Comment bien établir le calendrier d’intégration d’un ERP?

L’achat d’un système ERP est un projet et doit être géré comme tel pour garantir un déploiement réussi. Une approche organisée et structurée ainsi qu’un calendrier défini sont essentiels pour mener à bien votre projet et réussir l’intégration d’un système ERP.

Comment structurer un projet d’acquisition d’ERP

La meilleure façon de démarrer votre projet d’acquisition d’un ERP est de créer une feuille de calcul qui servira de feuille de route. Utilisez votre feuille de calcul pour planifier méticuleusement les étapes nécessaires — y compris des dates précises — afin d’atteindre votre objectif final, c’est-à-dire la mise en œuvre réussie de l’ERP. Commencez par déterminer la date de mise en service que vous souhaitez, puis travaillez à rebours en décrivant la série d’étapes et de tâches que vous devez accomplir pour atteindre cet objectif.

Jusqu’à 75 % des mises en œuvre d’ERP sont considérées comme des échecs et la mauvaise sélection de l’ERP en est l’une des principales causes : Si vous choisissez le mauvais logiciel dès le départ, votre mise en œuvre a toutes les chances d’échouer. Le fait d’effectuer ce travail en amont vous aidera à trouver le système qui vous convient le mieux, ce qui augmentera vos chances de réussite et minimisera les risques associés à la sélection d’un logiciel ERP inadapté à votre entreprise.

10 étapes pour choisir et mettre en œuvre le bon ERP

L’établissement d’un calendrier pour votre projet ERP vous permettra non seulement de respecter les délais et d’aider votre équipe à mieux planifier et gérer son temps, mais aussi d’évaluer les fournisseurs potentiels pour voir s’ils peuvent répondre à vos besoins.

La prudence s’impose, toutefois, avant de commencer votre projet : Assurez-vous d’avoir abordé les principaux problèmes que vous rencontrez et d’avoir des réponses bien définies à des questions telles que les principaux points faibles que vous essayez de résoudre. Vous saurez ainsi quel type de système vous recherchez, quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin et quels sont les processus que vous souhaitez améliorer ; vous ne vous laisserez donc pas égarer par des démonstrations spectaculaires ou des argumentaires de vente brillants. Plus vous aurez défini d’éléments par vous-même et plus vous pourrez donner des réponses concrètes aux fournisseurs d’ERP, plus votre projet sera couronné de succès.

Vous ne savez pas par où commencer? Découvrez les dix étapes à suivre, établies par nos experts en ERP, ainsi que les délais prévus pour chacune d’entre elles.

Étape 1 – Recherches sur l’ERP

Délai prévu : Environ 2 semaines

Choisissez une personne, ou un très petit groupe, qui sera responsable de la recherche et de l’identification des fournisseurs ERP à prendre en considération.

• Identifier 5 à 10 fournisseurs potentiels, en ajustant le nombre en fonction de vos besoins spécifiques. Par exemple, le nombre d’entreprises que vous étudiez peut être inférieur si vous avez besoin d’une fonction particulière telle qu’une synchronisation des conceptions assistées par ordinateur en nomenclatures.
• Privilégiez les fournisseurs de votre secteur d’activité, par exemple ceux qui se spécialisent dans la fabrication sur mesure. En vous concentrant sur des critères de sélection pertinents pour votre secteur d’activité, vous avez plus de chances de trouver des entreprises qui répondent vraiment à vos besoins.
• Soyez prudent lorsque vous utilisez des moteurs de recherche tels que Google, car ils peuvent introduire un biais en faveur du contenu commandité. Lors d’une recherche sur les ERP, les premiers résultats de recherche appartiennent souvent à de grandes entreprises qui paient plus cher pour les publicités. Pensez plutôt à consulter des sites web tels que Capterra et Software Advice, qui se spécialisent dans les évaluations de logiciels basées sur les commentaires des utilisateurs et qui fournissent une analyse complète des avantages et des inconvénients.

Étape 2 – Appels découverte

Délai prévu : Environ 2 semaines

Le moment est venu d’appeler les entreprises figurant sur votre liste de présélection. L’objectif de ces appels est de s’assurer que chaque fournisseur comprend vos objectifs et de déterminer les solutions qui pourraient vous convenir et qui sont adaptées à vos besoins. À ce stade, vous écarterez probablement certains fournisseurs, ce qui est une bonne chose ; vous ne voulez pas perdre de temps avec des solutions qui ne vous conviennent pas.

