L’intelligence d’affaires aide les fabricants à prendre de meilleures décisions

Les manufacturiers génèrent une grande quantité de données chaque jour. Chaque mise à jour de production, mouvement d’inventaire, entrée de main-d’œuvre, bon de commande, contrôle de qualité et transaction financière révèle quelque chose sur la façon dont l’entreprise fonctionne.

Le défi consiste à transformer toutes ces données en information réellement utilisable.

Quand les chiffres sont dispersés dans des systèmes distincts et des chiffriers, ou qu’ils ne deviennent disponibles que dans des rapports produits des jours ou des semaines plus tard, il est difficile de repérer un problème naissant ou d’y réagir pendant qu’il est encore temps de changer le résultat. L’intelligence d’affaires manufacturière (BI) regroupe les données opérationnelles et les présente de façon plus claire et plus actuelle : elle aide les manufacturiers à comprendre leur performance, à cibler leurs priorités et à agir plus tôt.

Nous avons discuté avec deux clients de Genius ERP — Kaleb James, directeur général de Stafford Engineering, et Mathieu Robert, président-directeur général de G.M. Precision — pour comprendre comment leurs entreprises utilisent l’intelligence d’affaires et les indicateurs de performance clés (KPI) pour tirer plus de valeur de leurs données.

Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires en fabrication ?

L’intelligence d’affaires regroupe les outils et les pratiques qu’une entreprise utilise pour collecter, organiser, analyser et présenter ses données. Dans une entreprise manufacturière, cette information peut provenir de la production, de l’inventaire, des achats, des ventes, de la qualité, des coûts de revient, des finances et d’autres secteurs de l’exploitation.

L’intelligence d’affaires convertit ces données en tableaux de bord, en rapports, en mesures et en KPI qui rendent la performance plus facile à comprendre.

Même si l’intelligence d’affaires et l’analytique sont souvent abordées ensemble, elles jouent des rôles légèrement différents. Le BI donne aux équipes une visibilité sur ce qui se passe dans l’entreprise. L’analytique leur permet d’approfondir cette information, de reconnaître des tendances et de trouver des occasions d’amélioration. Utilisées ensemble, elles permettent aux manufacturiers de dépasser le simple enregistrement des activités pour commencer à en tirer des apprentissages.

Cela ne veut pas dire d’afficher tous les chiffres disponibles. Une intelligence d’affaires efficace fournit à chaque personne l’information pertinente pour les décisions dont elle est responsable.

Passer du rapport historique aux données de production en temps réel

Beaucoup de KPI manufacturiers traditionnels décrivent des résultats qu’on ne peut plus changer. Ils montrent ce qui s’est passé la semaine dernière, le mois dernier ou sur un projet terminé, plutôt que ce qui se passe en ce moment.

« La plupart des entreprises suivent des KPI qui appartiennent au passé — le “ce qui s’est passé” — et non le “ce qui se passe en ce moment”, explique Kaleb. Ce sont souvent des indicateurs financiers, comme les coûts de projets, les marges brutes ou ce qu’on voit dans l’état des résultats ou les états de gestion, quelques semaines après avoir eu la moindre chance d’influencer le résultat. »

Des mesures comme les coûts de projets, les marges et les résultats financiers demeurent essentielles. Par contre, si les gestionnaires ne les voient qu’une fois le travail terminé, l’information arrive souvent trop tard pour corriger le problème qui a affecté le résultat.

G.M. Precision a obtenu un portrait plus juste de sa performance en recueillant de l’information en direct sur ses équipements de production. Ces données ont mis en lumière des inefficacités que l’ancienne méthode de mesure du temps d’usinage masquait.

« En utilisant les données en temps réel recueillies sur nos machines de production, nous avons constaté que notre méthode de validation du temps d’usinage réel pouvait être faussée par différents facteurs qui retardent la production. Un logiciel de suivi de l’état des machines en temps réel nous a permis de déterminer le temps de production unitaire horaire réel, en incluant les pertes de temps causées par les arrêts d’équipement planifiés et non planifiés », explique Mathieu.

