Qu’est-ce qu’un ERP ?

3. Que sont les modules ERP ?

Vous savez déjà que les ERP renforcent la visibilité, améliorent vos pratiques commerciales et augmentent l’efficacité de votre atelier.

Mais comment font-ils réellement tout cela ?

Les systèmes logiciels ERP (Enterprise Resource Planning en anglais) sont constitués de modules qui soutiennent les différentes fonctions commerciales de votre entreprise : ils vous offrent alors les meilleures solutions logicielles pour chaque département de votre organisation tout en augmentant l’intégration et la connectivité de votre opération.

ERP Modules

Les ERP sont des systèmes intégrés qui fonctionnent à partir d’une base de données centrale – en temps réel – pour gérer tous vos processus commerciaux. Sur le plan fonctionnel, ils sont divisés en différents modules et chacun d’entre eux dispose d’un ensemble d’outils axés sur une série différente de processus commerciaux. Par exemple, certains modules ERP courants sont la comptabilité, la gestion d’inventaire, la gestion des ressources humaines et les achats.

Alors que tous les modules disposeront d’une apparence et d’une convivialité cohérente à leur sujet, chaque module individuel comprendra des fonctionnalités spécifiques qui répondent à un besoin commercial particulier. Par exemple, un module ERP de comptabilité consistera en un progiciel comptable complet.

La beauté d’une solution ERP provient du fait que non seulement chacun de vos départements aura accès aux meilleurs logiciels adaptés à ses besoins, mais aussi, les informations pourront circuler librement entre les modules et connecter l’ensemble de votre organisation.

Avoir des données et une connectivité en temps réel facilite la circulation des informations entre toutes les fonctions commerciales, améliore la performance de votre atelier et vous permet de prendre des décisions mieux fondées par rapport à votre entreprise.

Un autre avantage des modules ERP est que vous pouvez créer une solution ERP personnalisée adaptée directement aux besoins de votre entreprise.

Lorsque vous achetez et vous mettez en œuvre un système ERP, vous pouvez choisir les modules ERP que vous souhaitez et ceux dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre entreprise. Par exemple, si vous avez un atelier de fabrication sur mesure qui entreprend plein de projets de conception sur commande, vous pouvez choisir d’utiliser un module d’ingénierie de produit conçu spécifiquement pour ces types d’ateliers. Ou si vous êtes dans le domaine des services, vous pouvez sélectionner le module de travaux sur chantier qui facilite la gestion des projets de service et d’autres travaux de terrain.

Les ERP offrent une flexibilité incroyable quant à la création d’un système logiciel qui satisfait exactement les besoins de votre organisation afin d’améliorer tous les aspects de vos opérations.

4. Modules ERP les plus couramment utilisés par les manufactures

Il est évident que le choix de bons modules ERP dépend de vous et des besoins de votre entreprise. Mais, vous trouverez ci-dessous les modules ERP les plus courants pour les fabricants sur mesure :

Le module de gestion des ressources humaines

Un module de gestion des ressources humaines vous permettra de gérer tous vos besoins en ressources humaines, y compris la paye et le suivi des feuilles de temps des employés.

L’un des plus grands avantages quant à l’utilisation d’un module de gestion des employés dans un système ERP est qu’il aide les fabricants à être au courant de leurs coûts réels en comprenant combien il faut de personnes et d’heures par projet. Grâce à ce type de logiciel intégré, vous distribuerez automatiquement vos coûts par projet et vous répartirez facilement les heures de travail de vos employés pour calculer vos coûts de production avec précision, ce qui vous donne ainsi une meilleure compréhension de vos véritables coûts de production.

Le module de gestion d’inventaire

Un module de gestion d’inventaire vous permettra de suivre tous vos besoins d’inventaire, de contrôler vos coûts et de réapprovisionner les stocks en fonction de la demande réelle.

Le logiciel ERP de gestion d’inventaire vous permet de garder un œil sur votre inventaire allant jusqu’au numéro de série. Pour chaque article dans votre inventaire, vous saurez toujours combien d’articles sont réservés pour un projet, combien sont disponibles, combien sont actuellement en production et combien sont sur commande : ceci permet d’éviter les interruptions de production et d’éliminer les pénuries inattendues de matériaux.

