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Écrit par

Anne Mulvenna

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Apprenez tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les ERP - et pourquoi vous en avez besoin.

Un ERP est un logiciel de gestion des processus d’une entreprise qui connecte et intègre tous les aspects de cette dernière, notamment la production, la planification, les achats, la fabrication, les ventes, la distribution, la comptabilité et le service à la clientèle. Il vous rendra plus efficace, vous aidera à réaliser davantage de travaux et à rationaliser votre chaîne d'approvisionnement, tout en réduisant les coûts.

Lisez ce qui suit pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur les ERP, y compris les caractéristiques les plus importantes pour les fabricants, comment chacun dans votre organisation bénéficiera d'un ERP, et pourquoi chaque fabricant en a besoin dans son atelier de production.

Table des matières :

  1. Qu’est-ce qu’un ERP ?
  2. Les 5 principaux avantages d'un ERP 
  3. Que sont les modules ERP 
  4. Les meilleurs modules ERP pour les fabricants
  5. Pourquoi les PDG ont-ils besoin d’un ERP 
  6. Pourquoi les comptables ont-ils besoin d’un ERP 
  7. Pourquoi les directeurs de production ont-ils besoin d’un ERP 
  8. Pourquoi les acheteurs ont-ils besoin d’un ERP 
  9. Pourquoi votre équipe de vente a-t-elle besoin d’un ERP
  10. Pourquoi les ingénieurs ont-ils besoin d'un ERP
  11. Conclusion

1. Qu’est-ce qu’un ERP ?

L’acronyme ERP vient de l’anglais "Enterprise Resource Planning", mais que signifie-t-il réellement ? 

Un ERP est un logiciel de gestion des processus d’une entreprise qui connecte et intègre tous les aspects de cette dernière. Il fournit aux fabricants une visibilité sur l’ensemble de leurs opérations et leur permet de créer de meilleurs processus de fabrication, de réduire leurs coûts et d’améliorer leurs performances.

S’ils ne disposaient pas d’un système ERP, les fabricants devraient utiliser plusieurs programmes et systèmes logiciels comme Excel qui ne communiquent ou ne travaillent pas les uns avec les autres pour gérer leur organisation. Ceci se traduit par des performances faibles en ralentissant la collaboration et en limitant l’efficacité.

Un système ERP intègre les finances, les chaînes d’approvisionnement, les opérations, les rapports financiers et les activités de fabrication d’une entreprise dans un seul système, ce qui aide les fabricants à accroître leur productivité et performance

L’histoire des systèmes ERP

Le terme ERP a été inventé dans les années 1990. Or, les systèmes de planification des ressources des entreprises étaient bien ancrés dans l’industrie manufacturière et datent des années 1960.

Dans les années 1960, des solutions logicielles de base connues sous les noms de MRP ou planification des besoins matières (ou Material Requirements Planning - MRP - en anglais) ont été développées pour aider les fabricants à gérer, à suivre et à contrôler leur inventaire. Ces systèmes ont permis aux fabricants la surveillance de leur inventaire et la conciliation bancaire, et ont même inclus des fonctions très basiques de fabrication, d’achats et de livraison.

Au cours des années 1970, un plus grand nombre de fabricants a commencé à adopter des systèmes MRP, et ces derniers sont eux-mêmes devenus plus sophistiqués. Dans les années 1980, les systèmes MRP ont évolué et sont devenus MRP II ou systèmes de planification des ressources de production. Des processus de fabrication supplémentaires ont été ajoutés aux systèmes d’origine : les systèmes MRP II avaient alors des capacités étendues et pouvaient mieux gérer les processus de planification et de production.

Dans les années 1990, les premiers véritables systèmes ERP ont été utilisés lorsque d’autres fonctions, telles que la comptabilité, les finances et les ventes, ont été ajoutées aux systèmes MRP II. Ces systèmes nous ont mené aux solutions ERP que nous connaissons aujourd’hui en intégrant plusieurs processus et départements dans un seul système.

Les ERP dans le monde de la fabrication moderne

Les systèmes ERP modernes connectent tous les départements et tous les aspects de votre entreprise, mais ils peuvent également faire beaucoup plus.  

Les systèmes ERP actuellement disponibles sur le marché sont extrêmement flexibles et offrent plusieurs outils, caractéristiques et fonctionnalités conçus pour répondre aux besoins et aux défis uniques de différentes industries. Les solutions ERP modernes comprennent la fabrication, une gestion de chaînes d’approvisionnement, et des capacités financières et comptables, et elles peuvent également disposer de fonctionnalités avancées de « reporting » (rapports financiers) et d’intelligence d’affaires, de force de vente et de marketing automatisé, de gestion du CRM (Customer Relationship Management en anglais) ainsi que de gestion de projets.

Comment fonctionne un ERP ?

Les ERP gèrent votre organisation à partir d’une seule base de données commune : ils relient tous vos processus commerciaux et permettent le flux de données entre eux. Ceci signifie que les informations utilisées dans votre organisation sont normalisées et standardisées.

Au lieu d’avoir des bases de données indépendantes avec une quantité infinie de feuilles de calcul déconnectées, les systèmes ERP ordonnent le chaos pour que tous les utilisateurs – allant du directeur général au personnel de l’atelier – puissent créer, conserver et utiliser les mêmes données issues de processus communs. Ceci signifie non seulement que les ERP éliminent la duplication des données pour gagner du temps et de l’argent ainsi que diminuer les erreurs, mais ils fournissent également une même source de vérité à votre organisation permettant de vous garantir une intégrité des données.

