de logiciels ERP (ce que vous devriez faire), il est crucial d’aborder chaque démo avec les mêmes objectifs et critères. Utilisez le même ensemble de questions, de données et de scénarios pour chaque système. Cela vous permettra de les comparer de manière juste et objective.

Pour garder une trace, créez un simple barème ou une matrice à l’avance pour évaluer chaque système sur des facteurs clés tels que l’ergonomie, les fonctionnalités et la compatibilité avec vos objectifs. Prendre des notes et enregistrer les points essentiels de chaque démo peut également être utile pour référence, surtout si vous devez revoir des détails plus tard.

5. Effectuer des suivis

Après la démo, n’hésitez pas à contacter le fournisseur pour poser des questions complémentaires. Les démos peuvent parfois paraître rapides et même un peu chaotiques, donc vouloir clarifier des points après coup est tout à fait normal.

Si possible, demandez un accès d’essai pour explorer le système de votre côté, ce qui vous permettra d’avoir une expérience plus concrète de ses fonctionnalités. Vous pourrez profiter de ce temps pour explorer l’ERP en profondeur, vérifier des fonctionnalités que vous n’avez pas vues lors de la démo et tester la manière dont le système s’intègre à vos flux de travail actuels.

La démo d’un système ERP offre plus de discernement

Une démo ERP réussie peut vous aider à faire un choix éclairé sur le meilleur système pour votre entreprise.

La démo est une étape essentielle du processus de sélection ERP et votre chance de voir si le système ERP convient à votre entreprise, non seulement en termes de fonctionnalités, mais aussi de manière dont il s’intègre aux processus quotidiens de votre équipe. En vous préparant correctement et en étant intentionnel dans votre approche, vous aurez une idée claire de la manière dont le logiciel répond à vos besoins.

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