Les bons systèmes ERP de gestion d’inventaire sont multi-entrepôts et multi-sites : ils vous permettent de faire le suivi de votre inventaire tout au long de votre opération.

Le module de gestion des chaînes d’approvisionnement

La gestion des chaînes d’approvisionnement ERP vous permet de gérer les relations avec vos fournisseurs et vos vendeurs dans un système synchronisé avec tous vos projets et votre inventaire : ceci vous permet de tout contrôler depuis un seul endroit. Vous améliorerez vos relations avec vos vendeurs, vous rationaliserez les processus d’achats et vous veillerez à ce que vous ayez toujours les bons matériaux à votre disposition.

Les systèmes ERP vous permettent de gérer toutes vos interactions avec les vendeurs dans un seul système – y compris les demandes de devis, les bons d’achat, la réception et la facturation – afin de mieux contrôler les coûts. Évaluez facilement les vendeurs sur plusieurs facteurs tels que la livraison à temps, la qualité et les coûts, afin de garantir que vous choisissez toujours le bon fournisseur pour chaque projet.  

Les modules de finance et de comptabilité

Les systèmes ERP vous offriront un système de gestion comptable et financière complet, multi-sociétés et multidevises qui est facile à utiliser et qui est synchronisé avec le reste de votre entreprise.

Des données en temps réel et des tableaux de bord entièrement personnalisables vous permettent de gérer facilement toutes vos opérations de gestion comptable et financière depuis un seul endroit. Grâce à la présence de toutes les données financières dans une seule base de données, le personnel comptable ne passera pas des heures à faire des références croisées, à ressaisir ou à regrouper les données manuellement. Il aura ainsi plus de temps pour se concentrer sur la fourniture de rapports critiques et la réalisation d’autres tâches essentielles.

Le module de gestion de la relation client (CRM)

Le CRM (ou Customer Relationship Management (CRM) en anglais) est un outil indispensable à la gestion des processus de vente pour les fabricants sur mesure.

Les modules CRM intègrent de nombreuses caractéristiques qui facilitent la gestion du processus de vente, y compris un tableau de bord personnalisé pour gérer les informations client, les clients potentiels et les opportunités, ainsi que des outils de marketing automatisé pour créer des campagnes marketing et préparer des courriels de masse. Un CRM est également un outil qui s’avère utile à la gestion des relations que vous entretenez avec vos clients actuels. Le fait d’avoir plus d’informations sur vos clients peut vous aider à communiquer avec eux plus régulièrement et plus efficacement, ce qui mènera à une consolidation de ces relations.

6. Pourquoi les comptables ont-ils besoin d’un ERP ?

Les comptables bénéficieront d’un ERP en utilisant des données intégrées pour rationaliser tous leurs processus de comptabilité. Les ERP accélèreront tous les processus de gestion comptable et financière, vous permettant non seulement d’économiser du temps (et de l’argent) mais de prendre également des décisions plus rapides et plus efficaces relatives à votre entreprise.

Souvent, les comptables seront les premiers à réclamer un système ERP car ils sont au courant des avantages de l’intégration et de l’usage d’un seul système pour gérer toutes les fonctions de votre entreprise. En utilisant un ERP, ils savent qu’ils pourront se débarrasser des factures et des commandes clients papier, des feuilles de calcul multiples et des systèmes de comptabilité disparates, améliorant ainsi la précision et l’efficacité.

La présence de toutes les données financières dans une seule et même base de données permet au personnel de comptabilité de ne plus avoir à passer du temps à faire des références croisées et à ressaisir des informations, à retaper des numéros ou à regrouper des données manuellement. Un système ERP permet à votre personnel de comptabilité d’être plus efficace et d’avoir plus de temps pour se concentrer sur la livraison de rapports critiques et sur l’accomplissement d’autres tâches clés sans retards ni frustration.

Un logiciel de comptabilité – et plus

Un système ERP comprend toutes les caractéristiques clés d’un progiciel de comptabilité en un seul endroit : les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, la paye et les balances de vérification. Il peut gérer toutes les activités que nécessite votre département de comptabilité, à savoir la facturation, les commandes client, les bons d’achat, le grand livre général, les feuilles de temps, les dépenses et les paiements électroniques.

