Comment budgétiser l’implantation d’un système ERP

La mise en place d’un nouveau système ERP est l’un des projets les plus vastes — et les plus coûteux — que vous puissiez entreprendre en tant que fabricant. Fixer le bon budget pour ce projet garantira une mise en œuvre réussie et permettra d’accroître l’efficacité, de rationaliser les opérations et de réaliser des économies considérables à l’avenir.

Pour estimer correctement le budget d’un système ERP (progiciel de gestion intégré), il faut tenir compte de différents facteurs tels que l’étendue du projet, la taille de votre entreprise, la complexité de vos processus, le niveau d’adaptation ou de personnalisation requis, les frais de licence, les coûts du matériel et des logiciels, les frais de formation et les frais d’entretien et de soutien. Il est également essentiel de tenir compte des dépenses imprévues et des difficultés potentielles qui peuvent survenir au cours du processus de mise en place.

Nous vous présentons ci-dessous les étapes — et les chiffres réels — de la budgétisation d’un projet de mise en place d’un système ERP.

Analysez vos besoins

La première chose à faire avant la mise en œuvre est d’analyser vos besoins et de déterminer le type d’ERP dont bénéficiera votre entreprise et le type de mise en œuvre qui vous convient. C’est le facteur le plus important qui déterminera le coût de votre projet de mise en œuvre.

Avez-vous un problème très spécifique, comme un problème d’inventaire, que vous devez résoudre? Souhaitez-vous plutôt compter sur un système entièrement intégré? La résolution d’un problème n’est pas du tout la même chose que l’obtention d’un système tout-en-un.

Question n° 1 : Avez-vous besoin d’un système ERP complet?

Si vous n’avez qu’un problème à corriger à l’aide d’un logiciel, le coût est moindre, mais les avantages que vous en tirerez aussi. À l’inverse, si vous optez pour un système tout-en-un, le coût est plus élevé, mais les avantages pour votre organisation sont bien plus importants, car les améliorations ne porteront pas sur un seul processus, mais sur l’ensemble de votre organisation.

Lorsque vous effectuez une analyse des besoins et que vous essayez de déterminer le type de système qui vous convient, tenez compte des éléments suivants :

• Vos fonctions et vos processus à améliorer ou automatiser

• Les redondances dans les processus et dans la saisie des données à réduire ou éliminer

• Le besoin d’améliorer la communication entre les services et avec les clients

• Les objectifs stratégiques de votre entreprise

• Les services qui utiliseront le système et la façon dont ils prévoient l’utiliser

Vos réponses à ces questions détermineront la taille et le type de logiciel qui conviennent à vos besoins.

Question n° 2 : Quel niveau d’ERP convient le mieux à votre entreprise?

Les ERP se déclinent en différents calibres, ou niveaux, qui sont généralement divisés en trois catégories :

Niveau 1

Il s’agit des grandes marques d’ERP, dont les systèmes sont hautement personnalisables (par ex. Oracle), et sont de loin les plus chers. Si votre chiffre d’affaires annuel est supérieur à 250 millions de dollars, c’est le niveau qui vous convient.

Niveau 2

Il s’agit de systèmes ERP spécialisés, ou de niche, qui sont un hybride entre le niveau 1 et le niveau 3. Ils offrent généralement moins de personnalisation et de flexibilité que les ERP de niveau 1, mais ce sont des systèmes spécifiques à un secteur d’activité qui intègrent des fonctionnalités adaptées à vos besoins. Si votre chiffre d’affaires annuel se situe entre 25 et 250 millions de dollars, c’est là que vous devez concentrer vos efforts.

Niveau 3

Il s’agit du niveau le plus bas en matière de logiciel ERP. Ces systèmes vous offrent bien les avantages des systèmes logiciels ERP modernes, mais leur fonctionnalité globale est moindre. Si votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à 25 millions de dollars, ce niveau est le plus intéressant pour vous.

Question n° 3 : Quel modèle de tarification vous convient le mieux?

Les systèmes ERP modernes se présentent généralement selon deux modèles de tarification — par abonnement ou perpétuel — chacun ayant ses propres avantages et inconvénients. Le choix de la solution qui vous convient le mieux aura un impact sur votre budget de mise en œuvre.

1.    Tarification par abonnement

La tarification par abonnement (logiciel-service) offre souplesse et évolutivité, mais coûte souvent plus cher. Les logiciels-services utilisent un modèle d’hébergement infonuagique (par opposition à un hébergement local) : les coûts de matériel et les coûts initiaux sont donc moins élevés.

Dans ce modèle de tarification, vous payez des frais d’abonnement annuels récurrents selon le nombre d’utilisateurs que vous avez. Le coût d’acquisition initial du système sera faible, mais vous paierez probablement plus cher pour la durée de vie du logiciel.

L’imprévisibilité des coûts futurs est l’un des plus grands défis auxquels les fabricants font face avec les modèles d’abonnement. Dans ce modèle, vos dépenses augmentent avec le nombre d’utilisateurs, ce qui offre une excellente évolutivité, mais risque de malmener votre budget. L’augmentation des frais d’abonnement annuels peut également se produire souvent, ce qui rend difficiles l’anticipation et la budgétisation précises de ces augmentations.

2.    Tarification perpétuelle

Historiquement, c’est le modèle de logiciel utilisé par les entreprises. Vous achetez une licence pour le logiciel pour une somme substantielle au départ, mais vos coûts globaux sont faibles, car vous ne devez généralement payer que pour la maintenance et les mises à jour, et il n’y a pas de frais d’abonnement récurrents.