Les ERP sont capables de connecter tous les départements de votre organisation (les finances, les achats, l’ingénierie et les opérations) en connectant à la fois les systèmes et les personnes qui les utilisent.

Autrement dit, un ERP est la meilleure solution pour intégrer les personnes, les processus et les technologies dans une entreprise : ses avantages sont presque illimités..

2. Les 5 principaux avantages d'un système ERP

Les ERP sont des outils indispensables pour les entreprises manufacturières. Ils sont l’étalon-or de l’industrie pour une bonne raison : il n’y a rien de mieux qu’un système ERP pour rationaliser les processus commerciaux, fournir des données précises en temps réel et réduire les coûts.

Vous trouverez ci-dessous les cinq principaux avantages d'un système ERP pour les manufacturiers. 

1. Des données en temps réel

Les données en temps réel ont révolutionné l’industrie manufacturière et ont changé la manière dont les ateliers sont gérés et dont les biens sont produits.

Les données en temps réel ont révolutionné l’industrie manufacturière et ont changé la manière dont les ateliers sont gérés et dont les biens sont produits. Les données en temps réel fournies par les ERP vous permettent de savoir quels processus de production, quelles machines, quels centres de travail et quelles lignes de produits fonctionnent à des niveaux élevés de qualité et d’efficacité, et ceux qui fonctionnent mal : vous pourrez ainsi faire des changements rapidement et résoudre des problèmes avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

Les données en temps réel vous permettent de suivre, de contrôler et d’affiner votre atelier en permanence pour obtenir une efficacité maximale. Vous pouvez, grâce à elles, surveiller l’ordonnancement de votre atelier, améliorer constamment la qualité de vos produits et entretenir votre équipement pour créer une usine manufacturière plus performante. 

2. Amélioration de l'efficacité

Les ERP vous aident à améliorer l’efficacité de votre atelier car ils rationalisent vos processus commerciaux.

Jetez un coup d’œil sur Motrec Industries : avant d’avoir utilisé Genius ERP pour la gestion de son inventaire, Motrec fermait ses portes pendant 3 jours et dépensait 400 000 dollars pour effectuer ladite gestion. Grâce à Genius ERP, l’entreprise utilise maintenant un comptage de cycles automatique et intégré pour son inventaire, ce qui lui permet d’économiser des centaines de milliers de dollars, d’augmenter la précision de son inventaire, de diminuer la quantité de stocks disponible et de réduire le temps consacré aux achats.

Les ERP rationalisent vos tâches et vos processus commerciaux afin que vous puissiez mieux faire les choses et avec plus de rapidité et de cohérence. 

3. Une meilleure collaboration entre vos équipes

L’utilisation d’un système intégré dans toute votre organisation – allant de la comptabilité à l’ingénierie en passant par la production et la livraison – augmentera la collaboration dans votre atelier.

Tous vos employés peuvent travailler à partir de la même base de données partagée et centralisée, ce qui facilite le partage de données et d’informations entre les départements. Les ERP éliminent les silos d’informations afin de créer un lieu de travail plus ouvert, plus transparent et plus collaboratif.

4. Des coûts réduits

Les ERP diminuent vos coûts opérationnels et administratifs car ils vous aident à mieux gérer tous les aspects de votre atelier. Des coûts de main-d’œuvre à la gestion des chaînes d’approvisionnement, en passant par votre département d’ingénierie, un ERP vous rendra plus efficace et réduira ainsi vos coûts opérationnels. Il peut, par exemple, vous aider à mieux gérer des éléments tels que les articles à long délai pour empêcher des retards de production coûteux.

Nous venons de voir comment Motrec, en utilisant Genius ERP pour faire le suivi de son inventaire, a économisé 400 000 dollars sur les coûts de gestion d’inventaire seulement.En effet, une étude récente menée par Aberdeen Group a révélé qu’une solution ERP pouvait réduire les coûts opérationnels de 23 %, diminuer les coûts administratifs de 22 % et augmenter le taux de livraisons ponctuelles de 24 %.

5. De meilleures analyses 

Nous pourrions rédiger tout un article de blog sur ce sujet – en fait, nous en avons déjà écrit plusieurs – mais il y a tant à dire sur la manière dont les ERP vous offrent des analyses commerciales améliorées.

Dans le passé, les fabricants devaient passer au peigne fin un grand nombre de feuilles de calcul et de systèmes pour extraire des données pertinentes, puis analyser ces dernières pour créer des rapports utiles. Or, le bon ERP hébergera non seulement toutes vos données en un seul endroit, mais comportera également des outils d’intelligence d’affaires (Business Intelligence (BI) en anglais) intégrés pour analyser les données et créer des rapports puissants vous permettant de devenir plus efficace et de prendre de meilleures décisions relatives à votre entreprise manufacturière.

Vous n’avez pas non plus besoin d’avoir un doctorat en Sciences des données pour comprendre les données et les informations qu’un ERP vous offrira.

Un système ERP de bonne qualité comportera une série complète de rapports utiles et faciles à comprendre. Ces rapports vous aideront à analyser vos opérations, à voir où vous devez faire des améliorations et à vous tenir au courant de vos indicateurs de rendement clés (IRC) (Key Performance Indicators (KPIs) en anglais).

Armé des bonnes données, vous serez en mesure de définir la bonne direction pour l’avenir de votre entreprise.

3. Que sont les modules ERP ?

Vous savez déjà que les ERP renforcent la visibilité, améliorent vos pratiques commerciales et augmentent l’efficacité de votre atelier.

