Triplez l’efficacité de vos achats avec Axya + Genius

Si votre équipe d’achat passe encore ses journées à envoyer des courriels de relance et à espérer une réponse des fournisseurs, ce webinaire vous montre à quoi ça ressemble une fois automatisé — avec le témoignage sincère d’une cliente qui l’a vécu. François reçoit Alexandre Albertet, responsable du succès client chez Axya, aux côtés de Maude Guénette, analyste d’affaires TI chez Machinage Piché (fabricant sur mesure de machines de manutention du bois, cliente Genius depuis plusieurs années). Alexandre est clair dès le départ : ce n’est pas un argumentaire de vente, mais un survol de ce qui se passe réellement une fois qu’un bon de commande est envoyé — les suivis, les confirmations, les changements de prix ou de date, qui se font presque entièrement par courriel et Excel, en dehors de l’ERP. Axya vient combler cet écart : une plateforme collaborative connectée directement à Genius qui automatise les suivis fournisseurs, permet aux fournisseurs de répondre par courriel ou par un lien sans connexion, et resynchronise automatiquement les changements approuvés dans Genius. Maude partage un vrai retour d’expérience — le business case complet qu’elle a bâti avant d’adopter la solution, une intégration technique de 30 minutes, une approche de déploiement par itération plutôt que d’un coup, et des gains de temps concrets, notamment sur les dessins techniques joints aux commandes laser. Si vos données ERP ne sont jamais tout à fait à jour tant qu’un acheteur n’a pas fait une relance manuelle, ce récap est pour vous.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire

Chapitre 1 — Amélioration de la performance des départements d’achat

Alexandre présente Axya comme une plateforme collaborative conçue pour optimiser les opérations d’approvisionnement manufacturier — rendre les acheteurs plus productifs, améliorer la visibilité et la collaboration interne. Axya travaille avec des clients au Québec, en Ontario et aux États-Unis, dont Machinage Piché, l’un des premiers clients Genius avec qui Axya a été déployé il y a plusieurs années.

Chapitre 2 — Business case pour l’adoption d’Axia

Maude présente Machinage Piché (grosses machines sur mesure pour la manutention du bois, clients principalement américains, équipe d’achat de 5-6 personnes dont un acheteur à temps partiel, environ 95 % du volume passant par des soumissions). Avant Axya, l’équipe d’achat était en surcapacité (près de 500 bons de commande par mois), face au choix entre embaucher ou adopter une solution numérique; l’objectif conservateur était de réduire de 50 % le temps de passage de la soumission à la commande, et de régler les problèmes de suivi des retards qu’un système maison par courriel ne parvenait pas à couvrir de façon fiable.

Chapitre 3 — Problèmes observés dans l’industrie

Alexandre généralise ce qu’Axya observe à travers ses clients : une grande partie du travail d’achat (suivi des fournisseurs, courriels, PDF, fichiers Excel) se fait hors du système ERP, ce qui rend les processus difficiles à automatiser, dépend des habitudes de chaque acheteur, et laisse les données de l’ERP (dates, prix) souvent dépassées — un problème qui touche aussi les équipes d’opérations et de production en aval.

Chapitre 4 — Complémentarité d’Axia avec Genius ERP

Axya ne remplace pas l’ERP, mais le complémente : une plateforme collaborative connectée à Genius qui permet à l’acheteur de gérer les actions de la chaîne d’approvisionnement (suivi de commandes, demandes de soumission), donne aux équipes internes (production, opérations, direction) davantage d’informations, et centralise les retours fournisseurs pour garder l’ERP à jour.

Chapitre 5 — Gestion des bons de commande

Une cartographie du processus type de gestion de commande montre que les besoins et la création du bon de commande sont bien documentés dans l’ERP, mais que le suivi et la mise à jour de la commande se font hors système (courriels, Excel) jusqu’à la réception. Maude confirme qu’avant Axya, un filtre maison envoyait des alertes de retard par courriel, mais restait fragile : si la personne responsable était absente, rien ne se passait, et la petite taille de l’équipe (dont un acheteur à temps partiel) rendait le suivi encore plus difficile.