Le regroupement de toutes vos informations comptables et financières en un seul endroit permettra à votre département de comptabilité de gagner du temps, de mieux gérer les tâches de comptabilité critiques et d’accomplir de gros projets plus rapidement, comme la clôture mensuelle qui prendra environ deux fois moins de temps qu’avant.

Or, un ERP fera plus.

Il aidera votre département de comptabilité à créer des rapports financiers meilleurs, plus rapides, plus précis, plus spécifiques et plus ponctuels.

Les ERP connectent votre département de comptabilité à tous les départements et les divisions de votre entreprise, permettant à vos données financières importantes de circuler aisément dans votre organisation : ceci améliorera la capacité de vos départements de comptabilité à créer des rapports financiers détaillés et précis, et vous aidera à mieux comprendre quels secteurs d’activité et quels projets sont rentables.

Armé des informations précises et des rapports que votre département de comptabilité peut vous fournir, vous serez en mesure de prendre des décisions plus rapides et plus précises qui affectent les opérations de votre entreprise.

Les avantages d’un ERP pour les comptables

1. Gérez tous vos besoins de comptabilité dans un seul système

Un système ERP qui est entièrement intégré vous permet de gérer l’ensemble de votre opération, y compris les départements de comptabilité et de finance, à partir d’un seul et même système.

L’utilisation d’un seul système vous fait gagner du temps en éliminant le besoin de faire des références croisées et de ressaisir les mêmes données dans plusieurs systèmes et feuilles de calcul. Un système entièrement intégré augmente la précision de vos rapports comptables et financiers en éliminant les erreurs de téléchargement et de saisie ainsi que les erreurs de synchronisation potentielles. Vous économiserez également la somme d’argent que vous dépensez actuellement pour maintenir et mettre à niveau plusieurs systèmes.

L’utilisation d’un système ERP entièrement intégré permet également à votre personnel de comptabilité de travailler à partir d’un seul tableau de bord personnalisable qui comprend toutes les informations nécessaires. Vous serez en mesure de gérer et de garder un œil sur différents projets, comptes et fonctions à partir d’un seul écran, et vous disposerez toujours d’un aperçu en temps réel des indicateurs de rendement clés (IRC) (Key Performance Indicators (KPIs) en anglais) et des tâches qui vous importent.

Un autre avantage d’un système ERP entièrement intégré est le choix qu’il vous offre.

Vous êtes satisfait de votre système de paye actuel ? Un ERP vous laisse le choix d’utiliser des systèmes externes là où ils sont avantageux car ils peuvent être facilement intégrés dans votre système principal.

De cette manière, vous pouvez créer un système qui est totalement adapté à votre façon de travailler. Sans système intégré, ce choix n’existe pas, donc tous les processus devraient être accomplis en externe par des systèmes disparates, ce qui élimine la possibilité de créer le système de comptabilité intégré parfait pour votre équipe.

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2. Augmentez la productivité et améliorez la visibilité dans votre entreprise

La plupart de vos tâches comptables et financières peuvent être complètement automatisées avec un ERP. Au lieu que votre personnel consacre près de la moitié de ses heures de travail à la saisie de données, il aura plus de temps et d’énergie pour se concentrer sur d’autres tâches.

L’accès aux données en temps réel depuis votre organisation permet à votre équipe de comptabilité de suivre la situation financière plus efficacement que jamais. Vous aurez une meilleure visibilité des finances de votre entreprise : vous disposerez, en particulier, des informations dont vous avez besoin pour déterminer quels secteurs d’activité et quels projets sont rentables et lesquels doivent être améliorés.

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3. Le coût précis des travaux

Le coût des travaux est l’un des principaux moyens par lesquels votre équipe de comptabilité et de finance ajoute de la valeur à votre organisation. Le coût des travaux est important pour que votre équipe de comptabilité prépare correctement l’état des revenus, mais il constitue également un atout à votre organisation et à vos résultats.

Le coût précis des travaux vous indique non seulement combien chaque projet que vous prenez vous coûte réellement, mais il vous permet également d’identifier où vous pouvez devenir plus efficace et économiser de l’argent : ceci peut vous aider à améliorer vos marges bénéficiaires ou à répercuter vos économies sur vos clients.