Mais comment font-ils réellement tout cela ?

Les systèmes logiciels ERP (Enterprise Resource Planning en anglais) sont constitués de modules qui soutiennent les différentes fonctions commerciales de votre entreprise : ils vous offrent alors les meilleures solutions logicielles pour chaque département de votre organisation tout en augmentant l’intégration et la connectivité de votre opération.

ERP Modules

Les ERP sont des systèmes intégrés qui fonctionnent à partir d’une base de données centrale – en temps réel – pour gérer tous vos processus commerciaux. Sur le plan fonctionnel, ils sont divisés en différents modules et chacun d’entre eux dispose d’un ensemble d’outils axés sur une série différente de processus commerciaux. Par exemple, certains modules ERP courants sont la comptabilité, la gestion d’inventaire, la gestion des ressources humaines et les achats.

Alors que tous les modules disposeront d’une apparence et d’une convivialité cohérente à leur sujet, chaque module individuel comprendra des fonctionnalités spécifiques qui répondent à un besoin commercial particulier. Par exemple, un module ERP de comptabilité consistera en un progiciel comptable complet. 

La beauté d’une solution ERP provient du fait que non seulement chacun de vos départements aura accès aux meilleurs logiciels adaptés à ses besoins, mais aussi, les informations pourront circuler librement entre les modules et connecter l’ensemble de votre organisation. 

Avoir des données et une connectivité en temps réel facilite la circulation des informations entre toutes les fonctions commerciales, améliore la performance de votre atelier et vous permet de prendre des décisions mieux fondées par rapport à votre entreprise.

Un autre avantage des modules ERP est que vous pouvez créer une solution ERP personnalisée adaptée directement aux besoins de votre entreprise.

Lorsque vous achetez et vous mettez en œuvre un système ERP, vous pouvez choisir les modules ERP que vous souhaitez et ceux dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre entreprise. Par exemple, si vous avez un atelier de fabrication sur mesure qui entreprend plein de projets de conception sur commande, vous pouvez choisir d’utiliser un module d’ingénierie de produit conçu spécifiquement pour ces types d’ateliers. Ou si vous êtes dans le domaine des services, vous pouvez sélectionner le module de travaux sur chantier qui facilite la gestion des projets de service et d’autres travaux de terrain.  

Les ERP offrent une flexibilité incroyable quant à la création d’un système logiciel qui satisfait exactement les besoins de votre organisation afin d’améliorer tous les aspects de vos opérations.

4. Modules ERP les plus couramment utilisés par les manufactures

Il est évident que le choix de bons modules ERP dépend de vous et des besoins de votre entreprise. Mais, vous trouverez ci-dessous les modules ERP les plus courants pour les fabricants sur mesure :

Le module de gestion des ressources humaines

Un module de gestion des ressources humaines vous permettra de gérer tous vos besoins en ressources humaines, y compris la paye et le suivi des feuilles de temps des employés.

L’un des plus grands avantages quant à l’utilisation d’un module de gestion des employés dans un système ERP est qu’il aide les fabricants à être au courant de leurs coûts réels en comprenant combien il faut de personnes et d’heures par projet. Grâce à ce type de logiciel intégré, vous distribuerez automatiquement vos coûts par projet et vous répartirez facilement les heures de travail de vos employés pour calculer vos coûts de production avec précision, ce qui vous donne ainsi une meilleure compréhension de vos véritables coûts de production.

Le module de gestion d’inventaire

Un module de gestion d’inventaire vous permettra de suivre tous vos besoins d’inventaire, de contrôler vos coûts et de réapprovisionner les stocks en fonction de la demande réelle.

Le logiciel ERP de gestion d’inventaire vous permet de garder un œil sur votre inventaire allant jusqu’au numéro de série. Pour chaque article dans votre inventaire, vous saurez toujours combien d’articles sont réservés pour un projet, combien sont disponibles, combien sont actuellement en production et combien sont sur commande : ceci permet d’éviter les interruptions de production et d’éliminer les pénuries inattendues de matériaux.

Les bons systèmes ERP de gestion d’inventaire sont multi-entrepôts et multi-sites : ils vous permettent de faire le suivi de votre inventaire tout au long de votre opération.

Le module de gestion des chaînes d’approvisionnement

La gestion des chaînes d’approvisionnement ERP vous permet de gérer les relations avec vos fournisseurs et vos vendeurs dans un système synchronisé avec tous vos projets et votre inventaire : ceci vous permet de tout contrôler depuis un seul endroit. Vous améliorerez vos relations avec vos vendeurs, vous rationaliserez les processus d’achats et vous veillerez à ce que vous ayez toujours les bons matériaux à votre disposition.

Les systèmes ERP vous permettent de gérer toutes vos interactions avec les vendeurs dans un seul système – y compris les demandes de devis, les bons d’achat, la réception et la facturation – afin de mieux contrôler les coûts. Évaluez facilement les vendeurs sur plusieurs facteurs tels que la livraison à temps, la qualité et les coûts, afin de garantir que vous choisissez toujours le bon fournisseur pour chaque projet.  

Les modules de finance et de comptabilité

Les systèmes ERP vous offriront un système de gestion comptable et financière complet, multi-sociétés et multidevises qui est facile à utiliser et qui est synchronisé avec le reste de votre entreprise.

Des données en temps réel et des tableaux de bord entièrement personnalisables vous permettent de gérer facilement toutes vos opérations de gestion comptable et financière depuis un seul endroit. Grâce à la présence de toutes les données financières dans une seule base de données, le personnel comptable ne passera pas des heures à faire des références croisées, à ressaisir ou à regrouper les données manuellement. Il aura ainsi plus de temps pour se concentrer sur la fourniture de rapports critiques et la réalisation d’autres tâches essentielles.

