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Écrit par

Anne Mulvena, traduit par Maha Hassoun

Excel est-il le meilleur outil pour gérer votre inventaire ?

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

Est-ce que Excel est le meilleur outil pour gérer votre inventaire ?


Bien que vous puissiez créer des feuilles de calcul de suivi des stocks dans Excel, cela n’est pas l’option idéale pour la gestion des stocks pour les fabricants complexes. 

Le logiciel ERP dédié à la gestion et au contrôle des stocks vous offrira plus de fonctionnalités, y compris l'intégration et l'automatisation afin de rendre votre suivi des stocks plus rapide et plus précis.

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks consiste à superviser l'ensemble de votre inventaire et de votre stock.

Quand on parle de la gestion des stocks, on parle d’éléments tels que le contrôle et la supervision de la commande des stocks, le stockage de l’inventaire, l'attribution de l’inventaire aux travaux et la garantie que vous stockez la bonne quantité d'inventaire pour minimiser les coûts de détention et les pertes qui y sont associées.

Dans le cas où vous ne disposez pas d'un bon système de gestion des stocks, vous allez vous retrouver devant des urgences de stocks c’est-à-dire que vous allez manquer de matières premières pour répondre aux demandes de production. Par la suite, vous allez perdre du temps et de l’argent et de même perdre des clients ce qui nuira à votre réputation.

Quand vous maîtrisez la gestion de votre inventaire, cela vous aidera à éviter de telles situations critiques et à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.


À quels endroits Excel échoue ?

De nombreux fabricants se tournent vers Excel pour gérer leur inventaire car il est facilement disponible, rentable et facile à utiliser, selon eux. 


Bien que vous pensiez qu'Excel est un moyen efficace de suivre et de gérer votre inventaire, mais cela n’est pas du tout la réalité. En fait, le recours à ce logiciel vous coûte du temps, de l'argent et vous causent certains problèmes que vous auriez pu éviter. 


Excel n'est pas un système de gestion des stocks pratique. Il n'a pas la spécificité et les fonctionnalités dont les fabricants, et plus précisément les fabricants sur commande ont besoin. 


Cet outil ne dispose pas de l'intégration, de la connectivité et des données en temps réel que les autres types de systèmes de suivi des stocks offrent de leur côté. 


Les systèmes de gestion des stocks entièrement intégrés, comme ceux présents dans un ERP spécifique à la fabrication, vous donneront un inventaire approprié et précis à la seconde ; de cette façon, tout le personnel dans votre entreprise, des directeurs des achats aux responsables des opérations, en passant par les employés de l'atelier savent ce qui se trouve en stock et où le chercher.

Comme ça, les décomptes précis vous permettront de savoir quels articles sont en stock et lesquels vous devez recommander. Les systèmes intégrés vous alerteront automatiquement lorsque les niveaux de stock diminuent, vous invitant à passer une commande pour ne jamais manquer de matières premières.

Erreurs

Les erreurs qui apparaissent dans le décompte de votre inventaire ne sont pas seulement frustrantes, mais elles peuvent aussi facilement compromettre votre planification et votre production. 


Malheureusement, Excel est sujet à l’erreur humaine -étant donné que c’est un outil manuel-contrairement au système de l’ERP. Il existe par ailleurs d’autres systèmes de gestion des stocks plus sophistiqués qui vous permettront de suivre les stocks grâce à la lecture de codes-barres. 


En conséquence, ils éliminent les erreurs humaines et facilitent également les comptes d'inventaire précis.

Pas de données en temps réel

Excel ne dispose pas de données d'inventaire en temps réel qu'un système de gestion d'inventaire  d’un ERP vous fournira. Le système ERP apporte toujours un inventaire précis, facilite le suivi et le comptage de votre inventaire, la planification des travaux, l'allocation des stocks et la gestion efficace du processus d'achat.

Pas d'automatisation

La seule façon de rendre votre inventaire précis avec Excel est de mettre à jour manuellement vos informations, ce qui s’avère être irréaliste. Tandis qu’avec un système automatisé tel que l’ERP, vous économisez du temps et de l'argent en éliminant la tâche ardue du traitement manuel de la gestion des stocks.