Un système ERP entièrement intégré vous permet de suivre les coûts des travaux tout au long du processus de production et de recueillir des informations sur les coûts telles que la répartition des coûts liée aux salaires des employés. Avoir ces informations à portée de main vous donne la possibilité d’analyser ces coûts afin de toujours savoir combien vous coûte un projet – et de prendre des décisions plus rapides et mieux informées sur la manière de rendre votre entreprise plus efficace et d’économiser de l’argent.

7. Pourquoi les directeurs de production ont-ils besoin d’un ERP ?

Un ERP offrira aux directeurs de production tous les outils nécessaires à la planification, à l’exécution et à l’achèvement de projets manufacturiers complexes. Un ERP rationalise les processus manufacturiers et fournit des informations importantes en temps réel, permettant aux directeurs de production d’optimiser la productivité, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité.

La fabrication de produits diversifiés à faible volume est extrêmement compliquée et implique une gestion efficace de plusieurs processus à la fois. Un ERP est ainsi le bon outil pour gérer ces complexités. Il permet à vos directeurs de production de superviser tous les processus manufacturiers à partir d’un seul et même système, de créer un atelier plus rationalisé et efficace, et surtout, d’offrir des produits uniques et personnalisés à vos clients.

Les avantages d’un ERP pour les directeurs de production

Pour accomplir et livrer un projet, les directeurs de production ont beaucoup à gérer, notamment les ressources, la main-d’œuvre, le temps machine, le flux de l’usine, la capacité de l’atelier etc. Ainsi, un ERP conçu pour gérer les complexités de la fabrication à haute variabilité garantira que vous livrerez toujours vos projets à temps.

Les ERP créés pour les fabricants sur mesure permettent aux directeurs de production de gérer plus facilement des projets et des priorités concurrentes et garantissent que votre atelier fonctionne toujours à sa capacité maximale. Les données en temps réel fournissent aux directeurs de production les informations nécessaires à la gestion des jalons d’un projet, et un système connecté et intégré rationalise les processus manufacturiers. Un ERP vous rendra plus organisé et rationalisera vos opérations commerciales, ce qui vous aidera à la fois à augmenter votre efficacité et à réduire vos coûts

8. Pourquoi les acheteurs ont-ils besoin d’un ERP ?

Un ERP permet aux fabricants d’effectuer leurs achats plus facilement car il automatise les tâches quotidiennes relative aux achats et fournit des données précises en temps réel et ce, afin d’être sûrs qu’ils ont toujours la bonne quantité de stocks à leur disposition.

La tâche relative aux achats, notamment dans les environnements manufacturiers sur mesure ou de conception sur commande (engineer-to-order (ETO) en anglais), est une tâche compliquée. Contrairement aux environnements manufacturiers plus standardisés, les matières premières et les pièces ne sont pas directement nécessaires dans les ateliers sur mesure. L’achat dans les environnements de conception sur commande est une tâche stressante : il faut se procurer des articles, avec de longs délais d’approvisionnement, qui doivent souvent être commandés avant que le produit n’ait été entièrement conçu et fabriqué.

Un ERP peut ainsi atténuer le problème en rationalisant le processus d’achat et ce, en automatisant des processus d’achat, en fournissant des listes de contrôle précises sur les articles à se procurer, en surveillant automatiquement les niveaux de stocks et en gérant les relations avec les vendeurs.

Les avantages des ERP pour les acheteurs

1. Des processus d’achat rationalisés

Pensez au temps et aux efforts consacrés aux achats : la création de numéros de suivi, le classement des commandes, la vérification de l’inventaire, la création d’un historique d’achat, la coordination avec les fournisseurs, etc.

Les ERP rendent l’achat plus facile en automatisant les tâches ci-dessus et en vous fournissant des données précises en temps réel. Un ERP gère toujours vos niveaux de stock à l’arrière-plan : vous serez donc toujours au courant des stocks qui sont à votre disposition et des articles qui devraient être commandés pour achever un projet. La plupart des ERP vous permettent également de créer un bon d’achat en un seul clic, ce qui vous fait gagner du temps.

