Logiciel ERP de gestion des transactions client développé pour les fabricants

Dans le contexte de la fabrication sur mesure, une estimation est une première approximation ou une supposition éclairée du coût d’un travail particulier. Étant donné que les fabricants à façon n’ont pas de listes de prix fixes, ils doivent donner à leurs clients une idée de ce qu’ils peuvent s’attendre à payer pour un projet spécifique.

Un devis est essentiellement une estimation approximative fournie au début du processus, généralement avant que tous les détails du travail ne soient connus. Il s’agit de la première évaluation des coûts sur la base des informations disponibles.

Toutefois, les estimations sont susceptibles d’être modifiées en fonction des informations supplémentaires recueillies, des complications inattendues qui peuvent survenir au cours des travaux ou des changements dans la portée du projet. Par conséquent, une estimation représente les premières réflexions sur les coûts et peut être révisée à mesure que de nouvelles informations sont disponibles ou que les circonstances évoluent au cours de l’exécution du projet.

Dans le contexte de la fabrication sur mesure, un devis est un prix exact fourni au client pour un travail ou un projet spécifique. Contrairement à une estimation, un devis est un montant fixe et ne peut être modifié une fois qu’il a été accepté par le client, sauf en cas de changement de la quantité ou du type de travail requis, ou si des problèmes inattendus surviennent en dehors du champ d’application convenu.

Les devis sont établis après un examen approfondi et après s’être assuré que tous les détails nécessaires du travail ont été établis, y compris les coûts impliqués. Étant donné que les devis représentent le prix convenu pour le travail, il est essentiel pour les fabricants d’avoir une compréhension claire des coûts du travail afin de fournir des devis précis. Cela garantit la transparence et la clarté entre le fabricant et le client en ce qui concerne le prix et l’étendue du projet.

Une estimation est une première approximation des coûts d’un projet, basée sur les informations disponibles au moment de la demande. Elle sert à établir des attentes, mais peut évoluer à mesure que les détails du projet se précisent.

Une soumission, pour sa part, est une offre de prix fixe établie une fois l’ensemble de la portée et des coûts connus. Une fois acceptée par le client, elle devient un engagement ferme, sauf si la portée du projet change.

Lorsqu’un client approuve une soumission, Genius ERP la convertit automatiquement en commande client, déclenchant les étapes suivantes — de l’ingénierie à la production, jusqu’à l’expédition et la facturation.
Ce processus élimine les doubles saisies et assure que tous les départements travaillent à partir des mêmes données, en parfaite cohérence.

Les fabricants peuvent simplifier le processus d’établissement des devis en mettant en œuvre plusieurs stratégies visant à rationaliser et à optimiser le flux de travail. Voici quelques moyens d’y parvenir :

• Normaliser les modèles : Créez des modèles standardisés pour les devis qui comprennent des informations essentielles telles que le coût estimé, la description des produits, les détails de la tarification, les conditions générales et les coordonnées des personnes à contacter. L’utilisation de modèles garantit la cohérence et réduit le temps nécessaire à la création de chaque devis. Des valeurs normalisées pour les pièces et les matières premières accélèrent le processus.
• Automatiser le processus d’établissement des devis : Utiliser des solutions logicielles ou des outils spécialement conçus pour l’établissement des devis et des estimations afin d’automatiser les tâches et les calculs répétitifs. Les systèmes automatisés peuvent générer rapidement des devis sur la base de paramètres prédéfinis, réduisant ainsi les efforts manuels et les erreurs. Qu’il s’agisse de devis pour des pièces ou des travaux complets, l’automatisation permet de gagner du temps.
• Centraliser la gestion des données : Maintenir une base de données ou un système centralisé pour stocker les informations sur les produits, les devis antérieurs, les données sur les prix, les détails sur les clients et les devis historiques. La centralisation des données permet d’accéder facilement aux informations pertinentes, d’éliminer les doublons et de garantir l’exactitude des données dans l’ensemble de l’organisation.
• Mettre en œuvre des configurateurs : Utilisez des configurateurs de produits ou des outils de devis qui permettent aux clients ou aux représentants commerciaux de personnaliser les produits et de générer des devis en temps réel. Les configurateurs simplifient le processus d’établissement des devis en guidant les utilisateurs à travers les options, les caractéristiques et les variations de prix des produits. En utilisant des outils CPQ – abréviation de : Configure, Price, Quote, les fabricants peuvent rationaliser et automatiser le processus d’établissement de devis pour des produits ou des services complexes. Le CPQ est un élément essentiel d’un bon ERP.
• Intégration aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de planification des ressources de l’entreprise (ERP) : Intégrer les outils de devis aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de planification des ressources de l’entreprise (ERP) pour rationaliser le flux de données et assurer la cohérence des processus de vente, de devis et de production. L’intégration élimine la saisie manuelle des données, améliore la précision, accélère les processus d’estimation et facilite l’échange d’informations.
• Rationaliser les processus d’approbation : Établir des flux de travail et des critères d’approbation clairs pour l’examen et l’approbation des devis. Mettez en place des mécanismes d’approbation automatisés lorsque cela est possible afin d’accélérer le processus d’approbation et d’éviter les goulets d’étranglement liés aux devis et aux coûts….
• Assurer la formation et l’assistance : Offrir une formation et un soutien aux équipes de vente, aux représentants du service clientèle et aux autres membres du personnel impliqués dans le processus d’établissement des devis. Assurez-vous qu’ils sont familiarisés avec les outils, les modèles et les processus d’établissement de devis afin de maximiser l’efficacité et la précision.
• Contrôler et analyser les performances : Contrôler régulièrement les indicateurs clés tels que le ratio devis/clôture, les taux de réussite et le délai moyen d’exécution des devis afin d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés. Analyser les données relatives aux coûts et aux devis afin de comprendre les préférences des clients, les tendances en matière de prix et le positionnement concurrentiel, et utiliser ces informations pour affiner les stratégies de devis.

En mettant en œuvre ces stratégies, les fabricants peuvent simplifier le processus d’établissement des devis, réduire les efforts manuels, améliorer la précision et renforcer l’efficacité globale, ce qui se traduit en fin de compte par de meilleures expériences pour les clients et une efficacité commerciale accrue.

Genius ERP relie directement l’estimation et la soumission à vos données réelles de production, d’inventaire et de comptabilité. Ainsi, chaque soumission reflète vos véritables coûts, vos niveaux de stock actuels et vos délais réels.
Vous pouvez créer, réviser et approuver vos soumissions plus rapidement — tout en assurant leur exactitude et leur rentabilité.