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Écrit par

Anne Mulvenna, traduit par Maha Hassoun

Excel sera-t-il un jour remplacé?

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

Excel sera-t-il un jour remplacé?


Il est bon à savoir qu’Excel est un outil professionnel unique qui convient à de nombreuses tâches, mais ne dispose pas de toutes les solutions. 

La plupart de ses formules susceptibles de solutions sont rendues plus faciles, plus efficaces et plus intelligentes avec un outil ciblé tel qu’un système ERP.


Quelles sont les 6 lacunes d'Excel ?


  1. L'effet de feuille de calcul magique

Les fabricants répètent souvent que toute la magie de leur travail réside dans «la feuille de calcul magique » -en référence au document Excel -qui leur permet de gérer leur boutique.

Cela signifie que de nombreux fabricants comptent sur une ou sur une série de documents de calcul Excel et sur une seule personne qui maîtrise l’utilisation de la « feuille de calcul magique » afin de gérer leur entreprise.

Le problème que cela engendre est que si cette même personne qui monopolise l’utilisation de la feuille de calcul quitte l'organisation, ou même part en vacances pendant quelques semaines, le travail se trouve gelé.

Sans doute Excel est un logiciel utile sauf qu’il n’est pas rationnel de s'appuyer sur une seule feuille de calcul ou sur une seule personne pour gérer une entreprise de fabrication complexe.


  1. La saisie de données inefficaces

Un des problèmes majeurs rencontrés avec Excel c’est la constante saisie de données, ce qui en crée un outil inefficace. 

Prenons l’exemple suivant : quand vous rédigez tous vos devis dans Excel, vous devez probablement créer manuellement les commandes des clients à partir de ces devis dans une feuille de calcul ou dans un autre système bien distinct.

Quand vous utilisez Excel, vous devez créer chaque rapport, devis ou commande manuellement, feuille par feuille, ce qui signifie que vous saisissez constamment des données. 

De plus, pour s’assurer de la précision de votre inventaire, cette personne devra y faire la mise encore une fois manuellement, ce qui ne s’avère pas être réaliste. 


  1. La mauvaise collaboration 

Un autre problème s’affiche avec Excel et qui n’est autre que la création des « silos d’informations » qui rendent difficile la collaboration entre les différents départements.

Bien qu'il existe des versions mobiles d'Office et d'Excel, des feuilles de calcul Excel basées sur le cloud chez Microsoft OneDrive, ces produits présentent d’autant plus des inconvénients distincts et n’aident pas souvent lors d’un travail collaboratif ou bien d’un travail à distance- un concept qui revêt une grande importance de nos jours. 

Par exemple, il est difficile de contrôler les feuilles de calcul et de maintenir la précision lorsque plusieurs employés tentent d'accéder et de modifier le document Excel en même temps.


  1. L’erreur humaine

Il faut admettre que l'erreur humaine peut bien jaillir dans n'importe quel système géré par des personnes. Le logiciel Excel est particulièrement sensible aux erreurs humaines étant donné qu’il est extrêmement manuel.

Plusieurs études confirment cette hypothèse : selon un rapport de l'Université d'Hawaï, 88% des feuilles de calcul contiennent des erreurs ; Coopers et Lybrand ont constaté que 90% de toutes les feuilles de calcul de 150 lignes ou plus contenaient des erreurs ; et sur un échantillon de 22 feuilles de calcul, KPMG en a trouvé des erreurs dans 91%.

Excel est également basé sur des formules et des fonctions pour manipuler les données, ce qui prête à l’erreur. Même si un « héros Excel » au sein de votre organisation prend en charge la « feuille de calcul magique » et qu’il connaît bel et bien le produit, le fait qu’il rentre accidentellement une formule mal saisie aboutira à de mauvaises conséquences dans la saisie des données.

Il ne faut pas aussi exclure le risque que quelqu'un puisse interrompre non-intentionnellement une fonction, ce qui peut entraîner des retards indésirables, particulièrement en cas d’absence de votre « héros Excel ».


  1. Le Contrôle de données insuffisantes

Ces divers départements au sein de votre organisation s'appuient-ils sur ces différentes feuilles de calcul Excel pour rentrer les mêmes données ?

