En

Écrit par

Anne Mulvenna, traduit par Cynthia Mouzannar

Les 15 erreurs courantes liées à l’ERP

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

L’une des questionsles plus fréquemment posées par les fabricants qui envisagent de mettre enœuvre un progiciel de gestion intégrée (ERP) pour la première fois est lasuivante : « A quel point cela va-t-il faire mal ? » Laréponse est simple : un petit peu, mais plus vous vous y préparez, moinscela vous fera mal.  

 

La mise en œuvred’un ERP est perturbatrice – et elle devrait l’être. Il s’agit d’un systèmecapable d’améliorer tous les aspects de votre entreprise. Il affecte chacun devos départements et peut contribuer à rendre votre entreprise plus rentable. Sic’était facile, alors ça ne serait pas très efficace. La mise en œuvre d’un ERPest également l’un des projets de logiciel les plus longs et les plus coûteuxqu’un fabricant puisse réaliser.

 

Le fait que ce seraun défi n’est pas mauvais, mais vous devez être honnête avec vous-même quantaux perturbations que vous serez prêt à affronter avant d’entamer le projet.Une bonne préparation vous aidera à identifier et à surmonter les défisauxquels vous êtes certain de faire face.

 

Voici les 15erreurs les plus courantes commises par les fabricants lorsqu’ilssélectionnent, mettent en œuvre ou travaillent avec un ERP.

 

Erreur ERP #1 : La mauvaise planification

Nous ne pouvonssuffisamment insister sur l’importance de la planification pour une mise enœuvre réussie d’un ERP. L’intégration d’un ERP affectera chaque département devotre organisation, allant de l’ingénierie aux achats, en passant par lesopérations. Vous devrez donc mettre en place un plan solide afin d’entreprendreun projet aussi vaste. De nombreux fabricants ne planifient pas suffisamment àl’avance, ce qui mène à un état de confusion par la suite qui retarde ou faitdérailler le projet ERP dans son ensemble.

 

Pour résoudre ceproblème, les fabricants doivent planifier, planifier, puis planifierdavantage ! Réfléchissez bien à la manière dont vous allez mettre en œuvrevotre nouveau système, à vos priorités et aux départements avec lesquels voussouhaitez commencer. La mise en place d’un plan solide vous permettra de suivreune bonne feuille de route et vous aidera à vous remettre sur la bonne pistelorsque vous rencontrerez d’éventuels obstacles sur le chemin.

 

En outre, lesfabricants doivent mettre en place une équipe d’évaluation de l’ERP composée departies prenantes des départements de la société. Cela permettra au processusde mise en œuvre d’avancer avec moins de difficultés car vous disposerez d’uneépaule sur laquelle vous appuyer dans chaque département, qui vous aidera àmettre en place le nouveau système.

 

Nous vous suggéronségalement de mener un audit interne de tous vos processus avant de choisir unsystème ERP afin que vous sachiez non seulement où vous en êtes actuellement,mais pour que vous puissiez aussi définir vos tâches et processus actuels plusfacilement dans le nouvel ERP.

 

Erreur ERP #2 : L’absence d’un sponsor de projet

Ceci est lié àl’erreur n°1, mais vous devez choisir un employé pour être le sponsor de votresystème ERP, soit une personne qui agira en tant que champion en interne pourl’ensemble du projet. Cet employé ne peut pas être n’importe qui non plus – ildoit disposer d’excellentes compétences en communication et être d’uneinfluence considérable au sein de la société. Cette personne sera responsablede la mise en œuvre du système dans son intégralité. Elle sera lapersonne-ressource vers laquelle chaque département peut se tourner, et ce pouraider à amener toutes les personnes au sein de la société à participer auprojet ainsi que consulter cette personne-ressource en cas de complicationsrencontrées en cours de route.

 

Erreur ERP #3 : Ne pas évaluer vos besoins

La seule manière detrouver le système ERP qui vous convient est de bien cerner votre entreprise etce dont vous avez besoin. Réunissez-vous avec l’équipe que vous avez constituéeet prenez le temps d’évaluer ce que vous faites correctement et les domainesdans lesquels vous avez besoin d’aide. Réfléchissez aux domaines où vous avezle plus de problèmes : il peut s’agir du suivi de l’inventaire, oupeut-être de la planification du temps passé par vos employés dans l’atelier.Une fois que vous identifiez les domaines dans lesquels vous nécessitez del’aide, vous pourrez commencer à chercher un système ERP doté decaractéristiques qui combleront ces lacunes.

 

Erreur ERP #4 : Ne pas vérifier les références

Très souvent, lesfabricants sont éblouis par le discours d’un vendeur, mais lorsqu’il est tempsde mettre en œuvre l’ERP, ils sont surpris par le manque de capacités et defonctionnalités du système. De nombreux vendeurs exagèrent également quant à lavitesse de mise en œuvre d’un ERP. Ne croyez pas les fournisseurs de progicielsde gestion intégrée (ERP) qui vous disent que leur système peut être mis enplace en quelques semaines puisqu’en réalité, il faut des mois pour qu’un ERPsoit opérationnel.