Le module de gestion de la relation client (CRM)

Le CRM (ou Customer Relationship Management (CRM) en anglais) est un outil indispensable à la gestion des processus de vente pour les fabricants sur mesure.

Les modules CRM intègrent de nombreuses caractéristiques qui facilitent la gestion du processus de vente, y compris un tableau de bord personnalisé pour gérer les informations client, les clients potentiels et les opportunités, ainsi que des outils de marketing automatisé pour créer des campagnes marketing et préparer des courriels de masse. Un CRM est également un outil qui s’avère utile à la gestion des relations que vous entretenez avec vos clients actuels. Le fait d’avoir plus d’informations sur vos clients peut vous aider à communiquer avec eux plus régulièrement et plus efficacement, ce qui mènera à une consolidation de ces relations.

5. Pourquoi les PDG ont-ils besoin d’un ERP ?

Un ERP aide les Présidents-directeurs généraux (PDG) et les cadres supérieurs à prendre de meilleures décisions commerciales stratégiques en leur fournissant des données internes complètes, opportunes et fiables. Un bon ERP permet aux cadres supérieurs d’exploiter des centaines de paramètres, d’indicateurs de performance clés (KPI) et de rapports intégrés pour améliorer la performance de leur équipe et faire progresser leur entreprise.

Les avantages d’un ERP pour les PDG

1. Une meilleure prise de décisions

Il est certain que le facteur le plus important dans la prise de décisions est d’avoir accès aux bonnes données.

Pour rester compétitif et viable en tant que fabricant de petites ou moyennes entreprises, votre stratégie commerciale doit être guidée par des informations claires, complètes et opportunes. Puisque le marché évolue plus rapidement que jamais, les prix des matières premières fluctuent, et les développements de la politique commerciale et de l’industrie manufacturière sont en perpétuelle évolution, vous avez besoin d’un système ERP pour vous aider à bien surveiller et à faire progresser votre organisation.

Un bon ERP vous donne accès en temps réel à des données et à des faits cruciaux pour que vous puissiez prendre de meilleures décisions stratégiques. Un ERP vous permettra d’accéder, d’agréger et d’analyser des données pour vous aider à mieux comprendre votre entreprise afin de prendre des décisions mieux fondées, de créer un atelier plus efficace et d’être sûr que le chemin que vous avez pris est le bon pour votre entreprise.

2. De meilleures réductions de coûts

En fin de compte, l’objectif est de garder plus d’argent dans les caisses de l’entreprise. Bien que les ERP puissent sembler être un investissement coûteux au départ, ils vous aideront à économiser de l’argent à long terme.

Les ERP permettent à votre entreprise d’être plus efficace, ce qui se traduit par une augmentation de votre revenu. Ils vous aident à rationaliser votre organisation et vos processus, ce qui signifie une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement et un meilleur contrôle de l’inventaire, ainsi qu’une réduction des coûts de main-d’œuvre : tout cela entraîne une hausse de profits pour votre entreprise.

3. Des expériences client améliorées

Garder les clients satisfaits est le plus important pour être sûr qu’ils vous choisiront de nouveau.

Si ce que vous faites plaît à vos clients, ils seront plus susceptibles de rester fidèles à vous et de vous recommander à d’autres entreprises. Même si vos clients n’interagiront jamais directement avec votre système ERP, celui-ci est un outil essentiel pour créer de meilleures expériences client.

Au fur et à mesure que votre ERP vous aide à rationaliser et à rendre votre entreprise plus efficace, vous offrirez à vos clients des prix plus équitables et cohérents, vous produirez des produits plus cohérents, vous améliorerez vos niveaux de service et vos normes de prestation et vous augmenterez les temps de réponse de votre service clientèle : vous aurez ainsi des clients plus satisfaits. Et ces derniers vous récompenseront en passant de plus grandes commandes plus souvent, ce qui entraînera une hausse de profits pour votre entreprise.

6. Pourquoi les comptables ont-ils besoin d’un ERP ?

Les comptables bénéficieront d’un ERP en utilisant des données intégrées pour rationaliser tous leurs processus de comptabilité. Les ERP accélèreront tous les processus de gestion comptable et financière, vous permettant non seulement d’économiser du temps (et de l’argent) mais de prendre également des décisions plus rapides et plus efficaces relatives à votre entreprise.

Souvent, les comptables seront les premiers à réclamer un système ERP car ils sont au courant des avantages de l’intégration et de l’usage d’un seul système pour gérer toutes les fonctions de votre entreprise. En utilisant un ERP, ils savent qu’ils pourront se débarrasser des factures et des commandes clients papier, des feuilles de calcul multiples et des systèmes de comptabilité disparates, améliorant ainsi la précision et l’efficacité.

La présence de toutes les données financières dans une seule et même base de données permet au personnel de comptabilité de ne plus avoir à passer du temps à faire des références croisées et à ressaisir des informations, à retaper des numéros ou à regrouper des données manuellement. Un système ERP permet à votre personnel de comptabilité d’être plus efficace et d’avoir plus de temps pour se concentrer sur la livraison de rapports critiques et sur l’accomplissement d’autres tâches clés sans retards ni frustration.

