Introduction aux étapes de flux de travail personnalisables

Si votre processus n’existe que dans la tête de vos employés — ou pire, dans des versions légèrement différentes selon la personne — ce webinaire montre ce qui change une fois qu’il est vraiment cartographié, sécurisé et automatisé. François construit toute la discussion autour de la gestion des processus d’affaires (BPM) : commencer par cartographier visuellement son processus (en couloirs, par rôle ou département), ce qui à lui seul fait souvent ressortir des désaccords sur la façon dont une étape est censée fonctionner; puis identifier les vrais goulots et étapes à risque d’erreur; et seulement ensuite, utiliser des outils comme les workflows personnalisables de Genius et Microsoft Power Automate pour standardiser et automatiser ce qu’on vient de cartographier. Il appuie ça avec des chiffres concrets (65 % des fabricants voient l’optimisation du BPM comme un incontournable de compétitivité, 73 % disent que la complexité de leurs processus internes freine leur agilité, 68 % disent que l’automatisation de la validation des processus réduit les erreurs humaines) avant de faire une démonstration en direct : restreindre qui peut faire avancer une soumission à travers certaines étapes (et qui peut cliquer sur « Convertir »), puis une intégration HubSpot où changer le statut d’une soumission dans Genius déplace automatiquement la carte de transaction correspondante dans le pipeline HubSpot — pendant que Power Automate avertit l’équipe d’estimation dans Teams, et achemine les soumissions à haute valeur vers le président pour une approbation en un clic, sans jamais quitter Teams. Si vous êtes tenté de greffer toutes les automatisations vues dans un webinaire avant même d’avoir cartographié votre propre processus, le conseil de François va justement dans le sens contraire : cartographiez d’abord.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire

Chapitre 1 — Niche Du Marché Manufacturier

François présente ce qui rend Genius unique : conçu spécifiquement pour les fabricants sur mesure (fabrication sur commande, ingénierie sur commande avec équipe de conception et d’approbation), avec une intégration CAD-vers-nomenclature (plugin pour Inventor/SolidWorks), une planification avancée basée sur la théorie des contraintes (sujet d’un webinaire précédent en septembre), et des tableaux de bord donnant accès aux données — le tout couvrant la comptabilité, les commandes, l’ingénierie, le plancher, l’expédition et la réception.

Chapitre 2 — Gestion Des Processus D’Affaires

Transition vers le sujet principal : la gestion des processus d’affaires (BPM), citant une étude de Deloitte selon laquelle 65 % des fabricants voient l’optimisation du BPM comme un facteur clé d’agilité et de compétitivité — quelque chose que François dit faire au quotidien avec ses clients lors des implantations.

Chapitre 3 — Visualisation Et Mapping Des Processus

Première bonne pratique : visualiser et cartographier son processus, typiquement avec un diagramme en couloirs (« swim lanes ») représentant chaque rôle ou département. Ce seul exercice fait souvent ressortir des désaccords entre départements sur la façon dont une décision est censée se prendre — ce qui commence déjà à standardiser et sécuriser le processus. François souligne aussi qu’une tâche trop lourde pour une seule personne (comme un préposé à la réception débordé de documents) est elle-même une forme d’inefficacité à identifier par ce genre de cartographie, et insiste sur l’importance de rester agile : garder sa cartographie à jour permet de voir rapidement les impacts en aval dès qu’un changement survient (comme une nouvelle condition fournisseur).

Chapitre 4 — Exemple Pratique D’Optimisation

Exemple concret partagé par un collègue : une entreprise qui doit tracer les certificats de qualité (rapports d’essais métallurgiques, certificats d’origine, numéros de coulée) à la réception des matières. La solution passe par un système de gestion documentaire qui lit les documents numérisés jusqu’à un certain point pour en reconnaître les métadonnées et les lier aux bons numéros de série ou de lot dans Genius, assurant la traçabilité requise par leurs clients. François cite ensuite deux statistiques : 73 % des fabricants disent que la complexité de leurs processus internes freine leur agilité (une étude semblable au Manufacturing Leadership Council), et 68 % (PwC) disent que l’automatisation de leurs processus augmente la sécurité de leurs opérations et réduit les erreurs — avec des coûts réels derrière chaque erreur, comme un produit livré selon les mauvaises spécifications.