Cette vision plus claire de ce qui se passait à l’atelier a aidé G.M. Precision à augmenter son efficacité et sa productivité.

Cette capacité de réagir est l’un des plus grands avantages du BI en temps réel. Un directeur de production n’a pas à attendre un rapport final pour découvrir que les rejets ont augmenté, qu’un goulot d’étranglement se forme ou qu’un projet prend du retard. L’équipe peut intervenir pendant que la situation se déroule, avant qu’elle n’entraîne plus de gaspillage, des coûts plus élevés ou une livraison manquée.

Transformer les données manufacturières en information utile

Avoir accès à plus de données ne mène pas automatiquement à de meilleures décisions. L’information doit aussi être facile à trouver, à interpréter et à utiliser.

Les tableaux de bord peuvent rassembler les mesures les plus pertinentes pour une équipe, un rôle ou une personne, et les présenter dans un format visuel simple. Les utilisateurs voient ainsi ce qui demande leur attention sans avoir à éplucher de longs rapports ni à combiner manuellement de l’information dans des chiffriers.

« Trop souvent, les données sont difficiles à visualiser, difficiles d’accès ou, pire encore, verrouillées au point de ne pas être facilement disponibles, dit Kaleb. Une bonne trousse d’outils BI vous permet de faire ressortir ce qui compte le plus pour vous. Ça peut être aussi simple que de visualiser les matériaux commandés qui sont maintenant dus ou en retard, pour que l’approvisionnement puisse concentrer ses relances auprès des fournisseurs et s’assurer que la matière est prête quand les gens sur le plancher en ont besoin, ce qui améliore l’efficacité et le débit de production. »

« L’essentiel ici, souligne Kaleb, c’est que l’information soit toujours disponible et à jour, plutôt que d’être un rapport qu’il faut lancer puis trier. »

Stafford Engineering a rendu ses KPI impossibles à manquer en installant des écrans à des endroits stratégiques dans l’atelier. Ces affichages en direct permettent aux employés de voir la performance actuelle dans le cours normal de leur journée de travail.

« Nous avons constaté qu’un petit investissement dans quelques téléviseurs grand format connectés à Internet, qui affichent les KPI à des endroits stratégiques dans l’entreprise, attire l’attention — et les actions suivent. »

Chez G.M. Precision, l’information à jour soutient aussi une meilleure planification de production et une communication plus précise avec les clients.

« Quand vient le temps d’informer les clients de l’avancement de la production, nous sommes beaucoup plus ciblés dans l’information que nous transmettons, dit Mathieu. Ça nous aide aussi à mieux planifier notre production. »

Un bon tableau de bord ne se définit pas par la quantité de données qu’il contient. Sa valeur vient de sa capacité à clarifier la situation actuelle et à aider la personne qui le consulte à voir où une intervention est nécessaire.

Comment les manufacturiers peuvent utiliser l’intelligence d’affaires

Le BI améliore la prise de décision dans toute l’entreprise manufacturière. Le meilleur point de départ varie selon les priorités, les processus et les problèmes opérationnels les plus pressants de chaque organisation.

Suivre la performance et le débit de production

Les tableaux de bord de production offrent un portrait à jour des projets, des machines, des activités de main-d’œuvre, des temps d’arrêt, des centres de travail et d’autres conditions à l’atelier.

Avec cette information, les gestionnaires peuvent comparer les résultats réels aux cibles de production et voir où le travail avance plus lentement que prévu. Les données sur l’utilisation des machines et des centres de travail peuvent aussi révéler de la capacité inutilisée ou une contrainte qui limite le débit.

Des données actuelles donnent aux responsables de production une meilleure base pour décider où leur attention aura le plus d’effet, plutôt que de se fier à des suppositions ou de découvrir les problèmes une fois le travail terminé.

Améliorer la planification de production et la livraison à temps

Une planification de production réaliste dépend d’une information exacte sur la capacité en main-d’œuvre et en machines, la disponibilité des matériaux, l’avancement des projets et les priorités changeantes.