Un logiciel de comptabilité – et plus

Un système ERP comprend toutes les caractéristiques clés d’un progiciel de comptabilité en un seul endroit : les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, la paye et les balances de vérification. Il peut gérer toutes les activités que nécessite votre département de comptabilité, à savoir la facturation, les commandes client, les bons d’achat, le grand livre général, les feuilles de temps, les dépenses et les paiements électroniques.

Le regroupement de toutes vos informations comptables et financières en un seul endroit permettra à votre département de comptabilité de gagner du temps, de mieux gérer les tâches de comptabilité critiques et d’accomplir de gros projets plus rapidement, comme la clôture mensuelle qui prendra environ deux fois moins de temps qu’avant.

Or, un ERP fera plus.

Il aidera votre département de comptabilité à créer des rapports financiers meilleurs, plus rapides, plus précis, plus spécifiques et plus ponctuels.

Les ERP connectent votre département de comptabilité à tous les départements et les divisions de votre entreprise, permettant à vos données financières importantes de circuler aisément dans votre organisation : ceci améliorera la capacité de vos départements de comptabilité à créer des rapports financiers détaillés et précis, et vous aidera à mieux comprendre quels secteurs d’activité et quels projets sont rentables.

Armé des informations précises et des rapports que votre département de comptabilité peut vous fournir, vous serez en mesure de prendre des décisions plus rapides et plus précises qui affectent les opérations de votre entreprise.

Les avantages d’un ERP pour les comptables

1. Gérez tous vos besoins de comptabilité dans un seul système

Un système ERP qui est entièrement intégré vous permet de gérer l’ensemble de votre opération, y compris les départements de comptabilité et de finance, à partir d’un seul et même système.

L’utilisation d’un seul système vous fait gagner du temps en éliminant le besoin de faire des références croisées et de ressaisir les mêmes données dans plusieurs systèmes et feuilles de calcul. Un système entièrement intégré augmente la précision de vos rapports comptables et financiers en éliminant les erreurs de téléchargement et de saisie ainsi que les erreurs de synchronisation potentielles. Vous économiserez également la somme d’argent que vous dépensez actuellement pour maintenir et mettre à niveau plusieurs systèmes.

L’utilisation d’un système ERP entièrement intégré permet également à votre personnel de comptabilité de travailler à partir d’un seul tableau de bord personnalisable qui comprend toutes les informations nécessaires. Vous serez en mesure de gérer et de garder un œil sur différents projets, comptes et fonctions à partir d’un seul écran, et vous disposerez toujours d’un aperçu en temps réel des indicateurs de rendement clés (IRC) (Key Performance Indicators (KPIs) en anglais) et des tâches qui vous importent.

Un autre avantage d’un système ERP entièrement intégré est le choix qu’il vous offre.

Vous êtes satisfait de votre système de paye actuel ? Un ERP vous laisse le choix d’utiliser des systèmes externes là où ils sont avantageux car ils peuvent être facilement intégrés dans votre système principal.

De cette manière, vous pouvez créer un système qui est totalement adapté à votre façon de travailler. Sans système intégré, ce choix n’existe pas, donc tous les processus devraient être accomplis en externe par des systèmes disparates, ce qui élimine la possibilité de créer le système de comptabilité intégré parfait pour votre équipe.

2. Augmentez la productivité et améliorez la visibilité dans votre entreprise

La plupart de vos tâches comptables et financières peuvent être complètement automatisées avec un ERP. Au lieu que votre personnel consacre près de la moitié de ses heures de travail à la saisie de données, il aura plus de temps et d’énergie pour se concentrer sur d’autres tâches.

L’accès aux données en temps réel depuis votre organisation permet à votre équipe de comptabilité de suivre la situation financière plus efficacement que jamais. Vous aurez une meilleure visibilité des finances de votre entreprise : vous disposerez, en particulier, des informations dont vous avez besoin pour déterminer quels secteurs d’activité et quels projets sont rentables et lesquels doivent être améliorés.

3. Le coût précis des travaux

Le coût des travaux est l’un des principaux moyens par lesquels votre équipe de comptabilité et de finance ajoute de la valeur à votre organisation. Le coût des travaux est important pour que votre équipe de comptabilité prépare correctement l’état des revenus, mais il constitue également un atout à votre organisation et à vos résultats.

Le coût précis des travaux vous indique non seulement combien chaque projet que vous prenez vous coûte réellement, mais il vous permet également d’identifier où vous pouvez devenir plus efficace et économiser de l’argent : ceci peut vous aider à améliorer vos marges bénéficiaires ou à répercuter vos économies sur vos clients.

Un système ERP entièrement intégré vous permet de suivre les coûts des travaux tout au long du processus de production et de recueillir des informations sur les coûts telles que la répartition des coûts liée aux salaires des employés. Avoir ces informations à portée de main vous donne la possibilité d’analyser ces coûts afin de toujours savoir combien vous coûte un projet – et de prendre des décisions plus rapides et mieux informées sur la manière de rendre votre entreprise plus efficace et d’économiser de l’argent.

7. Pourquoi les directeurs de production ont-ils besoin d’un ERP ?

Un ERP offrira aux directeurs de production tous les outils nécessaires à la planification, à l’exécution et à l’achèvement de projets manufacturiers complexes. Un ERP rationalise les processus manufacturiers et fournit des informations importantes en temps réel, permettant aux directeurs de production d’optimiser la productivité, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité.

La fabrication de produits diversifiés à faible volume est extrêmement compliquée et implique une gestion efficace de plusieurs processus à la fois. Un ERP est ainsi le bon outil pour gérer ces complexités. Il permet à vos directeurs de production de superviser tous les processus manufacturiers à partir d’un seul et même système, de créer un atelier plus rationalisé et efficace, et surtout, d’offrir des produits uniques et personnalisés à vos clients.

