Comment évaluer la démo d’un produit ERP

La Démo

Une démo de produit est l’un des éléments les plus importants lors de la sélection d’un système ERP.

Une fois que le fournisseur a répondu à vos questions, il sera le temps pour une démonstration de produit. La démonstration du produit est un élément crucial du processus de sélection d’un ERP, car elle vous donnera un aperçu de chaque système ERP en temps réel. Les démos vous permettent de voir le fonctionnement du système et de déterminer s’il possède les bonnes caractéristiques pour répondre à vos besoins.

‍Lors de la démo, vous recherchez les informations suivantes :

• Le système répond-il à mes besoins ?
• Le système dispose-t-il réellement des fonctionnalités spécifiques à mon industrie, ou faut-il recourir à des solutions alternatives ?
• Ces fonctionnalités sont-elles fournies de manière standard, ou est-ce qu’il faut acheter des modules supplémentaires ?
• Le système est-il facile à utiliser ?
• Les fonctions sont-elles faciles à accéder et à utiliser par votre personnel ?

Qui doit assister à la démo ?

Pendant la démo, il est essentiel que votre équipe de sélection soit présente, car elle connaîtra les caractéristiques que vous recherchez et sera en mesure d’évaluer le système pour vous. Mais c’est aussi une bonne idée de demander aux autres employés clés d’assister à la démonstration.

Cela leur permettra d’envisager les possibilités du nouveau système et la façon dont il pourra améliorer leur travail. L’un des plus grands obstacles à la réussite de la mise en œuvre d’un système ERP au sein d’une organisation est d’obtenir l’adhésion de vos employés au nouveau système. Leur offrir la possibilité de voir comment un système ERP peut les aider dans leurs tâches est un moyen efficace de les convaincre de la nécessité d’un ERP — et d’instaurer la confiance autour du nouveau système.

Bien que ce soit l’équipe de sélection et la direction qui devraient faire le choix final du système à utiliser, le fait de permettre au personnel de donner leur rétroaction donnera à tout le monde le sentiment d’inclusion — et vous pourrez obtenir des éléments que vous auriez peut-être négligés. D’un point de vue politique, cela n’apparaîtra pas comme un fait accompli imposé aux employés sans notification préalable, mais plutôt un processus que votre équipe entreprendra ensemble.

Évaluation des fournisseurs et des systèmes ERP

Une fois que vous avez fixé des dates de consultation avec les fournisseurs d’ERP sélectionnés, que vous avez interrogé chaque fournisseur et que vous avez observé chaque système en action, vous pouvez commencer à évaluer les différents systèmes.

Il est utile de préparer une matrice d’évaluation que votre équipe de sélection pourra remplir pendant les consultations et les démonstrations, en classant les caractéristiques de chaque système et en évaluant si les systèmes répondent à vos besoins. Sur la matrice d’évaluation, assurez-vous d’inclure un champ pour les commentaires sur la façon dont chaque fournisseur a répondu à votre liste de questions, ainsi que vos sentiments généraux sur chaque équipe.

L’évaluation des fonctionnalités de chaque système, y compris la facilité d’utilisation de chaque système, est primordiale, mais il est également important de se demander si l’équipe aura une synergie également. Votre ERP sera un partenariat à long terme — il est essentiel que vos équipes s’entendent bien et que vous puissiez communiquer facilement avec votre fournisseur d’ERP. La présence d’une équipe d’experts de votre industrie vous sera utile tout au long du processus d’implantation, et longtemps après. Il est tout aussi important de trouver le bon groupe de personnes que le bon système.

Après avoir examiné les fiches d’évaluation et avoir vérifié les références, vous devriez savoir vers quel fournisseur vous penchez.

Passez à l’action

Après quelques réunions avec votre équipe de sélection et quelques communications de dernière minute avec un ou deux fournisseurs, vous êtes prêt à annoncer votre choix. C’est un travail bien fait, et avec tout le travail que vous avez réalisé au cours du processus de sélection, vous êtes plus que prêt pour les prochaines étapes de la mise en place et du lancement de votre nouvel ERP. Célébrez à votre guise et annoncez la bonne nouvelle à toute l’entreprise.

Et voici le bonus : vous venez de donner à votre entreprise une bonne longueur d’avance sur l’implantation réussie de l’ERP. Les prochaines étapes — le lancement, l’installation, l’implantation et la mise en ligne — seront accueillies avec moins de résistance et beaucoup plus d’impatience.

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