• Veillez à ce que chaque fournisseur comprenne les résultats que vous souhaitez obtenir et la motivation qui sous-tend le projet. Expliquez clairement les 2 ou 3 points faibles qui nuisent le plus à votre entreprise et les améliorations que vous recherchez.
• Présentez des informations complètes sur vos besoins aux fournisseurs, ainsi que votre budget, votre processus de décision et vos échéanciers. Indiquez également tout détail clé qui pourrait les aider à comprendre vos exigences et leur permettra d’évaluer leur compatibilité avec votre entreprise.
• Voyez si les solutions proposées répondent vraiment à vos besoins. Évitez d’investir du temps et des efforts inutiles en déterminant dès le départ si un système répond à vos besoins.
• N’oubliez pas de prendre des notes détaillées pendant les appels. Cela vous aidera à trouver les entreprises les plus prometteuses pour vous.

Étape 3 – Budget préliminaire

Délai prévu : Environ 2 semaines

Demandez à chaque entreprise que vous envisagez de contacter de vous fournir une estimation du coût de son système afin de vous aider à déterminer les options qui correspondent à votre budget et celles qui sont nettement au-dessus de vos moyens.

• Précisez 3 ou 4 points faibles que vous souhaitez améliorer et demandez un budget estimé basé sur les informations que vous avez fournies lors de l’appel découverte.
• Assurez-vous de fournir suffisamment de détails pour établir un budget précis pour le projet.
• Posez des questions détaillées sur les solutions les moins chères afin de vérifier si elles peuvent réellement répondre à vos besoins ou si certaines caractéristiques essentielles que vous recherchez en sont absentes.
• Bien que vous ne cherchiez pas à obtenir un prix exact à ce stade, essayez d’obtenir une estimation pour vous faire une idée du coût réel de chaque système.

Étape 4 – Présélection

Délai prévu : 1 semaine

Il est temps de réduire la liste des partenaires ERP possibles à 2 ou 3, et de mettre en place un comité de sélection ERP à l’interne. Les partenaires avec lesquels vous choisissez d’aller de l’avant ainsi que votre équipe interne sont importants et auront un impact considérable sur votre décision ; soyez donc attentifs à vos choix.

• Réduisez le nombre de partenaires possibles sur votre liste à 2 ou 3, en choisissant les solutions les plus adaptées à vos besoins.
• Choisissez les membres de votre comité de sélection en tenant compte de leurs compétences générales et de leur fonction dans l’entreprise.
• Sachez qu’un ERP est synonyme de compromis et que tout le monde n’obtiendra pas tout ce qu’il souhaite.

Étape 5 – Entretiens

Délai prévu : Idéalement 1 semaine

Essayez de planifier tous les entretiens avec les fournisseurs potentiels sur une période d’une semaine afin de ne pas perdre le fil. C’est l’occasion pour eux d’avoir des entretiens individuels avec tous les acteurs clés de votre organisation. Bien que cette étape prenne du temps, elle vous aidera vraiment à trouver la meilleure solution pour répondre à tous vos besoins.

• La réussite d’un projet ERP ne se limite pas à trouver le bon système ERP. Le succès n’est au rendez-vous que lorsque les utilisateurs sont motivés à utiliser le système correctement. En donnant à votre équipe la possibilité de s’asseoir dès le début avec les fournisseurs pour mieux les comprendre, vous contribuerez à la réussite de votre projet.
• Prévoyez 30 minutes pour que tous vos acteurs clés expliquent où ils en sont en matière de connaissances sur l’ERP, ainsi que leurs besoins et leurs interactions avec les autres membres de votre organisation.
• C’est une excellente occasion d’établir une connectivité au sein de votre organisation. La présence d’une personne opposée au projet affectera la qualité des entretiens et la réussite globale du projet. Veillez à ce que votre équipe soit bien encadrée et préparée aux changements à venir.