Les avantages d’un ERP pour les directeurs de production

Pour accomplir et livrer un projet, les directeurs de production ont beaucoup à gérer, notamment les ressources, la main-d’œuvre, le temps machine, le flux de l’usine, la capacité de l’atelier etc. Ainsi, un ERP conçu pour gérer les complexités de la fabrication à haute variabilité garantira que vous livrerez toujours vos projets à temps.

Les ERP créés pour les fabricants sur mesure permettent aux directeurs de production de gérer plus facilement des projets et des priorités concurrentes et garantissent que votre atelier fonctionne toujours à sa capacité maximale. Les données en temps réel fournissent aux directeurs de production les informations nécessaires à la gestion des jalons d’un projet, et un système connecté et intégré rationalise les processus manufacturiers. Un ERP vous rendra plus organisé et rationalisera vos opérations commerciales, ce qui vous aidera à la fois à augmenter votre efficacité et à réduire vos coûts

8. Pourquoi les acheteurs ont-ils besoin d’un ERP ?

Un ERP permet aux fabricants d’effectuer leurs achats plus facilement car il automatise les tâches quotidiennes relative aux achats et fournit des données précises en temps réel et ce, afin d’être sûrs qu’ils ont toujours la bonne quantité de stocks à leur disposition.

La tâche relative aux achats, notamment dans les environnements manufacturiers sur mesure ou de conception sur commande (engineer-to-order (ETO) en anglais), est une tâche compliquée. Contrairement aux environnements manufacturiers plus standardisés, les matières premières et les pièces ne sont pas directement nécessaires dans les ateliers sur mesure. L’achat dans les environnements de conception sur commande est une tâche stressante : il faut se procurer des articles, avec de longs délais d’approvisionnement, qui doivent souvent être commandés avant que le produit n’ait été entièrement conçu et fabriqué.

Un ERP peut ainsi atténuer le problème en rationalisant le processus d’achat et ce, en automatisant des processus d’achat, en fournissant des listes de contrôle précises sur les articles à se procurer, en surveillant automatiquement les niveaux de stocks et en gérant les relations avec les vendeurs.

Les avantages des ERP pour les acheteurs

1. Des processus d’achat rationalisés

Pensez au temps et aux efforts consacrés aux achats : la création de numéros de suivi, le classement des commandes, la vérification de l’inventaire, la création d’un historique d’achat, la coordination avec les fournisseurs, etc.

Les ERP rendent l’achat plus facile en automatisant les tâches ci-dessus et en vous fournissant des données précises en temps réel. Un ERP gère toujours vos niveaux de stock à l’arrière-plan : vous serez donc toujours au courant des stocks qui sont à votre disposition et des articles qui devraient être commandés pour achever un projet. La plupart des ERP vous permettent également de créer un bon d’achat en un seul clic, ce qui vous fait gagner du temps.

Les ERP vous permettent de rester organisé car ils font un suivi des pièces nécessaires à chaque projet. Un bon ERP manufacturier, tel que Genius ERP, comprend également une fonction de réapprovisionnement automatique. Cette caractéristique vous avertit lorsque la quantité de stocks diminue et vous indique qu’il est temps de passer une commande. Vous pouvez même la configurer de manière à ce qu’elle passe la commande automatiquement.

2. Des relations optimisées avec les fournisseurs

La gestion des relations avec les fournisseurs est l’une des tâches les plus importantes qu’un département d’achats doit accomplir. L’utilisation d’un ERP peut vous aider à générer de meilleures relations et à rationaliser la communication avec les vendeurs.

Un ERP vous permet de créer une bonne base de données de fournisseurs essentielle à tous les fabricants qui commandent plusieurs pièces de fournisseurs différents. Votre ERP collecte et organise toutes les informations de vos fournisseurs dans une même base de données, soit leur nom, leur adresse, les pièces et matériaux proposés et leurs données d’identification fiscale. Vous serez toujours sûr d’avoir les bonnes informations sur vos fournisseurs, ce qui facilite la soumission des demandes et des commandes.

L’utilisation d’un ERP pour gérer vos communications avec les fournisseurs rationalisera également le processus : en utilisant un portail d’achat qui est entièrement intégré à vos projets en cours et à votre inventaire actuel, vous pouvez effectuer des demandes simultanées de détermination de prix pour plusieurs articles et à plusieurs fournisseurs, ainsi que recevoir les prix de la part des fournisseurs sans avoir à ressaisir des informations.

Un ERP développera également le pouvoir de négociation de votre département d’achats en regroupant les bons d’achat : ceci vous permettra de mieux négocier avec les vendeurs et d’économiser de l’argent

3. Des chaînes d’approvisionnement améliorées

Les ERP rationalisent et automatisent les tâches relatives aux achats, vous aidant non seulement à augmenter votre productivité, mais aussi à améliorer la gestion globale de votre chaîne d’approvisionnement.

Durant la pandémie de la COVID-19, la gestion des chaînes d’approvisionnement a été une source d’ennui pour la plupart des fabricants, sinon tous. Les interruptions et les retards sont devenus la nouvelle norme, ce qui rend très difficile aujourd’hui de se procurer des biens. Les ERP, eux, jouent le rôle d’un guichet unique et fournissent aux fabricants une vue globale et consolidée de l’intégralité de leur chaîne d’approvisionnement, ce qui permet aux fabricants de prendre de meilleures décisions en matière d’achat et d’approvisionnement.