Le BI donne aux planificateurs un moyen de suivre ces facteurs interreliés. Quand une machine tombe en panne, qu’un matériau est retardé ou qu’une opération prend plus de temps que prévu, ils peuvent voir l’effet potentiel sur le reste du travail et ajuster la planification en conséquence.

Cette visibilité aide aussi les équipes en contact avec les clients à donner des suivis plus fiables. Les commandes à risque sont repérées plus tôt, ce qui laisse à l’entreprise plus de temps pour corriger la situation ou communiquer un changement dans le délai de livraison.

Relier l’inventaire, les achats et la production

Les données d’inventaire sont beaucoup plus utiles quand on les regarde en parallèle avec la demande, les activités d’achat, la production en cours et les besoins des projets à venir.

Le BI aide les équipes à suivre les matières premières, les produits en cours et les produits finis ; à repérer les pénuries potentielles ; à réviser les bons de commande en retard ; et à voir quels articles seront requis en production. L’approvisionnement peut alors concentrer ses relances auprès des fournisseurs là où ça compte le plus, pendant que les planificateurs obtiennent un portrait plus réaliste de ce que l’atelier peut livrer.

Une analyse à plus long terme peut révéler des tendances dans la consommation de matières, les délais de livraison des fournisseurs et les niveaux d’inventaire. Les manufacturiers peuvent utiliser ces constats pour prendre de meilleures décisions d’achat, éviter de garder plus d’inventaire que nécessaire et réduire les perturbations causées par des matériaux non disponibles.

Détecter les problèmes de qualité et réduire le gaspillage

Des mesures comme les rejets, les retouches, les non-conformités et le rendement au premier passage montrent où la qualité commence à se dégrader.

La visibilité en direct rend ces KPI particulièrement utiles. Si les rejets augmentent soudainement, l’équipe de production peut arrêter le procédé, en chercher la cause et la corriger avant que d’autres heures de main-d’œuvre et d’autres matériaux soient gaspillés.

Les données historiques jouent un rôle différent, mais tout aussi utile. Elles permettent au manufacturier de repérer les problèmes de qualité récurrents, de comparer la performance entre les projets ou les procédés et de juger si ses actions correctives ont donné une amélioration durable.

Utiliser les coûts de revient pour protéger vos marges

Respecter l’échéancier d’un projet n’est qu’une partie de la gestion de sa performance. Les manufacturiers doivent aussi savoir si les coûts réels de main-d’œuvre, de matériaux et les autres dépenses restent conformes à l’estimation.

Le BI permet de comparer les coûts estimés et réels d’un projet, de suivre l’utilisation des ressources, de surveiller les marges et de mettre en évidence les variations de dépenses ou de liquidités. Quand un projet commence à dépasser son budget, les gestionnaires peuvent en chercher la raison pendant qu’il reste encore des options.

Les données des projets terminés renforcent aussi les décisions futures. En examinant où des travaux similaires ont été rentables ou déficitaires, les équipes d’estimation et de vente peuvent préparer des soumissions plus justes, revoir leur tarification et planifier de nouveaux projets à partir de résultats réels.

Comment un ERP soutient l’intelligence d’affaires manufacturière

Une intelligence d’affaires fiable commence par des données fiables. Il est difficile d’obtenir un portrait clair de la performance quand chaque département utilise ses propres dossiers, chiffriers ou applications isolées.

Un système ERP relie les activités manufacturières de base : production, inventaire, achats, ventes, coûts de revient et finances. Comme ces secteurs travaillent à partir de données partagées, l’ERP manufacturier constitue une base solide pour les tableaux de bord, les rapports et l’analyse.

Plutôt que de recueillir manuellement des chiffres chaque fois qu’un nouveau rapport est requis, les manufacturiers peuvent bâtir des KPI qui se mettent à jour au fur et à mesure que les employés saisissent leurs transactions et complètent leur travail. Des données partagées réduisent aussi le risque que deux départements prennent des décisions à partir de versions contradictoires de la même information.

Les manufacturiers peuvent obtenir un portrait encore plus complet de leurs opérations en combinant les données de l’ERP avec de l’information provenant d’autres sources : applications de suivi des machines, chiffriers et autres systèmes d’entreprise. Au moment de choisir une solution BI, il faut tenir compte de toutes les sources de données importantes et s’assurer qu’elles peuvent être regroupées.