Chapitre 5 — Introduction À Microsoft Power Automate

Présentation des outils concrets de Genius : les workflows personnalisables, l’intégration à Power Automate, et une explication simple des API REST (un langage standardisé permettant à des plateformes comme Genius et HubSpot de communiquer, lire de l’information et même déclencher des transactions). Les workflows personnalisables se déclinent en deux volets : définir des étapes avec des permissions pour les faire avancer (par exemple, seule l’équipe d’estimation peut passer une soumission de « Nouvelle soumission » à « Estimation »), et sécuriser des actions selon l’étape (par exemple, verrouiller le bouton « Convertir » tant que la soumission n’est pas au statut « Approuvé »).

« On veut un ERP moderne qui va être capable d’orchestrer ces processus-là avec vous. » — François

Chapitre 6 — Démonstration Des Workflows Et Intégrations

Introduction à Power Automate comme outil web de Microsoft connectant différentes plateformes (comme HubSpot et Genius); exemples déjà vus en pratique : notifications par courriel, messages Teams selon un seuil de montant, création de tâches avec date d’échéance dans Planner ou Outlook, et approbation en un clic dans Teams qui modifie le statut directement dans Genius. François met en garde contre le réflexe de foncer sur ces automatisations avant d’avoir exploré les nombreux connecteurs standards de Power Automate (certains payants) — mieux vaut d’abord cartographier son processus, puis regarder les connecteurs disponibles pour trouver de vraies opportunités. Il présente ensuite les bases de HubSpot (contacts, compagnies, transactions) et l’intégration native de Genius (créer une compagnie dans HubSpot peut créer le client correspondant dans Genius; une opportunité peut générer une soumission Genius), avant d’annoncer l’objectif de la démo : synchroniser automatiquement l’étape du pipeline HubSpot quand le statut de la soumission change dans Genius.

Chapitre 7 — Notifications de Soumission dans Teams

Démonstration en direct dans HubSpot : ouverture d’une fiche compagnie/transaction montrant la soumission Genius liée; démonstration que la création d’une nouvelle soumission dans Genius déclenche un message Teams (via Power Automate) avertissant l’équipe d’estimation, avec un hyperlien direct vers la soumission.

Chapitre 8 — Gestion des Statuts de Soumission

La démo se poursuit : changer le statut de la soumission à « Estimation » dans Genius déclenche un flux Power Automate qui déplace automatiquement la carte de transaction correspondante dans HubSpot d’une étape du pipeline à l’autre.

Chapitre 9 — Processus d’Approbation via Teams

Démonstration de l’étape d’approbation : un message Teams demande au « président » d’approuver une soumission dépassant un certain montant, avec un bouton d’approbation en un clic intégré directement dans Teams (via un flux Power Automate personnalisé) qui change le statut de la soumission dans Genius sans avoir à ouvrir l’ERP.

Chapitre 10 — Synchronisation des Informations entre Hubspot et Genius

En Q&R : distinction entre les GTA (tâches automatisées déjà présentes dans Genius, plus déclenchées par horaire) et Power Automate (qui peut réagir en temps réel à un événement, comme la création d’une soumission) — les deux outils coexistent selon le besoin, sans que l’un remplace nécessairement l’autre; objectif futur d’ajouter des flux de validation conditionnels (passe ou ne passe pas selon la réponse); confirmation que la synchronisation de champs entre HubSpot et Genius est possible, y compris des champs personnalisés, au-delà de l’intégration native de base.

Chapitre 11 — Démonstration de Flot dans Power Automate

Suite du Q&R : description du flux Power Automate derrière la démo de synchronisation de statut (aller chercher l’information de la soumission dans Genius, vérifier le statut dans HubSpot, comparer les deux, et mettre à jour HubSpot si différent) — environ 4 à 5 étapes simples avec une seule condition. Clarification finale : les workflows personnalisables existent déjà dans certains modules de la version desktop, mais seront déployés partout dans la version web; le déclenchement de Power Automate, lui, n’est possible qu’à partir de la version web pour le moment.