Les ERP vous permettent de rester organisé car ils font un suivi des pièces nécessaires à chaque projet. Un bon ERP manufacturier, tel que Genius ERP, comprend également une fonction de réapprovisionnement automatique. Cette caractéristique vous avertit lorsque la quantité de stocks diminue et vous indique qu’il est temps de passer une commande. Vous pouvez même la configurer de manière à ce qu’elle passe la commande automatiquement.

2. Des relations optimisées avec les fournisseurs

La gestion des relations avec les fournisseurs est l’une des tâches les plus importantes qu’un département d’achats doit accomplir. L’utilisation d’un ERP peut vous aider à générer de meilleures relations et à rationaliser la communication avec les vendeurs.

Un ERP vous permet de créer une bonne base de données de fournisseurs essentielle à tous les fabricants qui commandent plusieurs pièces de fournisseurs différents. Votre ERP collecte et organise toutes les informations de vos fournisseurs dans une même base de données, soit leur nom, leur adresse, les pièces et matériaux proposés et leurs données d’identification fiscale. Vous serez toujours sûr d’avoir les bonnes informations sur vos fournisseurs, ce qui facilite la soumission des demandes et des commandes.

L’utilisation d’un ERP pour gérer vos communications avec les fournisseurs rationalisera également le processus : en utilisant un portail d’achat qui est entièrement intégré à vos projets en cours et à votre inventaire actuel, vous pouvez effectuer des demandes simultanées de détermination de prix pour plusieurs articles et à plusieurs fournisseurs, ainsi que recevoir les prix de la part des fournisseurs sans avoir à ressaisir des informations.

Un ERP développera également le pouvoir de négociation de votre département d’achats en regroupant les bons d’achat : ceci vous permettra de mieux négocier avec les vendeurs et d’économiser de l’argent

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3. Des chaînes d’approvisionnement améliorées

Les ERP rationalisent et automatisent les tâches relatives aux achats, vous aidant non seulement à augmenter votre productivité, mais aussi à améliorer la gestion globale de votre chaîne d’approvisionnement.

Durant la pandémie de la COVID-19, la gestion des chaînes d’approvisionnement a été une source d’ennui pour la plupart des fabricants, sinon tous. Les interruptions et les retards sont devenus la nouvelle norme, ce qui rend très difficile aujourd’hui de se procurer des biens. Les ERP, eux, jouent le rôle d’un guichet unique et fournissent aux fabricants une vue globale et consolidée de l’intégralité de leur chaîne d’approvisionnement, ce qui permet aux fabricants de prendre de meilleures décisions en matière d’achat et d’approvisionnement.

Les ERP aident les fabricants à améliorer la gestion de leur chaîne d’approvisionnement de manières différentes, et notamment à :

•  Intégrer les processus commerciaux internes ;
•  Améliorer les flux d’information entre les différents départements de l’entreprise ;
•  Améliorer la gestion de l’inventaire ;
•  Améliorer les relations et la collaboration en sous-traitance de l’entreprise avec les fournisseurs, les clients et les partenaires de la chaîne d’approvisionnement ;
• Rationaliser les processus d’achat ;
• Augmenter les capacités du fabricant à évaluer les vendeurs ; et
• Gérer efficacement les réseaux complexes de chaînes d’approvisionnement.

10. Pourquoi les ingénieurs ont-ils besoin d’un ERP

Les ingénieurs ont besoin d’un système ERP qui cible leurs besoins uniques, y compris la création et la gestion des nomenclatures des matériaux (BOM), les étapes de routage et les instructions de travail. Les ingénieurs ont également besoin d’un ERP qui permet l’intégration aisée d’un système de CAO avec l’ERP.

Le département d’ingénierie, en particulier dans les environnements ETO (ingénieur sur commande) et de la fabrication sur mesure, est l’un des services les plus critiques d’un atelier de fabrication.Le travail hautement personnalisé exige beaucoup de temps aux ingénieurs à chaque commande qui passe par ce type de magasin.

Mais beaucoup trop souvent, les systèmes ERP laissent les ingénieurs de côté et n’incluent pas les fonctions dont ils ont besoin pour faire leur travail de manière efficace ou pour mieux être intégrés avec le reste de vos services et de vos départements.