Les ERP aident les fabricants à améliorer la gestion de leur chaîne d’approvisionnement de manières différentes, et notamment à :

  •  Intégrer les processus commerciaux internes ;
  •  Améliorer les flux d’information entre les différents départements de l’entreprise ;
  •  Améliorer la gestion de l’inventaire ;
  •  Améliorer les relations et la collaboration en sous-traitance de l’entreprise avec les fournisseurs, les clients et les partenaires de la chaîne d’approvisionnement ;
  • Rationaliser les processus d’achat ;
  • Augmenter les capacités du fabricant à évaluer les vendeurs ; et
  • Gérer efficacement les réseaux complexes de chaînes d’approvisionnement.

9. Pourquoi votre équipe de vente a-t-elle besoin d’un ERP ?

Votre équipe de vente tirera parti de l’intégration, de l’organisation et des outils fournis par un ERP. Ce dernier aidera surtout vos vendeurs à conclure plus de ventes. Les ERP, notamment ceux qui sont dotés de systèmes CRM intégrés, sont indispensables à l’amélioration de la performance des ventes et à l’augmentation de vos profits..

Pourquoi les fabricants ont-ils besoin d’un CRM ?

CRM signifie Customer Relationship Management, soit la gestion de la relation client. C’est un outil logiciel qui aide les entreprises à organiser leurs interactions avec les clients potentiels et actuels. Les CRM sont des outils destinés à faire le suivi des informations client et à gérer les processus de vente.

Un CRM vous permet également de :

  • Garder une trace des clients et de leur historique de commandes
  • Identifier des opportunités commerciales et de nouveaux clients potentiels
  • Rationaliser le processus de vente et réduire les tâches répétitives
  • Offrir les clients actuels une meilleure assistance

Intégration

Un CRM qui s’intègre directement à votre système ERP constitue un énorme avantage pour votre entreprise manufacturière.

Les fabricants dépendent fortement de leurs systèmes ERP pour piloter tous les aspects de leurs opérations. En conséquence, disposer d’un CRM intégré à votre système ERP – qui vous permet d’échanger des données et des informations – vous fera gagner du temps et permettra à votre équipe de vente d’être plus efficace.

Un CRM connecté signifie que vous gagnez du temps car vous n’avez pas à dupliquer les informations entre vos deux systèmes : par exemple, il déplace automatiquement les données des clients potentiels et actuels dans votre module de comptabilité directement. Un CRM intégré à votre ERP donne également à votre équipe de vente accès à toutes les données présentes dans votre ERP, soit la liste des prix, les données historiques, les ventes déjà conclues, ainsi que d’autres outils qui aideront votre équipe de vente à accomplir ses tâches plus rapidement et avec plus de précision.

Les avantages des ERP pour les ventes

1. De meilleures performances de ventes

Un CRM centralise toutes vos informations relatives aux ventes en un seul endroit, ce qui signifie que votre équipe de vente sera en mesure de gérer tous les comptes, les clients potentiels, les opportunités et les communications au sein d’un seul et même système. Ainsi, vous n’aurez plus d’offres ou d’opportunités manquées dues à la perte d’informations dans la masse.

Des informations bien documentées sur un client potentiel ou actuel vous aident également à instaurer la confiance et le respect dans la relation avec ces personnes, ce qui améliore la communication et les chances de conclure des ventes avec un nouveau client, ou d’accroître les ventes à un client actuel. 

En conclusion, la présence d’une équipe de vente plus organisée et un pipeline de vente mieux géré entraînera une augmentation des taux de réussite de votre équipe de vente et une amélioration des profits de votre entreprise.

2. Une satisfaction client accrue

Un CRM n’est pas seulement un outil essentiel pour les clients potentiel, il sert également à gérer les relations entre vous et vos clients actuels.

Armé de plus d’informations sur vos clients, vous pourrez communiquer avec eux de manière plus fréquente et efficace, ce qui consolidera votre relation. Vous serez également en mesure de répondre facilement et rapidement aux requêtes des clients concernant les commandes actuelles : ceci améliorera ainsi la qualité du service à la clientèle.

Lorsque votre service à la clientèle est bon et que la relation client est bien entretenue, le client aura tendance à signaler sa satisfaction et à être plus fidèle, ce qui signifie que vous aurez des clients réguliers et une activité commerciale continue.

10. Pourquoi les ingénieurs ont-ils besoin d'un ERP

Les ingénieurs ont besoin d'un système ERP qui cible leurs besoins uniques, y compris la création et la gestion des nomenclatures des matériaux (BOM), les étapes de routage et les instructions de travail. Les ingénieurs ont également besoin d'un ERP qui permet l'intégration aisée d'un système de CAO avec l'ERP.

Le département d'ingénierie, en particulier dans les environnements ETO (ingénieur sur commande) et de la fabrication sur mesure, est l'un des services les plus critiques d'un atelier de fabrication.Le travail hautement personnalisé exige beaucoup de temps aux ingénieurs à chaque commande qui passe par ce type de magasin. 

Mais beaucoup trop souvent, les systèmes ERP laissent les ingénieurs de côté et n’incluent pas les fonctions dont ils ont besoin pour faire leur travail de manière efficace ou pour mieux être intégrés avec le reste de vos services et de vos départements.

