Écrit par

Anne Mulvenna

Arrêtez les solutions de contournement

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

Est-ce que ERP signifie réellement « Excel Runs Production » dans votre usine?

Vous avez peut-être un ERP en place, mais un trop grand nombre de vos employés utilisent des solutions de contournement, ce qui signifie qu'ils utilisent Excel et d'autres systèmes, bases de données ou processus pour effectuer des tâches pour lesquelles votre ERP a été créé. Ces solutions de contournement découlent souvent de bonnes intentions - votre personnel essaie simplement de faire son travail rapidement et aussi facilement que possible - mais la route à suivre est pavé de bonnes intentions.

Vos collaborateurs peuvent penser que votre système ERP est trop complexe, trop lent ou ne correspond pas aux processus opérationnels actuels. Au lieu de l’intégrer à leurs tâches quotidiennes, ils choisissent de toujours faire les choses comme ils l’ont toujours fait ou de créer un nouveau processus leur permettant de faire leur travail rapidement, sans interaction avec votre ERP.

Et même si ces solutions de contournement peuvent sembler inoffensives pour votre personnel, elles nuisent en réalité à votre organisation. Une des raisons pour laquelle vous avez choisi un ERP est d’intégrer, de rationaliser les données et de fournir à votre organisation un référentiel de données précis et centralisé, destiné à l’ensemble de votre entreprise.

Les solutions de contournement créent exactement le contraire: elles créent des silos de données qui réduisent la productivité, augmentent les risques en matière de sécurité et sapent les objectifs de production et d’automatisation de votre entreprise. Si un service de votre entreprise n’utilise pas et ne saisit pas correctement les données dans votre progiciel de gestion, il risque de déstabiliser toute votre usine.

Chaque service de votre entreprise a besoin de données précises provenant d’autres départements. Par exemple, si votre service des achats n’apporte pas d’informations précises dans votre ERP, votre système de gestion et de contrôle des stocks sera compromis et votre département de production n'aura pas les bons matériaux sous la main pour terminer un travail. Une solution de contournement peut sembler suffisamment inoffensive pour votre employé qui la fait, mais elle peut avoir un impact majeur sur votre organisation.

La première étape pour déterminer comment mettre fin à ces solutions de contournement dans votre usine consiste à comprendre pourquoi votre personnel est susceptible de les exécuter. Il est difficile de mettre en œuvre un système ERP, et l'une des tâches les plus importantes consiste à engager votre personnel dans le nouveau système. Si vous n’avez pas pris le temps de susciter un engagement suffisant de la part de votre personnel lors du processus de sélection et de mise en œuvre du progiciel de gestion intégré (ERP), vous en payez probablement le prix maintenant. (Découvrez pourquoi notre président et chef de la direction, Jean Magny, pense qu'il est si important de susciter l'adhésion au processus de mise en œuvre du progiciel ici.)

Vous avez peut-être trop mis l'accent sur les capacités des systèmes ERP, plutôt que de se concentrer sur la façon dont un ERP peut aider votre personnel à faire son travail. Votre personnel doit savoir que si chaque service utilise correctement le progiciel de gestion intégré (ERP), votre organisation sera plus fluide, plus rationnelle et plus efficace.

Une autre raison majeure pour laquelle votre personnel utilise des solutions de contournement ERP est que le fonctionnement du système ERP ne correspond pas à celui de la société. Les utilisateurs ne veulent pas adapter leurs processus au logiciel, ce qui est probablement le principal déclencheur des solutions de contournement. Dans un monde idéal, vous auriez passé du temps à définir vos processus d’entreprise au cours de la phase de sélection et à choisir un progiciel de gestion intégré (ERP) qui cadrerait bien avec vos processus existants ou à personnaliser en fonction de vos besoins.

Si vous n’avez pas pris ce temps maintenant – et vous trouvez des moyens de faire fonctionner votre ERP pour vous, comment vous pouvez apporter des modifications et des ajustements aux processus existants pour les faire correspondre à votre ERP.

Repérer qui peut être responsable des solutions de contournement peut prendre un peu de temps. Regardez qui accède aux feuilles de calcul et aux autres bases de données. Cherchez qui a des tableaux blancs dans son bureau et quelles informations sont sur le tableau. Celles-ci peuvent vous indiquer la source de la solution de contournement du système ERP. Mais une fois que vous avez identifié les responsables, ne punissez pas et ne réprimandez pas les membres de votre personnel, mais prenez le temps de faire ce que vous auriez dû faire. Créez une adhésion pour le projet et impliquez les principales parties prenantes de votre organisation avec le système ERP.

Montrez à votre personnel comment le progiciel de gestion intégré (ERP) les aidera à faire leur travail et facilitera la vie de tous les employés de votre usine. Soulignez l’impact stratégique d’une mise en œuvre efficace et non efficace d’un progiciel de gestion intégrée, ainsi que l’importance de la patience et des efforts de l’équipe de la part de chacun. Les ERP sont des outils incroyables, mais ils doivent être utilisés correctement pour en tirer les avantages. Indiquez clairement que le nouveau système aidera votre personnel à mieux faire son travail, même si, à court terme, il semble que le système le complique davantage et n’oubliez pas d’expliquer que le progiciel de gestion intégré transformera votre organisation.

Et maintenant, il est temps de s'entraîner! 95% des entreprises dont la mise en œuvre de l'ERP a échoué et qui ne récoltent pas les avantages de leur ERP ne consacrent que 10% de leur budget total à l'éducation, à la formation et à la gestion du changement. Le raccourcissement d'un programme de formation garantit des problèmes au minimum et une catastrophe au pire.

Investissez temps et argent dans la formation adéquate de votre personnel sur le système ERP. Assurez-vous que les gens apprennent activement le système et sont positifs à propos de l'expérience. L'apprentissage passif et les utilisateurs apathiques conduiront également à des solutions de contournement. Une fois que vous avez un personnel mieux formé et qui croit au système ERP, vous aurez un personnel qui cessera d'utiliser des solutions de contournement.

Vous avez beaucoup investi dans un système ERP. Assurez-vous d'obtenir le retour sur investissement que vous méritez et arrêtez dès maintenant les solutions de contournement!

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