Comment choisir les bons KPI manufacturiers

Suivre plus de KPI ne donne pas nécessairement plus de clarté. Trop de mesures peuvent détourner les employés des quelques-unes qui demandent vraiment leur attention.

Un meilleur point de départ consiste à se demander quelles décisions doivent s’améliorer et quels problèmes d’affaires doivent être résolus. Un bon KPI rend la performance plus claire et aide quelqu’un à décider quoi faire ensuite.

Parmi les KPI manufacturiers les plus courants :

• Livraison à temps et avancement des projets
•     Efficacité et débit de production
• Taux d’utilisation des machines et des centres de travail
•     Temps d’arrêt
•     Rejets et retouches
•     Performance de la main-d’œuvre
•     Exactitude de l’inventaire
•     Bons de commande en retard
•     Taux de conversion des soumissions
• Coûts de projets estimés par rapport aux coûts réels
•     Rentabilité des projets

Les bonnes mesures varient aussi d’un rôle à l’autre. Un directeur de production a besoin d’information immédiate sur l’état des projets et la disponibilité des machines. Un directeur des achats se concentre plutôt sur les besoins en matériaux et les commandes en retard. La haute direction, elle, a besoin d’une vue plus large de la rentabilité, de la capacité, de la performance de livraison et des tendances à long terme.

Les tableaux de bord doivent soutenir ces différentes responsabilités plutôt que de présenter les mêmes chiffres à tout le monde.

Comment démarrer avec l’intelligence d’affaires

Un manufacturier n’a pas besoin de concevoir un programme BI complet avant de commencer à tirer profit de ses données.

Le conseil de Mathieu est simple :

« Commencez avec des indicateurs simples qui ont du sens pour vous — puis améliorez vos KPI avec le temps. »

Kaleb est du même avis et ajoute qu’il faut réfléchir à la provenance des données.

« Mon conseil pour quiconque envisage une solution BI : commencez par déterminer où se trouvent vos sources de données et assurez-vous que votre solution BI peut en gérer plusieurs, dit-il. Souvent, ce qu’on pense vouloir au départ évolue en cours de route, à mesure qu’on découvre la puissance de bonnes données et ce qu’elles peuvent apporter à l’entreprise. »

Le premier tableau de bord peut porter sur un seul enjeu urgent : les projets en retard, les matériaux manquants ou un taux de rejets trop élevé. Une fois que les employés sont à l’aise avec ces mesures, l’entreprise peut affiner ce qu’elle affiche, ajouter d’autres données et étendre le BI à d’autres secteurs de l’exploitation.

Les besoins évolueront à mesure que les gens découvriront ce que l’information peut leur apprendre. Répondre à une question en soulève souvent une autre, ou révèle qu’une mesure supplémentaire fournirait un contexte utile.

Le BI doit donc être vu comme un outil décisionnel en évolution, et non comme une collection de rapports figée. Son but est d’aider l’organisation à mieux comprendre ses opérations et à continuer d’améliorer sa façon de réagir.

Prenez de meilleures décisions grâce à l’intelligence d’affaires en temps réel

L’intelligence d’affaires en temps réel fait plus que décrire la performance. Elle donne aux employés l’information pertinente et à jour dont ils ont besoin pour régler des problèmes, mieux utiliser leur capacité et améliorer leurs résultats.

L’expérience de Stafford Engineering et de G.M. Precision montre aussi que les manufacturiers n’ont pas à perfectionner chaque tableau de bord dès le départ. Le progrès commence en rendant l’information importante visible, en donnant aux bonnes personnes les moyens de réagir et en ajustant l’approche à mesure que l’entreprise apprend.

Commencez par les décisions qui comptent le plus et choisissez un petit nombre de KPI capables de les éclairer. Passer du rapport rétrospectif à la visibilité de production en temps réel placera votre entreprise en meilleure position pour influencer sa performance plutôt que de simplement l’expliquer après coup.