Implanter un ERP avec succès : conseils d’un expert de Genius ERP

Implanter un système ERP est un tournant important pour toute entreprise manufacturière. C’est une démarche complexe qui, sans une préparation adéquate, peut rapidement prendre une mauvaise direction.

Pour mieux comprendre les défis et les conditions de succès d’une implantation, nous avons rencontré Christian Pouliot, directeur des services professionnels chez Genius ERP.

Vous envisagez l’implantation d’un ERP dans votre entreprise ? Avant de faire le saut, prenez le temps de découvrir les conseils d’un expert qui a accompagné des plusieurs manufacturiers dans leur transformation numérique.

Qui êtes-vous et quel est votre rôle ?

Christian Pouliot:
Je suis chez Genius depuis 7 ans et j’occupe le poste de directeur des services professionnels. Mon rôle inclut la gestion des équipes responsables de l’implantation, des projets d’amélioration continue ainsi que du développement sur mesure — c’est-à-dire tout ce qui permet de répondre aux besoins spécifiques des clients.

Un ERP couvre généralement la majorité des besoins d’une entreprise, mais il y a toujours des éléments qui nécessitent une adaptation. C’est là que notre département intervient, autant pendant l’implantation qu’au fil des améliorations.

Notre rôle est central dans la réussite d’un projet ERP : nos équipes sont sur le terrain avec le client, elles forment les utilisateurs, s’assurent de bien comprendre les processus de l’entreprise, et bâtissent ensuite la solution main dans la main avec le client.

L’importance de l’implantation dans l’adoption d’un ERP

Christian Pouliot:
Un ERP est un outil vaste qui structure les processus de l’entreprise. Mais ce sont les gens qui l’utilisent qui déterminent le succès ou l’échec d’un projet. Si les utilisateurs n’adoptent pas la solution, le projet est en péril.

C’est pourquoi nous plaçons l’humain au cœur du processus. On travaille avec les utilisateurs pour qu’ils comprennent leur rôle dans le système et l’impact de leurs actions sur leurs collègues et sur l’organisation. Une bonne adoption est la clé du succès à long terme.

On ne se concentre pas uniquement sur les fonctionnalités ou les écrans. Ce qui compte, ce sont les processus.

Prenons l’exemple d’une soumission : elle devient une commande, qui devient une production, puis un projet. Si l’utilisateur comprend bien son rôle dans ce rouage, tout fonctionne mieux.

Chaque action dans le système — comme cliquer sur un bouton — peut générer des transactions ailleurs : manufacturières ou financières. Il faut donc comprendre non seulement ce que l’on fait, mais pourquoi on le fait.

Ce n’est pas juste une question de cliquer sur un bouton : il faut en comprendre toutes les implications dans le système.

Les grandes étapes d’une implantation typique chez Genius ERP

Christian Pouliot:
Nos implantations suivent une recette bien définie. Après la vente, on organise une rencontre de lancement — le « kick-off » — avec le client. On y présente les équipes et on revoit ensemble les objectifs et les attentes.

Puis on passe à l’analyse d’affaires. Deux conseillers se rendent chez le client pour analyser ses processus de A à Z, département par département. On cherche à comprendre les procédures, les rôles, les intrants… tout.

De retour au bureau, on adapte les processus Genius à ceux du client pour créer une solution cohérente. Ensuite, on élabore un plan de projet et un cahier des charges, que l’on présente au client.

Commence alors le cœur de l’implantation : formation, configuration, tests dans un environnement sandbox personnalisé. Cette phase dure généralement entre 4 et 6 mois — parfois plus selon l’ampleur du projet.

Enfin, on procède à une simulation complète dans un environnement d’acceptation, avec les données réelles du client. Une fois que tout est validé et que les utilisateurs sont prêts, on passe au Go Live.

Après la mise en production, nos équipes accompagnent le client pendant 4 à 8 semaines pour s’assurer d’une transition en douceur.

L’implication des différents acteurs de l’entreprise cliente

Christian Pouliot:
Pour bien comprendre les besoins et réalités d’une entreprise, il est indispensable de rencontrer les chefs de département — ce qu’on appelle les « power users » — car ce sont eux qui gèrent les opérations quotidiennes.

Dès le début du projet, on identifie aussi un champion. Cette personne joue un rôle clé : elle coordonne le projet en interne, mobilise les équipes et devient un lien direct avec nous.

Nos consultants rencontrent aussi les superviseurs et, souvent, les employés de chaque service pour comprendre concrètement comment ils travaillent. Cela nous permet d’adapter la solution au plus près de la réalité terrain.