Une meilleure alternative

Il est fort recommandé d’avoir un système de gestion de stocks fiable pour instaurer de bonnes habitudes de gestion des stocks, éviter des délais dans vos activités et vous épargner ainsi de perdre votre argent.

Comment les systèmes ERP contribuent-ils à la gestion des stocks ? 

Le recours à un système ERP pour la gestion des stocks est la meilleure décision à prendre pour un fabricant sur mesure. 


Certainement, vous vous posez la question sur les raisons qui se cachent derrière cette déclaration. 


En effet, en utilisant ce système votre inventaire sera intégré à tous les aspects de vos opérations ; à la planification, à la production et à la comptabilité. Vous ne serez pas pris dans les engrenages interminables d’Excel et vous serez en mesure de gérer l'ensemble de vos opérations à partir d'un seul système et de rendre votre organisation plus organisée, rationalisée et efficace.

Avantages de la gestion des stocks ERP

1. Intégration

Lorsque votre système de gestion des stocks n’est pas intégré au sein du reste de votre organisation, vous ne serez pas en mesure d’optimiser efficacement votre inventaire.


Un système ERP intègre la gestion de vos stocks avec le reste de vos opérations, facilitant ainsi le suivi des stocks au sein de votre organisation. Il permet à votre personnel un accès instantané à une base de données d'inventaire centralisée qui est mise à jour en temps réel.


Cela vous permet de savoir exactement ce que vous êtes capables d’accomplir et des matières premières dont vous disposez. 


De plus, il vous donne la certitude de la concordance entre les données existantes et les articles présents sur les étagères. 


Cela mènera également à une meilleure productivité et à une publication des rapports financiers faciles à générer.

2. Rationalisez les processus commerciaux

Procéder à une gestion précise des stocks peut aider à accroître l’efficacité globale d’un fabricant. De cette manière, les employés mettent plus d’effort sur d’autres tâches à la place d'essayer de localiser une pièce de stock en particulier à titre d’exemple.


Avec un système ERP en main, vous pouvez automatiquement tracer l'inventaire pour chaque travail, de telle manière que vous planifiez correctement la production en étant conscient de la quantité exacte des matières premières existantes et de celles qui vous manquent dans le but d’accomplir un travail. 

3. Prévision, réapprovisionnement et gestion des stocks excédentaires

Un système ERP vous assure un suivi des ventes, des achats et de la logistique afin que vous puissiez garder les bons niveaux de stock et de répondre aux besoins de votre entreprise.


En outre, vous bénéficiez d'un système de gestion des stocks synchronisé avec le reste de votre opération, ce qui vous permet de gérer aisément des éléments tels que les articles à long délai. Toute entreprise doit veiller au suivi des articles pendant la phase de conception d’un projet, et de les commander d’avance en cas de pénurie dans le but d’en disposer à temps.


De plus, connaître les niveaux de stock en temps réel en utilisant un ERP facilite également le réapprovisionnement et vous offre deux choix. Premièrement, réapprovisionner automatiquement les matériaux et deuxièmement, envoyer un rappel à votre responsable des achats lorsqu’il est temps de recommander certains items. 


Aussi, avec un aperçu de l'inventaire excédentaire en temps réel, vous aurez la possibilité de retourner le stock pour libérer les rayons ou les utiliser pour un autre projet.  


Épargnez du temps et de l'argent avec un système de suivi des stocks ERP

Chaque propriétaire d'entreprise sait que l'efficacité équivaut à des économies de coûts. L'utilisation d'un ERP pour la gestion des stocks réduit la charge de travail globale ainsi que les dépenses. 


Un inventaire mieux géré équivaut également à plus d'emplois dans les délais et dans les limites du budget.


Les systèmes de gestion des stocks ERP sont conçus pour réduire le travail manuel en automatisant et en rationalisant les processus, ce qui va contribuer à la croissance de l’entreprise. 


D’ailleurs, ces systèmes vous permettent de collecter des données de meilleure qualité et par la suite d’avoir un aperçu pour vous aider à suivre les performances au sein de votre entreprise et à planifier sa croissance. 


Voulez-vous passer d’Excel à un système de gestion des stocks entièrement intégré et automatisé ? 


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