Excel est-il le meilleur outil pour gérer votre inventaire ?

Même s’il est possible de créer des chiffriers de suivi d’inventaire dans Excel, ce n’est pas la meilleure option pour la gestion d’inventaire, particulièrement pour les fabricants de produits complexes. Un logiciel dédié à la gestion et au contrôle de l’inventaire, comme celui d’un système ERP, offre des fonctionnalités qui relient l’inventaire aux achats, à la planification, à la production et à la comptabilité, ce qui rend le suivi plus rapide et plus précis.

Excel est familier, flexible et facilement accessible. Mais à mesure que vos besoins en matière d’inventaire se complexifient, tenir un chiffrier à jour et s’assurer que tout le monde dispose de l’information nécessaire peut devenir un travail à part entière.

Qu’est-ce que la gestion d’inventaire ?

La gestion d’inventaire consiste à superviser l’ensemble de votre inventaire.

Elle comprend le contrôle et la supervision des commandes, de l’entreposage et de l’allocation de l’inventaire, ainsi que l’assurance de conserver la bonne quantité d’inventaire afin de réduire au minimum les coûts de détention et le gaspillage qui y est associé.

Sans bon système de gestion d’inventaire, vous risquez de vivre beaucoup trop souvent des situations d’urgence, c’est-à-dire des ruptures de stock de matières premières qui vous empêchent de répondre aux besoins de production. Ces pénuries peuvent vous coûter du temps et de l’argent, retarder les livraisons et nuire à vos relations avec vos clients.

Bien maîtriser votre gestion d’inventaire vous aidera à éviter ces situations et à maintenir votre atelier en marche sans heurts.

Les limites d’Excel

Beaucoup de fabricants se tournent vers Excel pour gérer leur inventaire, car il est facilement accessible, économique et simple d’utilisation.

Pour un suivi de base, un chiffrier peut être utile. Toutefois, les fabricants, particulièrement les fabricants de produits sur mesure, ont besoin de plus qu’une liste de pièces et de quantités. Ils doivent relier l’information d’inventaire aux travaux, aux achats et aux activités de production qui l’influencent. Maintenir ces liens à l’aide de chiffriers distincts demande du temps et laisse place aux erreurs.

Le chiffrier magique

Beaucoup de fabricants s’en remettent à un « chiffrier magique » : un classeur qu’une seule personne a créé et adapté au fil du temps pour gérer l’information de l’atelier.

Le problème, c’est que son créateur est peut-être le seul à vraiment comprendre comment il fonctionne. Les autres employés savent peut-être où saisir une quantité, mais pas comment fonctionnent les formules ni comment une modification affecte les autres feuilles.

Si cette personne quitte l’organisation ou s’absente, il peut devenir difficile d’assurer la maintenance du classeur ou de corriger un problème. La gestion d’inventaire devrait être un processus que votre équipe peut suivre de façon constante, plutôt que de dépendre des connaissances en chiffrier d’une seule personne.

Les erreurs

Les erreurs dans vos comptes d’inventaire ne sont pas seulement frustrantes. Elles peuvent fausser votre planification et votre production.

L’erreur humaine peut s’infiltrer dans n’importe quel système, mais les chiffriers tenus manuellement multiplient les occasions qu’elle se produise. Une quantité erronée, une mise à jour oubliée ou une formule modifiée par accident peuvent amener votre équipe à travailler avec de l’information inexacte.

Les systèmes de gestion d’inventaire peuvent réduire la saisie manuelle grâce à des outils comme la lecture de codes à barres. Ils n’éliminent pas la nécessité d’effectuer avec rigueur les réceptions, les mouvements d’inventaire et les décomptes physiques, mais ils facilitent l’enregistrement uniforme des transactions et réduisent les erreurs évitables.

Aucune donnée en temps réel

Un chiffrier d’inventaire tenu manuellement dans Excel n’offre pas une vue en direct de votre inventaire. Si des matières ont été reçues ou utilisées sans que le chiffrier soit mis à jour, la quantité inscrite ne reflétera pas ce qui est réellement disponible.

Excel peut se connecter à des sources de données externes, mais un classeur d’inventaire autonome ne sait pas automatiquement ce qui se passe sur le plancher de production. Quelqu’un doit tout de même consigner ces activités ou maintenir une connexion qui transmet l’information au classeur.

Avec un ERP, les transactions d’inventaire peuvent être enregistrées dans le même système que celui utilisé pour les achats et la production. Votre équipe dispose ainsi d’information plus à jour pour planifier les travaux, allouer les matières et gérer les achats.

Aucune automatisation

Garder l’inventaire exact dans Excel peut exiger que quelqu’un mette à jour le classeur chaque fois qu’une pièce est reçue, déplacée ou utilisée. Lorsque la même information est requise dans d’autres chiffriers ou systèmes, les employés doivent parfois la saisir de nouveau.