Le problème qui peut découler de cette pratique c’est que les mêmes données seront saisies plusieurs fois dans plusieurs feuilles de calcul. 

Ceci va engendrer non seulement une énorme perte de temps pour votre personnel, mais surtout plus de chances à l’erreur parce qu’à chaque fois le les données sont saisies manuellement, le risque d'erreur de saisie s’amplifie. 

N’oubliez pas qu’une fois un ensemble de ces feuilles de calcul est imprimé ou partagé, vous perdez tout contrôle et vous ne pouvez pas les gérer.

Comme la source de vos données est incertaine, vous ne pouvez pas garantir si des changements y ont été apportés ou bien si tout le monde recourt au bon et même ensemble de données. Par exemple, votre service de production peut s'appuyer par conséquent sur une ancienne source d’outil Excel ou sur des feuilles criblées d'erreurs involontaires, ce qui peut entraîner un gaspillage excessif et abîmer toute votre chaîne de production.


  1. L’analyse inadéquate des données 

L’outil Excel ne vous permet pas la saisie des flux de travail financiers afin de collecter automatiquement les données de facturation de chaque domaine dans votre organisation et de permettre ainsi à votre organisation de faire du profit. 

L’ERP est un système intégré qui vous offre un système centralisé pour toutes vos activités financières, y compris celle de la fin de mois, celles liées à la facturation, au paiement des fournisseurs et à la paie. L’ERP vous permet alors une meilleure compréhension en temps réel de vos finances et vous permettra ainsi de lister vos priorités.

Les processus manuels inhérents à Excel ne peuvent pas tout simplement alimenter ce type d'analyse, ce qui signifie que vous êtes toujours derrière la huitième boule lorsqu'il s'agit de prendre des décisions commerciales efficaces.


Devriez-vous remplacer Excel?

En un seul mot, oui.

Excel est un bon outil utilisé en affaires, capable d’effectuer de différentes tâches et de prendre en charge de nombreuses fonctions, mais il n’est pas équipé pour gérer les subtilités d’une entreprise de fabrication personnalisée.

Vous devez procéder à le substituer maintenant.

Comme le montre la liste ci-dessus, de multiples problèmes surgissent avec le recours au logiciel Excel. Pour éviter ces lacunes et mieux gérer votre entreprise de fabrication personnalisée, vous devriez faire appel à l’ERP, un système plus ciblé et intégré qui fonctionne à partir de données en temps réel. 


(Cliquez ici pour connaître le retour sur investissement que vous pouvez obtenir avec un système ERP et pourquoi il s'agit de l'une des meilleures décisions commerciales que vous puissiez prendre).

Un système ERP gèrera tous les aspects d'une entreprise à partir d’un système intégré, y compris la production, la planification, les achats, la fabrication, les ventes, la distribution, la comptabilité et le service à la clientèle.

Ajoutez à cela sa capacité à fournir une visibilité complète de votre opération, ce qui facilite la gestion de votre entreprise et vous donne un aperçu des performances de votre opération.

En utilisant un ERP, vous passez du manuel en termes de saisie de données à un système automatique. Conséquemment, tout ce qui nécessitait des heures de travail va être réduit à des opérations moins compliquées. 

Aussi, l’ERP vous permettra d’avoir un aperçu complet de votre opération, de mesurer la performance par le biais des tableaux de bord en temps réel et de gérer un une entreprise de fabrication plus efficace.


Un système ERP englobe quelques avantages dont les suivants :

  • Réduire l’erreur humaine 
  • Mieux contrôler les stocks
  • Intégrer des processus automatiques et personnalisés
  • Offrir des données fiables en temps réel
  • Optimiser les calendriers de production
  • Proposer une meilleure analyse commerciale 
  • Accroître la collaboration
  • Encourager une meilleure prouesse décisionnelle
  • Augmenter le débit
  • Mieux Contrôler les données 
  • Maximiser la capacité 


Êtes-vous prêt à remplacer Excel et à passer à un système ERP ? Obtenez une démo gratuite de Genius ERP pour voir comment il améliorera votre entreprise



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