Dans un atelier standard, le transfert des nomenclatures d’un système de CAO vers un ERP peut prendre jusqu’à 20% du temps total d’ingénierie. Cela veut dire que les ingénieurs sont chargés de rechercher, de trouver et de saisir à plusieurs reprises les informations dans plusieurs systèmes. Non seulement cela fait perdre du temps précieux tout en augmentant le risque d’erreur humaine, mais cela diminue également la productivité et l’efficacité du service d’ingénierie, car au lieu de se concentrer sur des tâches plus productives, les ingénieurs doivent faire la saisie de données.

Avantages d’ERP pour les Ingénieurs

Les systèmes ERP présentent de nombreux avantages pour les ingénieurs en accélérant la progression des travaux, en économisant du temps d’ingénierie, en augmentant la communication entre les services et en améliorant les processus d’ingénierie et de fabrication.

De nombreux ERP incluant même ceux conçus pour l’industrie manufacturière excluent le département d’ingénierie. La plupart des ERP conçus pour la fabrication vont connecter de nombreux départements et fonctions dans un magasin, notamment la comptabilité, les achats, la planification et gestion des stocks, pour n’en nommer que quelques-uns. Mais le département d’ingénierie, qui est pourtant essentiel dans la conception, l’ingénierie et la fabrication d’un produit, est laissé de côté.

L’inclusion et l’intégration du service d’ingénierie dans le système ERP, et en conséquence, dans le reste de l’organisation, présentent de nombreux avantages et permettent le partage d’information vitale entre les services aussi bien qu’avec les clients :

Ventes:

  • Définir les coûts à partager avec les ventes
  • Définir des options compatibles avec les ventes

Production/Achats:

  • Livrer une nomenclature avec les étapes de routage et les directives de travail
  • Partager l’avancement des conceptions/ingénierie concurrentes
  • Faire un suivi des jalons et du retour d’information sur les réalisations
  • Faire les révisions et leurs suivis

Comptabilité:

  • Partager et répartir le temps consacré à la R&D et aux projets spécifiques

Clients:

  • Partager les dessins et les estimations pour approbation (revue de la conception de la part du client)
  • Partager la progression du projet

CAO Integration

La création de la nomenclature des matériaux est l’une des tâches les plus difficiles et détaillées du service d’ingénierie. Plusieurs ERP conçus pour la fabrication demanderont que le service d’ingénierie prenne minutieusement un modèle CAO et dresse une liste de toutes les pièces nécessaires pour ensuite en créer la nomenclature, ainsi que les étapes de routage et les instructions de travail. Pour synchroniser ces informations avec le reste de l’ERP, tout devra être ressaisi également dans le système ERP.

Inefficace, c’est le moins qu’on puisse dire.

Les meilleurs systèmes ERP de fabrication s’occuperont de tout ça pour vous en connectant votre logiciel de CAO à votre ERP. Ça permettra à votre ERP d’interagir directement avec votre CAO tout en évitant les étapes mentionnées ci-dessus.

Les systèmes ERP conçus pour fonctionner avec les logiciels de CAO peuvent automatiquement extraire et créer une nomenclature à partir des conceptions, des dessins, et des modèles que votre service d’ingénierie crée en CAO. Cela fera gagner du temps à vos ingénieurs et rationalisera les procédés d’achat, de demande et de fabrication.  

Vos ingénieurs ou techniciens de dessin n’auront plus à perdre des heures à créer manuellement des nomenclatures. Vous pouvez être certain qu’il y aura moins d’erreurs commises et que vos nomenclatures seront connectées à des systèmes vitaux comme la gestion des stocks. Il vous sera donc plus facile de savoir quelles pièces sont nécessaires et quels composants doivent être commandés pour arriver à un travail complet et prêt à la livraison.

Pendant que votre département d’ingénierie est occupé à concevoir et développer un nouveau produit durant la phase de conception, votre équipe d’approvisionnement peut avoir accès à la nomenclature pour observer quels articles critiques à long délai de livraison sont nécessaires. Vous pourrez donc passer la commande en avance, ce qui vous laissera ainsi le temps de bien rassembler ces pièces vitales, avant le début de la production.

11. Conclusion

Les ERP sont l'un des outils de travail les plus efficaces pour les manufacturiers.

Les manufacturiers ont non seulement besoin d'une solution intégrée qui peut les aider à gérer leurs processus de travail, mais ils ont également besoin d'un outil puissant pour analyser leurs données et les aider à prendre de meilleures décisions pour leur entreprise. Les ERP touchent et améliorent tous les aspects d'une entreprise de manufacture - ce qui rend les ERP essentiels pour votre entreprise de manufacture.

Avec un ERP, votre opération sera plus fluide, vous prendrez des décisions commerciales plus éclairées et vous réduirez les coûts opérationnels globaux.

Pourquoi les ERP sont essentiels pour votre entreprise manufacturière: 

  • Connecter et intégrer tous les départements de votre organisation
  • Partager facilement les données entre les sections pour rationaliser les processus
  • Réduire les coûts d’inventaire
  • Utiliser une infrastructure cohérente allant de l’atelier à la réception afin que toutes les activités commerciales aient le même aspect et la même convivialité
  • Augmenter le débit en automatisant les processus
  • Utiliser des données et des rapports précis pour faire le suivi des progrès, de la productivité et de la performance
  • Réaliser plus de projets à temps
  • Éliminer les erreurs d’achats
  • Augmenter les taux d’adoption par les utilisateurs grâce à une même expérience utilisateur et conception
  • Réduire les risques grâce à une amélioration de l’intégrité des données et des contrôles financiers
  • Diminuer les coûts opérationnels
  • Améliorer les coûts de production
  • Simplifier les processus comptables en intégrant le département au reste de votre organisation

En bref, les ERP font tout.

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