 

Quelle est lameilleure manière de vérifier qu’un fournisseur est légitime ? De demanderdes références. Un bon fournisseur sera capable de vous fournir au moins troisréférences de sociétés dans votre secteur qui ont utilisé leur système. Appelezces fabricants et posez-leur des questions sur les caractéristiques, lesfonctionnalités et les défis liés à leur système – et n’oubliez pas de leurdemander combien de temps il a réellement fallu pour que l’ERP soitopérationnel. Vous pourrez mieux cerner les fournisseurs en discutant avecleurs clients au lieu de ne le faire qu’avec leurs vendeurs.

 

Afin de vraimentcomprendre comment gérer le processus de sélection d’un ERP, téléchargez etlisez notre livre électronique. Nous avons étudié des centaines de compétitionsliées à l’ERP et avons discuté avec une douzaine de fabricants afin decomprendre exactement ce qui doit être effectué pour être sûrs de choisir lemeilleur ERP pour votre entreprise. Nous avons rationalisé le processus et créeune check-list facile à suivre qui vous guidera tout au long du processus,allant de la création de votre équipe de sélection à la vérification de lalégitimité des fournisseurs, en passant par votre sélection finale.

 

Erreur ERP #5 : Sous-estimer le temps et les ressources nécessaires

Tous les fabricantssous-estiment largement le temps et les ressources nécessaires pour mettre enœuvre un nouveau système ERP. Comment calculer le temps réellement nécessaire pourle mettre en œuvre ? Une estimation approximative du temps dont vous aurezréellement besoin consiste à diviser le coût du logiciel par 100. Par exemple,un logiciel qui vaut 50000 dollars nécessitera environ 500 heures-homme ou prèsde trois mois pour le mettre en œuvre à l’aide d’un consultant certifié.Attendez-vous à doubler ce nombre si vous prévoyez de mettre en œuvre lesystème vous-même et avec une assistance professionnelle minimale.

 

Erreur ERP #6 : Ne pas engager les personnes clés dès le départ

Ceci renvoieégalement à l’erreur n°1, mais vous devez réellement engager vos principalesparties prenantes de tous les départements dès le début du projet. Trèssouvent, les fabricants ne mettent pas en place la bonne équipe dès le départ,et le processus de mise en œuvre prend du retard car les principales partiesprenantes et les décideurs ne sont pas impliqués dans le processus.

 

La mise en œuvred’un ERP est l’un des projets les plus importants et les plus coûteux qu’uneorganisation puisse entreprendre, et pour cela, vous devez tous être sur lamême longueur d’onde dès le départ. Très souvent, les fabricants se concentrentuniquement sur l’approbation de la direction au lieu de rassembler lesprincipales parties prenantes de toute l’organisation. Après tout, ce sont cesdernières qui mettront le système en place, et non pas votre équipe dedirection. Si vous impliquez les bonnes personnes dès le début, vous disposerezd’un groupe clé d’employés qui sont activement engagés dans le processus de miseen œuvre de l’ERP et qui s’investissent à faire les choses correctement dès ledépart.

 

Erreur ERP #7 : Ne pas communiquer des informations vitales à travers lesdépartements

Nous l’avons déjàmentionné, mais il convient de le répéter : non seulement la mise en œuvred’un ERP est perturbatrice, mais elle affectera également chaque département devotre entreprise – or, une fois que vous aurez mis en place votre ERP, cedernier rationalisera l’ensemble de votre entreprise et la rendra plusrentable. Pour que votre processus de mise en œuvre se déroule sans heurt, vousdevez vous assurer que tous les départements partagent les informations clés etsont constamment en contact les uns avec les autres. Avant d’entamer leprocessus de mise en œuvre, mettez en place un plan de communication pour faireavancer les choses, et assurez-vous que chacun sait quelles informationspartager et qui sont les points de contact.

 

Erreur ERP #8 : Tenter de tout faire en même temps

Lors de la mise enœuvre d’un système ERP, le plus important qu’une société puisse faire pourminimiser les retards est de se concentrer sur une tâche à la fois. Celapourrait sembler contre-intuitif, mais vous irez plus lentement si vous n’avezpas défini de priorités et que vous essayez de tout faire en même temps.Commencez par les caractéristiques et les départements qui vous importent leplus. La planification à l’avance vous permet d’identifier les caractéristiquesles plus utiles pour vous et vous aide à comprendre que certainesfonctionnalités dépendent des autres déjà en place : vous ne pouvez pasaccomplir D tant que A, B et C ne sont pas opérationnelles.

 

Erreur ERP #9 : Ne pas disposer d’un processus de résolution

La mise en œuvred’un ERP est une tâche compliquée, alors faites en sorte que vos problèmessurgissent durant le processus d’intégration. Très souvent, les fabricants nedéveloppent pas de plan leur permettant de savoir quoi faire en cas deproblème, et lorsque ce dernier survient éventuellement, ils se plantent carils ne disposent pas d’un processus de résolution. Créez un processus derésolution de problèmes avant de commencer afin que vous sachiez à qui vousadresser en cas de problème. Cela vous aidera à les résoudre rapidement et àéviter des retards coûteux.