L’importance du champion et de la gestion du changement

Christian Pouliot:
Un projet ERP implique souvent un grand changement. Si ce changement est porté uniquement par la direction sans impliquer les employés, le projet est voué à l’échec. L’implication des utilisateurs est essentielle pour une adoption réussie.

Le champion joue un rôle central : il devient le relais du changement. Il doit être capable de mobiliser son équipe, de communiquer les raisons du changement et de montrer les bénéfices attendus.

Dès la phase de vente, on parle de ce rôle au client. On l’aide à identifier la bonne personne pour devenir champion. Il faut qu’elle ait du temps, de l’autorité, et une bonne connaissance du terrain.

Un bon projet commence avant même la signature. Il faut que l’entreprise sache pourquoi elle veut implanter un ERP, quels sont ses objectifs, et quels bénéfices elle en attend.

C’est une transformation complète de l’entreprise, et il faut être prêt — avec les bonnes personnes, les bons processus, et une stratégie claire.

Assurer une adoption réussie du système ERP

Christian Pouliot:
L’adoption passe par la formation. On utilise la plateforme Genius Academy pour offrir un apprentissage autonome, complété par des formations en direct. Ensuite, on passe à la micro-simulation : ce sont les utilisateurs qui exécutent eux-mêmes les tâches, dans des scénarios concrets.

Cette méthode — théorie, pratique, confirmation — permet de valider la compréhension. On termine par une simulation complète dans un environnement d’acceptation : une journée dans la vie avec Genius, du début à la fin.

Après le Go Live, c’est toujours notre équipe qui assure l’accompagnement. Les deux premières semaines sont très intensives, puis on espace les rencontres au fur et à mesure que le client gagne en autonomie.

S’il y a des utilisateurs qui ont plus de difficulté, on les accompagne individuellement. On adapte notre approche selon leurs besoins, surtout pour les modules plus complexes comme les finances ou l’ingénierie.

Les défis fréquents pendant l’implantation

Christian Pouliot:
Le plus grand défi, c’est la turbulence. C’est un changement majeur, souvent le plus gros investissement technologique de l’entreprise. Et il faut réussir à intégrer cela sans perturber les opérations quotidiennes.

Un client ne peut pas tout arrêter pour un projet. On planifie donc des plages de travail adaptées à leur réalité. Ils doivent aussi absorber la connaissance, prendre le temps de comprendre et de décider. C’est un équilibre à trouver.

Un autre défi : les attentes irréalistes. Certains pensent qu’un ERP, c’est comme une application mobile. Mais c’est un projet de transformation numérique. Il faut s’y investir sérieusement, avec du temps et des ressources.

Le choix du bon champion est aussi crucial. Il doit être motivé, compétent, disponible. Et ce n’est presque jamais le président ou le propriétaire de l’entreprise.

Résultats concrets et évaluation du succès

Christian Pouliot:
Le premier indicateur de succès, c’est l’atteinte des objectifs définis en début de projet. On revoit les résultats avec le client : par exemple, voulait-il améliorer son rendement de production de X %? L’a-t-il atteint? On regarde les chiffres ensemble.

Et si un objectif n’est pas atteint, on cherche pourquoi et ce qu’on peut faire pour y arriver. On veut que le client voie du concret.

Une fois les objectifs atteints, le projet est fermé. C’est à ce moment que l’équipe Customer Success prend le relais pour continuer l’accompagnement dans la durée.

Ils reviennent 90 jours après le Go Live pour évaluer la satisfaction, identifier les nouveaux besoins et proposer des pistes d’amélioration continue. La majorité de nos clients sont en croissance, donc il y a toujours une prochaine étape à planifier.

Erreurs fréquentes à éviter

Christian Pouliot:
L’erreur la plus fréquente, c’est de croire que tout va se faire tout seul, que ça va être simple, qu’on appuie sur un bouton et que tout fonctionne.

Mais un projet ERP demande beaucoup d’efforts. C’est une refonte complète des façons de faire. Certains clients ne réalisent pas combien de temps et d’énergie cela exige.

Et encore une fois : choisir le bon champion. Pas juste la personne disponible, mais celle qui a l’autorité, la motivation, et les compétences pour mener le projet.

Message aux dirigeants

Christian Pouliot:
Ne sous-estimez pas l’importance de l’implantation. Posez-vous les bonnes questions avant de vous lancer : pourquoi voulez-vous changer? Quels problèmes voulez-vous régler? Quels objectifs visez-vous?

Un ERP n’est pas une solution magique. C’est un projet de transformation. Il faut y mettre du temps, des ressources, et surtout, s’assurer que les équipes sont prêtes à embarquer dans le changement.

Si j’avais un seul conseil à donner : faites-le pour les bonnes raisons.