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Comment gérer le changement avec un système ERP

ERP, Gestion, Implantation - Tous les industries

3D illustration of many arrows changing way on kraft paper. Structural Reorganization Background.

C’est en apprenant à gérer efficacement le changement qu’une idée prometteuse devient une réussite.

Les gens pensent souvent qu’ils ont peur du changement, mais ce qu’ils craignent en réalité, c’est leur capacité à le gérer. La compétence en utilisation d’outils et de techniques de gestion du changement — des approches structurées en matière de planification, de mise en œuvre et d’orientation du changement organisationnel qui en assurent la continuité et l’efficacité — vous aidera à surmonter vos craintes, à minimiser la résistance et à atteindre les résultats souhaités lors de la mise en œuvre de nouvelles stratégies, de nouvelles technologies ou de nouvelles initiatives.

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Votre système ERP est un outil de gestion du changement efficace

De nombreux fabricants ont accès à un outil de gestion du changement qu’ils ont probablement négligé : un système ERP.

Sans un système ERP complet, il est presque impossible de s’adapter au changement. Si votre entreprise s’appuie sur des systèmes logiciels disparates, vous ne disposerez pas d’un système de communication interne centralisé et serez confronté à une perte d’information lors de la mise en place de changements. L’adoption de nouveaux processus d’entreprise deviendra une épreuve pénible, et tous les changements que vous tenterez d’apporter resteront bloqués dans un cycle de répétition sans fin.

Les ERP, quant à eux, facilitent la communication et la collaboration en centralisant les informations, en permettant à chacun d’accéder aux mêmes données, en réduisant les malentendus et en améliorant le travail d’équipe. Les ERP dotent les organisations d’outils leur permettant de planifier, de mettre en œuvre et de contrôler efficacement les changements, ce qui rend le processus plus efficace et moins perturbant pour l’ensemble du flux de travail.

Les ERP ne constituent pas seulement un centre de communication et d’information centralisé, mais aussi un outil commercial efficace qui peut vous aider à gérer et à mettre en œuvre le changement. Par exemple, les ERP permettent aux fabricants d’évaluer l’impact des changements proposés sur divers aspects de leur activité, tels que les calendriers de production, les niveaux de stocks et les finances, ce qui les aide à planifier et à atténuer les risques de manière efficace.

6 façons dont votre système ERP soutient la gestion du changement

1.   Prise de décision éclairée

Grâce à des rapports dynamiques, les logiciels ERP mettent en évidence les domaines nécessitant des ajustements, ce qui vous permet de savoir facilement où vous devez apporter des changements.

L’accès à des outils d’analyse et à des rapports complets sur l’ensemble de votre organisation peut vous aider à connaître les points à améliorer. Sans ERP, ceux-ci peuvent ne se révéler que lorsque votre rentabilité est menacée. Mais les logiciels ERP garantissent que les changements initiés par votre entreprise sont proactifs et fondés sur des informations commerciales complètes. En outre, les initiatives de gestion du changement fondées sur des décisions bien avisées ont plus de chances de réussir que celles qui découlent de la nécessité de réagir d’urgence à des crises.

2.   Des informations fidèles et accessibles

Qu’il s’agisse des cadres supérieurs ou des membres de l’équipe de l’atelier, l’accès à des informations fidèles est indispensable à une gestion efficace du changement.

Lors d’un changement ou d’une transformation, tous les membres de votre organisation doivent avoir accès aux mêmes bonnes informations. Un système ERP offre une source unique de données réelles accessible à tous les employés, ce qui facilite la transparence et la clarté. Donner à tous l’accès aux mêmes informations fiables favorise la confiance et diminue la résistance au changement.

3. Harmonisation des processus

Les ERP permettent d’harmoniser et de documenter les processus, ce qui facilite la communication et la mise en œuvre cohérente des changements dans l’ensemble de l’organisation.

Les ERP encouragent les organisations à harmoniser leurs processus d’entreprise en définissant et en documentant la manière dont les différentes tâches sont systématiquement exécutées dans les différents services. Lorsque des changements sont introduits, les employés ont déjà une compréhension claire de la manière dont les choses fonctionnent, ce qui simplifie la transition vers de nouveaux processus.

4. Meilleure communication

Il est essentiel de communiquer les changements avec précision, non seulement pour des raisons logistiques, mais aussi pour faire comprendre les raisons qui les motivent.

Les changements réussis sont le fruit d’une communication systématique de la vision et de la stratégie – c’est le seul moyen d’obtenir l’adhésion de tous. Les ERP facilitent la communication et la collaboration en centralisant les informations, ce qui réduit les malentendus et améliore le travail d’équipe. L’utilisation d’un système ERP pour favoriser le dialogue garantit l’ouverture des canaux de communication entre les différents services et entre les différents niveaux hiérarchiques.

5. Sécurité des données

En période de changement, les données non protégées sont susceptibles d’être mal interprétées, dupliquées ou perdues.

Les logiciels ERP trouvent rapidement les redondances et les inexactitudes dans les données, ce qui permet de se prémunir contre ces risques. L’intégration des bases de données de tous les départements par un système ERP garantit que les informations sont vérifiées par rapport aux données existantes et qu’elles sont hébergées dans un environnement sécurisé.

6. Suivis et rapports

Les ERP fournissent des outils permettant de suivre l’évolution des projets de changement et de générer des rapports afin de vérifier leur efficacité, ce qui permet d’apporter des ajustements au besoin.

Les systèmes ERP permettent aux utilisateurs de générer des rapports personnalisés adaptés à leurs besoins spécifiques. Les gestionnaires responsables du changement peuvent créer des rapports axés sur les mesures et les indicateurs clés liés aux changements, ce qui facilite l’évaluation de leur impact. Les ERP permettent également aux organisations d’affiner et d’améliorer en permanence leurs processus standardisés. Cela favorise une culture continue d’adaptabilité et de préparation au changement.

Conclusion

Avec la bonne solution ERP, la gestion du changement peut devenir efficace, sûre et collaborative.

N’attendez pas qu’il soit trop tard : En adoptant un logiciel ERP de manière proactive, avant que le besoin urgent de changement interne ne se fasse sentir, votre entreprise sera flexible et prête à faire face au changement. Lorsque celui-ci arrive inévitablement, votre système ERP vous aidera à faciliter la communication et à le mettre en œuvre. Votre système ERP vous aidera non seulement à faire face au changement de manière efficace, mais aussi à vous y épanouir. En exploitant la puissance d’un ERP, vous pouvez affronter le changement en toute confiance.

 

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