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Comment le traitement intelligent des documents facilite les achats pour les fabricants

Approvisionnement, ERP - Toutes les industries

2 manufaturers working with laptop and tablet thanks to Intelligent Document Procesing

La gestion des documents est une tâche chronophage dans les opérations de fabrication. Des factures aux bons de commande, le traitement manuel prend du temps précieux et peut entraîner des erreurs. Le traitement intelligent des documents (IDP) transforme la gestion des documents des fabricants en automatisant les flux de travail, en accélérant le traitement des données et en réduisant les erreurs pour une plus grande efficacité.

Avec notre nouvel outil d’automatisation des documents, Genius IDP, les fabricants peuvent simplifier les flux de travail d’achat en traitant, organisant, stockant et partageant rapidement et facilement les documents. Entièrement intégré à Genius ERP, Genius IDP permet de gagner du temps, de minimiser les erreurs, de centraliser les informations et d’améliorer l’efficacité, tout en permettant des opérations sans papier.

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Qu’est-ce que le traitement intelligent des documents (IDP) ?

Le traitement intelligent des documents (IDP) automatise l’extraction des données des documents papier ou des images numériques et les intègre dans vos flux de travail numériques, vous faisant gagner du temps et réduisant l’effort manuel. Par exemple, un flux de travail d’achat alimenté par l’IDP associe automatiquement les factures aux bons de commande et aux reçus, garantissant un traitement des paiements précis et efficace.

L’IDP utilise des technologies avancées telles que l’intelligence artificielle (IA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement du langage naturel (NLP) pour automatiser les tâches liées aux documents. L’IDP accomplit trois actions clés :

  • Intelligent: Le traitement intelligent des documents utilise l’IA et d’autres technologies pour reconnaître, lire et interpréter des documents tels que des factures et des bons de commande, quel que soit leur format — structuré, semi-structuré ou non structuré.
  • Document: Il gère les documents en les lisant, en extrayant les données et en les rendant utilisables. Tous les documents sont indexés, archivés et rendus consultables, garantissant qu’ils sont accessibles à tout moment.
  • Traitement: Il automatise ce qu’un humain ferait normalement — prendre un document, le comprendre et le traiter. En automatisant ces tâches répétitives, il permet de gagner du temps et d’assurer que les documents sont traités avec une grande précision.

Genius IDP

Genius IDP est un outil puissant basé sur le Web intégré à Genius ERP, conçu pour simplifier et améliorer la gestion des documents. Il automatise les tâches répétitives telles que le traitement, le classement, l’archivage et le partage des documents, vous permettant ainsi de gagner du temps et de vous concentrer sur vos priorités.
En extrayant des données critiques et en s’intégrant parfaitement à Genius ERP, Genius IDP réduit les erreurs, augmente l’efficacité et centralise les informations. Grâce aux flux de travail automatisés des documents, Genius IDP vous permet de :

  • Extraire des données de documents tels que des factures, des reçus et des bons de commande avec précision.
  • Réduire les erreurs manuelles en automatisant la validation et les approbations.
  • Rationaliser les flux de travail et maintenir des registres financiers précis grâce à une intégration fluide avec Genius ERP.
  • Gérer des centaines, voire des milliers de documents de manière efficace.

Les avantages du traitement intelligent des documents pour les fabricants

La gestion manuelle des documents entraîne des inefficacités, des erreurs et des coûts inutiles pour les fabricants. Le traitement intelligent des documents (IDP) offre une solution plus efficace en automatisant la gestion des documents, en améliorant la précision et en simplifiant les flux de travail.

Voici pourquoi les fabricants devraient envisager d’adopter le traitement intelligent des documents :

  • Précision améliorée : Extrait des informations clés de tous les types et formats de documents. Contrairement à l’OCR traditionnel, il gère même les mises en page complexes avec facilité.
  • Flux de travail plus rapides : Accélère le traitement des documents avec des routages et des approbations automatisés.
  • Réduction des erreurs : Réduit les erreurs causées par les processus manuels, assurant une plus grande précision.
  • Économies de coûts : Supprime les tâches répétitives, libérant des ressources pour des priorités stratégiques.
  • Meilleures relations avec les fournisseurs : Un traitement plus rapide garantit des paiements dans les délais, renforçant les relations avec les fournisseurs.
  • Validation automatisée : Vérifie les données pour détecter les incohérences et les modèles inhabituels.

Notre premier cas d’utilisation du traitement intelligent des documents : l’approvisionnement

La gestion de centaines de factures, reçus et bons de commande chaque mois peut rapidement devenir un goulot d’étranglement pour les fabricants. Ce processus chronophage entraîne souvent des retards, des inefficacités et une baisse de productivité. Genius IDP automatise les flux de travail pour rendre les achats plus efficaces et rationaliser le processus des comptes à payer.

Il automatise l’extraction des données des factures — capturant des informations telles que les numéros de factures, les dates, les informations sur les fournisseurs et les prix — tout en gérant le classement, l’archivage et le routage pour approbations. En réduisant les erreurs manuelles et en accélérant le traitement des documents, Genius IDP assure une plus grande précision, des cycles plus rapides et des opérations plus fluides :

  • Automatisation des factures: Les factures reçues par e-mail ou par courrier sont automatiquement lues, classées et traitées.
  • Raccord à trois voies: Le système croise les factures avec les bons de commande et les reçus pour garantir la précision.
  • Gestion des écarts: Les écarts, comme les petites divergences, sont signalés et envoyés à la bonne personne pour révision. De petites variations peuvent même être approuvées automatiquement.
  • Stockage centralisé des documents: Tous les documents, des bons de commande aux bordereaux de livraison, sont stockés de manière sécurisée et consultables dans Genius ERP.

Imaginez un scénario où votre équipe traite 350 paiements par mois. Le traitement manuel de ces tâches entraîne souvent des temps de traitement plus longs, des erreurs fréquentes et des retards de paiement potentiels. Avec Genius IDP, 60 à 70 % des documents sont traités automatiquement, tandis que les 30 % restants sont signalés pour une révision rapide. Ce processus rationalisé assure des flux de travail fluides, avec des documents stockés de manière sécurisée et facilement accessibles, créant ainsi un système plus transparent et plus efficace.

Conclusion

Genius IDP améliore la gestion des documents pour les fabricants en automatisant des tâches répétitives telles que la saisie de données, le tri des documents et le traitement. Le traitement intelligent des documents rationalise les flux de travail, réduit les erreurs et rend les opérations quotidiennes plus efficaces. Avec moins de temps consacré aux processus manuels, les fabricants peuvent accroître leur productivité et se concentrer sur ce qui compte le plus.

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Genius IDP peut simplifier votre processus d’achat et améliorer l’efficacité ? Regardez notre webinaire pour le voir en action.

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