Dans un atelier standard, le transfert des nomenclatures d’un système de CAO vers un ERP peut prendre jusqu’à 20% du temps total d’ingénierie. Cela veut dire que les ingénieurs sont chargés de rechercher, de trouver et de saisir à plusieurs reprises les informations dans plusieurs systèmes. Non seulement cela fait perdre du temps précieux tout en augmentant le risque d’erreur humaine, mais cela diminue également la productivité et l’efficacité du service d’ingénierie, car au lieu de se concentrer sur des tâches plus productives, les ingénieurs doivent faire la saisie de données.

Avantages d’ERP pour les Ingénieurs

Les systèmes ERP présentent de nombreux avantages pour les ingénieurs en accélérant la progression des travaux, en économisant du temps d’ingénierie, en augmentant la communication entre les services et en améliorant les processus d’ingénierie et de fabrication.

De nombreux ERP incluant même ceux conçus pour l’industrie manufacturière excluent le département d’ingénierie. La plupart des ERP conçus pour la fabrication vont connecter de nombreux départements et fonctions dans un magasin, notamment la comptabilité, les achats, la planification et gestion des stocks, pour n’en nommer que quelques-uns. Mais le département d’ingénierie, qui est pourtant essentiel dans la conception, l’ingénierie et la fabrication d’un produit, est laissé de côté.

L’inclusion et l’intégration du service d’ingénierie dans le système ERP, et en conséquence, dans le reste de l’organisation, présentent de nombreux avantages et permettent le partage d’information vitale entre les services aussi bien qu’avec les clients :

Ventes:

• Définir les coûts à partager avec les ventes
• Définir des options compatibles avec les ventes

Production/Achats:

• Livrer une nomenclature avec les étapes de routage et les directives de travail
• Partager l’avancement des conceptions/ingénierie concurrentes
• Faire un suivi des jalons et du retour d’information sur les réalisations
• Faire les révisions et leurs suivis

Comptabilité:

• Partager et répartir le temps consacré à la R&D et aux projets spécifiques

Clients:

• Partager les dessins et les estimations pour approbation (revue de la conception de la part du client)
• Partager la progression du projet

CAO Integration

La création de la nomenclature des matériaux est l’une des tâches les plus difficiles et détaillées du service d’ingénierie. Plusieurs ERP conçus pour la fabrication demanderont que le service d’ingénierie prenne minutieusement un modèle CAO et dresse une liste de toutes les pièces nécessaires pour ensuite en créer la nomenclature, ainsi que les étapes de routage et les instructions de travail. Pour synchroniser ces informations avec le reste de l’ERP, tout devra être ressaisi également dans le système ERP.

Inefficace, c’est le moins qu’on puisse dire.

Les meilleurs systèmes ERP de fabrication s’occuperont de tout ça pour vous en connectant votre logiciel de CAO à votre ERP. Ça permettra à votre ERP d’interagir directement avec votre CAO tout en évitant les étapes mentionnées ci-dessus.

Les systèmes ERP conçus pour fonctionner avec les logiciels de CAO peuvent automatiquement extraire et créer une nomenclature à partir des conceptions, des dessins, et des modèles que votre service d’ingénierie crée en CAO. Cela fera gagner du temps à vos ingénieurs et rationalisera les procédés d’achat, de demande et de fabrication.

Vos ingénieurs ou techniciens de dessin n’auront plus à perdre des heures à créer manuellement des nomenclatures. Vous pouvez être certain qu’il y aura moins d’erreurs commises et que vos nomenclatures seront connectées à des systèmes vitaux comme la gestion des stocks. Il vous sera donc plus facile de savoir quelles pièces sont nécessaires et quels composants doivent être commandés pour arriver à un travail complet et prêt à la livraison.

Pendant que votre département d’ingénierie est occupé à concevoir et développer un nouveau produit durant la phase de conception, votre équipe d’approvisionnement peut avoir accès à la nomenclature pour observer quels articles critiques à long délai de livraison sont nécessaires. Vous pourrez donc passer la commande en avance, ce qui vous laissera ainsi le temps de bien rassembler ces pièces vitales, avant le début de la production.