Les 5 meilleurs conseils pour une implantation ERP réussie

L’implémentation d’un nouveau système ERP est l’un des projets les plus importants et les plus difficiles de votre entreprise. Un ERP concerne tous les aspects de votre activité et va probablement changer la façon dont chacun de vos employés y travaille, ce qui en fait une tâche énorme, pour le moins qu’on puisse dire, pour qu’un nouvel ERP soit opérationnel dans votre atelier de fabrication.

Si vous avez déjà échoué à mettre en œuvre un progiciel de gestion intégré dans le passé – ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul, jusqu’à 75% des projets de mise en œuvre de progiciel de gestion intégrée sont considérés comme des échecs1. Mais n’abandonnez pas. Ci-dessous, nous décrivons nos 5 meilleurs conseils pour mener à bien un projet de mise en œuvre ERP. Nous voulons que vous réussissiez et profitiez des nombreux avantages qu’un ERP peut vous offrir: faites partie des 25% d’entreprises qui peuvent affirmer avec enthousiasme que la mise en œuvre de leur ERP a été un succès!

1. Assurez-vous d’embarquer tout le monde dans le projet

C’est quelque chose qui passionne beaucoup notre PDG Jean Magny (pour en savoir plus sur ce qu’il a à dire à ce sujet, cliquez ici). Avec des décennies d’expérience dans l’industrie manufacturière aidant à guider les fabricants à travers des processus de mise en œuvre réussis, Jean a constaté que la principale chose qui fait dérailler un projet ERP n’est pas une mauvaise planification ou un manque de temps, c’est l’absence de vision et de ne pas communiquer cette vision à toute votre entreprise.

Votre projet ERP va être perturbant – il affectera tous les départements de votre organisation et modifiera la manière dont votre personnel accomplit son travail. Pour mener à bien un projet de cette ampleur et traverser une période difficile, vous devez avoir une vision solide de ce que votre nouvel ERP va faire pour votre entreprise. Et vous devez communiquer efficacement cette vision à tous les membres de votre organisation: assurez-vous que tous les membres de votre organisation sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les raisons pour lesquelles vous passez par un processus aussi bouleversant – et quelle sera la finalité ultime.

Même si vous aurez des personnes clés responsables de la mise en œuvre, votre organisation tout entière devra creuser en profondeur et accepter les modifications pour mener à bien le projet. Obtenez tous les membres de la haute direction (ils doivent connaître le budget et les ressources nécessaires pour un tel projet) aux utilisateurs finaux qui interagiront quotidiennement avec le système à bord avant de démarrer votre projet.

2. Choisissez le bon sponsor de projet

Cela montre bien le point ci-dessus, mais vous avez besoin d’un sponsor de projet génial pour mener à bien un projet de la taille d’une implémentation ERP. Choisissez une personne qui croit passionnément au projet et aux résultats qu’un ERP apportera à l’organisation, une personne qui est un bon leader, ainsi que des personnes qui se sentent capable de parler ouvertement et qui pensent pouvoir apporter des problèmes, grandes ou petites, sans jugement. .

Il s’agit d’un ensemble spécial de qualités que votre sponsor doit posséder. Vous devez donc choisir judicieusement parmi votre équipe. Les personnes que vous choisissez en tant que sponsor de projet auront une grande influence sur la réussite de votre projet de mise en œuvre. Il est donc essentiel de trouver une personne qui est un excellent planificateur, capable de faire preuve de souplesse et d’un excellent communicateur.

Ce n’est pas bien d’avoir quelqu’un de passionné par le projet, mais les membres du personnel sont intimidés de vouloir aborder les problèmes. L’implémentation réussie d’un ERP nécessite des lignes de communication fortes et ouvertes. Il est plus facile de résoudre un problème dès le début de la phase de mise en œuvre que lorsque le problème est devenu un problème opérationnel majeur.

Vous avez décidé que vous aviez besoin d’un nouveau système ERP pour rendre votre atelier de fabrication plus efficace et plus performant. Assurez-vous que tout le monde au sein de votre organisation le sait.

3. Rassemblez votre équipe

Un grand leader n’est rien sans la bonne équipe à diriger. Pour mettre en œuvre avec succès un système ERP, vous avez besoin d’une équipe de personnes clés pour soutenir votre sponsor de projet et aider à mettre en œuvre le système ERP dans chaque département de votre organisation. Choisissez une équipe issue de votre organisation, en vous concentrant sur les services qui seront essentiels au bon fonctionnement et au succès de votre système ERP.