 

Erreur ERP #10 : Ne pas investir dans la formation et la gestion du changement

Nous ne pouvonssuffisamment insister sur le fait que la mise en œuvre d’un système ERP, commetout changement considérable, sera perturbatrice et que vous rencontrerezquelques difficultés sur le chemin. Le manque de préparation de votre personnelau changement ainsi que de formation sur le nouveau système sont l’une desraisons les plus courantes pour lesquelles les projets ERP échouent – et ellespeuvent également amener les employés à être contrariés par le nouveau systèmecar ils n’en comprennent pas l’objectif ou la manière de l’utiliser. Pouraméliorer vos chances de succès avec l’ERP, assurez-vous que les employés peuventse familiariser avec le nouveau système avant sa mise en service.

La communication avecvos employés et la formation adéquate de ces derniers amélioreraconsidérablement votre processus de mise en œuvre.

 

Erreur ERP #11 : Sous-estimer l’importance de données précises

C’est peut-être uncliché, mais c’est vrai : à données inexactes, résultats erronés. Il estimportant de vous assurer de configurer votre système ERP avec des donnéespropres et précises afin de réduire le risque d’erreur, et de vous assurer quevous disposez de procédures et de paramètres appropriés. Les systèmes ERP sontdes outils incroyables qui peuvent transformer votre entreprise. Mais en fin decompte, ils ne peuvent fonctionner qu’avec les données que vous leurfournissez. Si vous configurez le système dès le début, vous aurez beaucoupmoins de problèmes par la suite.

 

Erreur ERP #12 : Ne pas effectuer les tests appropriés

La meilleuremanière de vérifier que votre système est bien mis à niveau et fonctionne commevous le voulez est de le tester. En revanche, vous n’aurez pas de vraisrésultats s’ils ne sont basés que sur quelques tests d’utilisateur. Pour voirsi votre nouveau système ERP fonctionne efficacement, vous devez simulezl’intégralité de votre charge d’utilisateur afin de voir les effets réels deschangements. Prendre le temps d’effectuer des tests accélèrera votre mise enœuvre à long terme et vous préparera au mieux à réussir.

 

Erreur ERP #13 : Ne pas avoir de stratégie de maintenance

Comme tous vosoutils, les ERP doivent être bien maintenus pour continuer à fonctionner àpleine capacité. Planifier une maintenance préventive assurera que vous tirezpleinement parti de votre investissement dans l’ERP et limitera les risques detomber sur un gros problème, ce qui pourrait vous coûter beaucoup de temps et uneperte de productivité par la suite.

 

Erreur ERP #14 : Ne pas utiliser les caractéristiques clés

Il est surprenantde voir combien de fabricants ne savent ou ne comprennent pas comment utiliserles caractéristiques clés de leur ERP. Si vous ne savez pas comment utiliserefficacement toutes les fonctions et caractéristiques, vous manquez l’occasiond’automatiser les processus d’entreprise, de terminer les fonctions plusrapidement et d’atteindre les objectifs d’affaires.

Pour surmonter cetobstacle, dressez une liste principale qui comprend toutes les caractéristiqueset les fonctionnalités de votre ERP et faites un suivi de celles qui sontréellement utilisées par vos employés. Examinez régulièrement la liste pourdéterminer quelles caractéristiques sont utilisées de manière systématique etquelles en sont les plus utiles pour augmenter le débit de votre entreprise.Cela vous aidera à tirer le meilleur parti de votre ERP.

 

Erreur ERP #15 : Ne pas abandonner les applications logicielles redondantes

Votre nouveausystème ERP remplace probablement une ou plusieurs de vos applicationslogicielles actuelles. Assurez-vous que votre personnel cesse d’utiliser cesanciens systèmes redondants et qu’il utilise l’ERP à sa pleine capacité.Maintenir ces anciens systèmes en place non seulement vous coûtera de l’argent,puisque vous continuerez à en payer la licence, la maintenance et la mise àniveau, mais compromettra également l’efficacité de votre nouvel ERP. Cedernier reliera plusieurs départements et rationalisera votre organisation,donc assurez-vous que votre personnel utilise le système correctement. Cecirenvoie à l’erreur n°10 – si vous donnez à votre personnelsuffisamment de temps pour s’adapter au nouvel ERP, il sera moins susceptiblede s’en tenir aux anciennes applications.

 

Un bon ERP aiderales fabricants à rationaliser les flux de travail, à améliorer le débit et àréduire les coûts. Contourner les erreurs mentionnées ci-dessus vous permettrade mettre en œuvre votre nouveau système ERP plus rapidement et plusfacilement. Cela vous évitera ainsi une perte de productivité et des retardscoûteux, et vous aidera à tirer le meilleur parti de votre nouvel ERP.

Autres Articles du Blogue

Voir tout les articles