Chapitre 6 — Démonstration de la plateforme Axia

Dans Genius, ajouter un statut « Axya envoyé » à un bon de commande et l’enregistrer déclenche l’envoi automatique du PO au fournisseur via Axya, sans impression ni envoi manuel de PDF. Le tableau de bord Axya (onglet Commandes) affiche toutes les commandes synchronisées avec leur acheteur, fournisseur et statut automatique (en cours, expédié, en retard), filtrable dynamiquement. Ouvrir une commande montre les détails Genius à gauche et un fil de communication à droite, combinant messages internes et courriels échangés avec le fournisseur (les courriels reçus dans Outlook peuvent être tagués directement à la bonne commande). Des suivis automatiques sont programmés selon le statut (confirmation, production, livraison) sans intervention manuelle de l’acheteur. Dans une commande « en attente de révision », le fournisseur peut proposer des changements de date ou de quantité ligne par ligne; l’acheteur approuve ou refuse chacun, et les changements approuvés se synchronisent automatiquement dans Genius — quantités, prix unitaires et dates promises inclus.

« Depuis que nous utilisons Axya, même certains de nos fournisseurs sont devenus plus proactifs. » — Maude Guénette

Chapitre 7 — Analyse des performances des fournisseurs

L’onglet Analytics se remplit automatiquement à partir des bons de commande envoyés : valeur des commandes envoyées et reçues, temps moyen de confirmation par fournisseur, fréquence des demandes de changement de prix ou de date, et un taux de livraison à temps (on-time delivery) fiable grâce à l’archivage automatique des horodatages à chaque étape.

Chapitre 8 — Questions et réponses sur l’intégration

Une collaboration interne est possible via un onglet Pièces permettant de rechercher par numéro de job et de voir le statut de chaque ligne, avec un chat interne pour que les demandeurs (ingénierie, production) posent leurs questions directement à l’acheteur. En Q&R : les réceptions partielles et annulations se gèrent dans Genius et se synchronisent avec Axya (avec un peu de personnalisation selon la procédure de chaque client); les dessins techniques sont récupérés automatiquement à partir des pièces jointes des lignes dans Genius et envoyés en zip au fournisseur; l’intégration technique prend environ 30 minutes (confirmé par Maude : installation en une demi-heure, fonctionnelle dès le jour un, avec un gain de temps énorme sur les dessins techniques des commandes laser multi-lignes — passant d’un processus très long à environ deux minutes); les collaborateurs internes (comme les ingénieurs) ont un accès « visualisation » gratuit, les licences Axya n’étant pas basées sur le nombre d’utilisateurs; et le courriel type reçu par un fournisseur ne nécessite aucune connexion à un portail — le fournisseur peut simplement répondre au courriel ou cliquer sur un lien pour proposer un changement.

Chapitre 9 — Bénéfices du déploiement d’Axia

Les bénéfices concrets cités : des achats plus productifs, moins de retards inattendus grâce à un suivi proactif plutôt qu’une extraction hebdomadaire manuelle, une meilleure visibilité sur les commandes via la page analytique, et une meilleure collaboration interne — notamment la facilité à se répartir la charge de travail entre acheteurs lors d’une absence ou de vacances. Une étude de cas publique sur Machinage Piché va plus loin, couvrant d’autres automatisations comme les soumissions.

Chapitre 10 — Stratégies d’intégration des fournisseurs

Maude explique que l’équipe a procédé par itération plutôt que par un déploiement complet d’un coup : en commençant par l’usinage (gains rapides), puis les composants, puis le laser, en consultant les acheteurs sur les priorités et en tenant des rencontres mensuelles de suivi pour continuer à intégrer de nouveaux fournisseurs. Alexandre confirme que cette approche par phases est devenue la méthode standard d’Axya pour l’intégration de nouveaux clients. Maude ajoute que les données et KPI générés par Axya servent aussi de levier de négociation avec les fournisseurs et permettent de suivre leur taux d’utilisation de l’outil dans le temps.

Chapitre 11 — Évaluation des besoins et prochaines étapes

Alexandre propose un « calculateur de santé des achats » (type de produit, croissance, nombre d’acheteurs, commandes par année) donnant un indice comparatif par rapport aux autres clients Axya. La réceptivité des fournisseurs est variable mais généralement bonne, d’autant plus que plusieurs fournisseurs communs à une même région ou industrie connaissent déjà l’outil grâce à d’autres clients. Alexandre tease de futures fonctionnalités d’IA côté fournisseur (lecture automatique de courriels et PDF pour extraire prix et dates), déjà en mode pilote chez certains clients. François conclut avec des codes QR pour les nouveaux clients Genius, pour en savoir plus sur Axya, pour une revue stratégique gratuite avec l’équipe succès client, et une annonce du sommet IA et automatisation de septembre à Montréal (billets qui s’envolent rapidement) précédé d’un webinaire de prévisualisation le 26 août.