Ce travail prend du temps, et chaque saisie supplémentaire est une autre occasion de faire une erreur. Plus vous tenez de registres distincts, plus il faut d’efforts pour les garder cohérents.

Un ERP peut réduire cette duplication en reliant les transactions d’inventaire aux processus d’affaires connexes. Au lieu de tenir des registres distincts pour chaque service, votre équipe peut travailler à partir d’une information commune.

Des services différents, de l’information différente

Excel prend en charge les classeurs partagés et la modification simultanée, mais la collaboration devient plus difficile lorsque les services tiennent des fichiers distincts ou font circuler des copies du même chiffrier.

Les achats consultent peut-être une version pendant que la production en utilise une autre. Même si les deux fichiers étaient exacts au moment de leur création, des modifications ultérieures peuvent laisser les équipes avec une information différente sur ce qui est en inventaire ou sur ce qu’il faut commander.

Un système d’inventaire centralisé offre aux services un endroit commun pour consulter et mettre à jour l’information d’inventaire. Il est ainsi plus facile de coordonner les achats et la production sans comparer des chiffriers distincts pour déterminer lequel est à jour.

Une meilleure solution

De bonnes habitudes de gestion d’inventaire sont importantes, peu importe les outils que vous utilisez. Mais lorsque la mise à jour des chiffriers prend trop de temps ou que l’information d’inventaire est déconnectée du reste de vos activités, un système dédié peut vous aider.

Comment les systèmes ERP facilitent la gestion d’inventaire

Pour les fabricants, un ERP relie la gestion d’inventaire à la planification, aux achats, à la production et à la comptabilité.

Vous pouvez gérer ces activités dans un seul système, ce qui permet de voir plus facilement comment la disponibilité des matières influe sur un travail et comment l’activité de production influe sur les niveaux d’inventaire. Votre équipe passe moins de temps à assembler l’information de fichiers distincts et plus de temps à l’utiliser pour prendre des décisions.

Les avantages de la gestion d’inventaire avec un ERP

1. Intégration

Un ERP intègre votre gestion d’inventaire au reste de vos activités, ce qui facilite le suivi de l’inventaire dans l’ensemble de votre organisation. Votre personnel a accès à une base de données d’inventaire centralisée qui reflète les transactions enregistrées.

Votre équipe peut ainsi voir quelles matières premières sont en main et lesquelles sont disponibles pour les travaux à venir. Relier l’inventaire à la production et à la comptabilité facilite aussi la cohérence des registres opérationnels et financiers.

2. Des processus d’affaires simplifiés

Une gestion d’inventaire précise peut contribuer à accroître l’efficacité globale d’un fabricant. Les employés peuvent consacrer leur temps à d’autres tâches plutôt que, par exemple, de chercher une pièce en particulier.

Avec un système ERP, vous pouvez suivre l’inventaire utilisé pour chaque travail, ce qui facilite la planification de la production. Votre équipe voit quelles matières premières sont disponibles et ce qu’il reste à commander pour terminer un travail.

3. Prévisions, réapprovisionnement et gestion des surplus d’inventaire

Un ERP suit les ventes, les achats et la logistique pour vous, afin que vous ayez les bons niveaux d’inventaire en fonction des besoins de votre entreprise.

Pour les fabricants de produits sur mesure, cela inclut la gestion des articles à long délai d’approvisionnement. Repérer les besoins en matières dès la phase de conception donne plus de temps au service des achats pour commander ces articles avant qu’ils soient requis en production.

La visibilité sur les niveaux d’inventaire et sur les besoins à venir facilite aussi le réapprovisionnement. Les recommandations ou les alertes de réapprovisionnement aident les achats à cerner ce qui requiert de l’attention, ce qui réduit le risque de commandes de dernière minute et de frais coûteux de transport accéléré.

Et avoir un aperçu des surplus d’inventaire aide votre équipe à décider ce qui peut être utilisé pour un autre travail, retourné lorsque c’est possible ou examiné avant de commander davantage.

Gagnez du temps et de l’argent avec un système ERP de suivi d’inventaire

Utiliser un ERP pour la gestion d’inventaire peut réduire le travail manuel et aider votre équipe à prendre de meilleures décisions d’achat et de production. Un inventaire mieux géré permet de livrer les travaux à temps et dans le budget.

Excel peut demeurer utile pour des calculs et des analyses ponctuels. Mais lorsque votre processus d’inventaire repose sur des mises à jour manuelles constantes, sur des fichiers distincts par service ou sur l’expertise en chiffrier d’une seule personne, il est peut-être temps d’adopter une approche plus intégrée.

Passez du suivi d’inventaire par chiffrier à un système qui relie l’inventaire au reste de votre exploitation manufacturière. Demandez une démo de Genius ERP pour voir comment il peut aider votre équipe à gérer les matières et à maintenir la production en marche.