Un conseil important: n’empilez pas votre équipe d’implémentation avec la haute direction uniquement, mais faites appel à des personnes qui effectuent le travail, jour après jour. Vous allez devoir aligner tous les processus de votre entreprise sur votre nouveau système ERP. Par conséquent, le choix de personnes connaissant parfaitement ces processus vous aidera à mieux les mapper sur votre nouveau système et à mener à bien le projet.

Et tout comme pour le responsable de votre projet, choisissez des membres du personnel ouvert au changement: vous n’irez pas très loin si les responsables de la mise en œuvre sont réticents à vouloir changer les choses.

4. Planifiez, planifiez, puis planifiez encore

Planifiez un calendrier réaliste pour votre projet et, de préférence, un calendrier progressif. Obtenir un nouvel ERP, avec son ensemble complet de fonctionnalités et de fonctionnalités en même temps, est, je vais le dire, impossible. Un système ERP est trop volumineux et touche à trop d’aspects de votre activité de fabrication pour que tout soit mis en œuvre d’un seul coup. Les ERP actuels, même avec des interfaces utilisateur améliorées et des fonctionnalités conviviales, sont des systèmes volumineux et compliqués.

Cela peut sembler un peu en arrière, mais pour que votre ERP soit opérationnel au maximum de ses capacités, il est préférable de mettre en œuvre votre ERP par étapes. Si vous essayez de tout faire en même temps, vos chances d’échec, de fatigue et d’épuisement professionnel seront bien plus grandes. Mais si vous le divisez en morceaux faciles à digérer, vous avez beaucoup plus de chances de mener à bien votre projet. L’implémentation de votre projet ERP de cette manière rend la tâche plus réaliste et plus simple à gérer pour votre organisation, mais vous permet également de poursuivre sans relâche vos succès. Chaque composant mis en œuvre avec succès rendra votre équipe plus confiante et plus sûre sur leur lieu de travail en vaut la peine.

Mais pour faire cela, vous devez faire beaucoup de planification à l’avance. Vous devez vraiment connaître votre organisation, analyser vos processus métier et identifier ce qui doit être fait en premier et ce qui peut attendre. Une fois que vous aurez exploré votre organisation et vos processus, vous pourrez créer un plan réaliste et facile à suivre pour le déploiement de votre ERP. Cela peut prendre un peu plus longtemps que prévu, mais à long terme, votre système disposera de plus de fonctionnalités qu’il en vaudra la peine.

5. Entraînez, entraînez-vous, puis entraînez-vous encore

L’une des plus grandes erreurs commises par les fabricants lors de la mise en œuvre d’un système ERP est de ne pas consacrer suffisamment de temps ni d’efforts à la formation adéquate de leur personnel. S’il s’agit de votre premier système ERP, ou même si vous en avez déjà eu un auparavant, migrer vers un système complètement différent de ce que votre personnel utilisait auparavant n’est pas une tâche facile. Vous devez consacrer beaucoup de temps et de ressources à la formation pour vous assurer que votre personnel sait comment utiliser correctement le système et comment effectuer toutes les étapes de son travail sur le nouveau système.

Soyez patient et prévoyez du temps pour apprendre – il faudra du temps pour mettre tout le monde à l’aise et à niveau. Donnez à votre personnel le temps d’apprendre et de faire des erreurs – il est préférable de les faire pendant la phase de formation et non lorsque votre système est en direct. Je sais que vous avez hâte de commencer à voir votre ERP en action, mais prendre le temps et l’énergie nécessaires pour former complètement votre personnel et lui permettre de se sentir à l’aise avec le nouveau système sera rentable à long terme.

Il est difficile de mettre en œuvre un ERP. Après tout, la plupart des choses vraiment bonnes ne se font pas sans beaucoup de travail. Si vous souhaitez implémenter avec succès un système ERP, prévoyez beaucoup de planification et de ressources dans le projet. Prendre le temps nécessaire pour intégrer l’ensemble de votre entreprise, constituer une équipe solide et mettre en place un plan réaliste vous aidera à récolter les fruits d’un projet de mise en œuvre réussi. Un peu ou, plus exactement, beaucoup de travail acharné à l’avance, vous assurera une activité plus efficace et plus rentable à long terme.

Et un conseil bonus: soyez gentil avec vous-même et votre équipe. Même avec la meilleure planification, une excellente équipe en place et une chronologie bien pensée, des erreurs et des problèmes vont toujours apparaître dans un projet de cette envergure. Rappelez-vous que ce que vous et votre équipe tentez d’accomplir est énorme – et pas facile. Prenez quelques respirations profondes, laissez le moment passer, puis poursuivez. Vous pouvez être sûr que toute l’énergie et le travail acharné que vous et votre équipe avez consacrés à ce projet vous aideront à surmonter les moments difficiles.