Étape 6 – Présentation au comité

Délai prévu : Idéalement 1 semaine

C’est la première fois que vous avez l’occasion de voir chaque solution logicielle en action. Essayez de regrouper toutes les démonstrations en une semaine si vous le pouvez, car cela vous aidera à mieux mémoriser et évaluer toutes les solutions. N’oubliez pas non plus de réserver 30 minutes après chaque présentation pour prendre le temps de parler du logiciel avec votre comité de sélection.

• Toute l’équipe décisionnelle devra assister à la présentation.
• Cette étape est quelque peu contre-intuitive, car les fabricants souhaitent souvent voir une démonstration rapide du logiciel ERP lors de l’appel de présentation. Le risque d’une démonstration précoce est d’obtenir une excellente présentation de la part de la pire solution ou une mauvaise présentation de la part du meilleur vendeur parce qu’il n’a pas bien compris quels problèmes vous tentez de résoudre. Chaque démonstration doit être adaptée à ce que vous attendez vraiment du logiciel. Il est donc préférable d’attendre la fin du processus de sélection pour les faire.

Étape 7 – Décision finale

Délai prévu : Environ 1 semaine

Il se peut que vous deviez faire quelques présentations plus approfondies avec certains acteurs clés pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin : Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’un appel technique avec un technicien en dessin pour vous assurer que le logiciel possède les fonctionnalités techniques exactes dont vous avez besoin. Essayez d’être succinct pour conserver votre élan.

• Demandez-vous si vous avez tout ce dont vous avez besoin Disposez-vous de suffisamment d’informations pour prendre une décision définitive?
• Soyez prudent, car plus vous évaluez de logiciels, plus le temps de discussion et de prise de décision requis est grand.
• S’engager avec trop d’entreprises pour des démonstrations peut obscurcir votre vision au lieu de la clarifier.

Étape 8 – Contrat et acompte

Délai prévu : 1 semaine

Félicitations! Vous avez pris votre décision finale et choisi la solution ERP qui répond à vos besoins. Il est maintenant temps d’obtenir un contrat et un prix définitifs. Veillez à examiner attentivement et à peaufiner le contrat. Vous devrez également verser un acompte avec le contrat signé. Si vous avez besoin d’un financement ou d’une subvention pour acheter le système, assurez-vous d’avoir fait vos préparatifs à l’avance.

• Prenez le temps nécessaire pour examiner tous les détails du contrat avant de le signer.
• Il est temps de passer de la parole aux actes, pour ainsi dire.

Étape 9 – Lancement du projet

Délai prévu : Environ 1 semaine

Cette étape a généralement lieu une semaine après la réception de l’acompte. Au cours de cette étape, vous travaillerez avec votre fournisseur pour définir les paramètres de la mise en œuvre et de la formation. Vous hébergez vous-même votre nouveau système ERP? Si c’est le cas, votre serveur doit être prêt.

• Une équipe de projet vous sera attribuée.
• L’appel de lancement donnera lieu à une discussion approfondie et à un accord sur l’ensemble du processus de réalisation du projet.
• Des décisions seront prises concernant le format de la formation (approche progressive ou approche « big bang »).
• Des procédures d’installation et d’accès aux logiciels seront établies.

Étape 10 – Mise en œuvre

Délai prévu : Environ 24 semaines (3 à 6 mois)

Les méthodologies de mise en œuvre varient d’une entreprise à l’autre, mais chez Genius ERP, nous préférons prévoir un délai plus court, de trois à six mois, afin de maintenir votre élan et de vous assurer que votre nouveau système sera rapidement opérationnel.

ARTICLE CONNEXE : Le processus d’implantation ERP Genius à l’épreuve des échecs

Notre méthodologie divise la mise en œuvre en trois phases :

1. Collecte de connaissances

• Coup d’envoi
• Analyse interne
• Planification‍

2. Transfert de connaissances

• Formation
• Simulation
• Ateliers

3. Application des connaissances

• Préparation
• Déploiement
• Succès client

Conclusion

La sélection et la mise en œuvre d’un nouveau système ERP est une entreprise de grande envergure, mais une planification et une gestion de projet adéquates vous permettront de surmonter les difficultés et de faciliter une transition réussie vers votre nouveau système. L’utilisation de votre feuille de route et le respect de ces dix étapes vous guideront tout au long du processus, en vous fournissant une approche structurée et en augmentant la probabilité d’atteindre le résultat souhaité, à savoir obtenir le meilleur système ERP pour votre entreprise de fabrication.