Dans ce modèle, l’investissement initial est très élevé, mais les coûts sont généralement moins élevés pour la durée de vie du logiciel dans son ensemble. L’avantage est d’avoir des coûts bien définis, mais la flexibilité et l’évolutivité des modèles par abonnement sont absentes.

Ce modèle de tarification signifie aussi généralement que vous hébergez le logiciel (au lieu d’un hébergement infonuagique). Cela peut nécessiter la mise à niveau du matériel existant, ainsi que la présence d’une personne sur place pour gérer le système, ce qui peut entraîner des dépenses considérables.

Question n° 4 : Devez-vous modifier vos processus?

De nombreux clients souhaitent que la mise en place de leur ERP se fasse rapidement, ce qui signifie qu’ils veulent apporter le moins de changements possible à leur entreprise pour que leur nouveau système soit opérationnel. En réalité, les clients souhaitent que leur nouveau système ERP s’adapte à leurs processus d’entreprise actuels, même si ces processus ne sont pas toujours optimisés.

Les pratiques recommandées font partie intégrante des logiciels ERP. Demandez-vous sérieusement si vous souhaitez modifier et optimiser vos processus pour respecter les pratiques recommandées en matière d’ERP ou si vous voulez payer pour adapter un système ERP à vos processus existants. Les deux options coûtent du temps et de l’argent, mais l’une d’entre elles permet d’optimiser les processus, et l’autre non.

Quel est le coût de mise en place d’un système ERP?

C’est l’une des questions les plus fréquemment posées à nos experts en mise en place d’ERP, et voici la vérité : Vous devez vous attendre à dépenser entre 1 et 2 % de votre chiffre d’affaires annuel pour la mise en place d’un système ERP. Une mise en place qui coûte 1 % du chiffre d’affaires annuel génère un système prêt à l’emploi avec peu, voire pas du tout, de personnalisation. La mise en œuvre d’un ERP situé à l’extrémité supérieure de ce spectre et dont le coût est proche de 2 % du chiffre d’affaires annuel permet davantage de personnalisation.

Comment cela se traduit-il en chiffres réels? Prenons une figure au milieu de ce spectre : 1,5 % Si votre chiffre d’affaires annuel est de 5 millions de dollars, vous pouvez vous attendre à payer 75 000 dollars pour la mise en œuvre. Si votre chiffre d’affaires annuel est de l’ordre de 10 millions de dollars, vous pouvez vous attendre à payer 150 000 dollars. Si votre chiffre d’affaires annuel est proche de 20 millions de dollars, vous pouvez vous attendre à payer environ 300 000 dollars pour la mise en œuvre d’un système ERP.

Coûts de mise en œuvre et de services professionnels

La répartition des coûts d’un projet de mise en place d’un système ERP est divisée en coûts de logiciel (le modèle de tarification que vous choisissez) ainsi qu’en frais de mise en œuvre et de services professionnels.

Les coûts de mise en œuvre et de services professionnels sont partagés entre le conseil, la formation et l’assistance. Les frais de conseil englobent des tâches essentielles telles que l’analyse commerciale. Les frais de formation comprennent la formation des utilisateurs, les simulations et les tests. Les frais d’assistance comprennent des services tels que la migration des données, la personnalisation et les adaptations.

Les coûts de ces catégories peuvent varier considérablement en fonction du système mis en place, du degré de personnalisation (ou de réorganisation des processus) nécessaire et du type de formation proposé par le fournisseur de l’ERP. Les journées de formation en personne avec des consultants sont coûteuses, alors que la formation en ligne est plus abordable et offre une plus grande flexibilité. De nombreux fabricants estiment qu’une combinaison des deux est idéale, offrant aux membres du personnel à la fois la flexibilité de la formation en ligne et l’accès à l’expertise d’un consultant spécialisé en ERP à un prix plus abordable.

Fonds de prévoyance

Un autre facteur important à prendre en compte lors de la budgétisation d’un projet de mise en place d’un ERP est de s’assurer que vous disposez d’un fonds de prévoyance. Il y aura toujours — je dis bien toujours — des coûts imprévus lorsque l’on entreprend un projet d’une telle ampleur. La vérité, c’est que la mise en place d’un ERP est une initiative de grande envergure, qui perturbera les activités quotidiennes. Vous devez mettre de l’argent de côté pour couvrir des éléments tels que les salaires des employés hors de l’atelier de production pendant leur formation et tout autre coût imprévu.

Votre fonds de prévoyance doit représenter environ 10 à 15 % de votre budget total de mise en place et servira à couvrir des éléments tels que :

• Salaire des employés pendant la formation

• Coûts de requalification

• Tests incomplets

• Refonte des processus

• Résistance des employés au changement

• Personnalisations et intégrations inutiles

• Insatisfaction des clients pendant la phase de mise en place

• Coûts de maintenance imprévus

Conclusion

Investir dans la mise en place d’un système ERP représente une dépense considérable, mais qui s’accompagne de grands avantages. En prenant le temps de bien réfléchir et d’établir un budget précis, vous éviterez des dépassements coûteux et vous vous assurerez que le processus se déroule sans heurts. Nous espérons que les informations ci-dessus vous guideront tout au long du processus et vous permettront de prendre des décisions éclairées.

WEBINAIRE CONNEXE : Budgétiser un projet d’implantation de système ERP