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Écrit par

Anne Mulvenna, traduit par Cynthia

Comment réduire les coûts d’implantation d’un ERP

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

Comment réduire les coûts d’implantation d’un ERP


Les projets d'implantation d’un ERP sont coûteux et font souvent appel à des dépenses inattendues. Mais même les projets les mieux planifiés sont voués à rencontrer quelques dépenses imprévues en cours de route. 


Lisez la suite pour en savoir plus sur les trois coûts cachés ou imprévus les plus courants de la mise en œuvre d’un ERP, ainsi qu’une nouvelle manière de mettre en œuvre un ERP tout en économisant. 


Les coûts de formation

Le domaine des coûts de formation est quasiment le plus négligé lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre un ERP.   


La formation est l’un des aspects les plus critiques du processus d'implantation : elle permet à votre personnel d’apprendre et d’utiliser le système correctement. Vos employés seront donc prêts pour le lancement du nouveau système. 


Or, estimer les coûts de formation est difficile car certains membres de votre organisation auront besoin de peu de formation : soit leurs processus de travail changeront à peine avec le nouveau système, soit ils apprendront vite et s’adapteront rapidement au système. 


Cependant, d’autres membres de votre organisation auront besoin d’une formation approfondie car toutes leurs tâches et leurs processus changeront, ce qui signifie qu’ils devront bénéficier de plus de temps pour s’adapter au nouveau système. Vous aurez également affaire à des personnes qui sont moins à l’aise avec la technologie ou qui ont juste besoin d’un peu plus de temps pour se familiariser avec le nouveau système ERP. 


Investir dans une formation de qualité est essentiel. Soyez sûr qu’il vous reviendra moins cher à long terme de vous assurer que vos employés utilisent le système correctement dès le départ. Demander de l’aide à un consultant expérimenté en formation ERP peut vous coûter cher. Mais il est important d’avoir des personnes bien informées qui peuvent vous aider à apprendre, à comprendre et à utiliser votre nouveau système. 


Les projets d'implantation d’un ERP peuvent prendre toute une année pour se réaliser. Vous aurez peut-être affaire à une rotation du personnel, ce qui signifie que devrez également investir du temps et de l’argent supplémentaires dans la formation de nouvelles recrues. 


De nombreuses mises en œuvre d’ERP échouent car les entreprises ne sont pas disposées à investir le temps et l’énergie nécessaires à la formation permettant de mettre en service un nouveau système. Économiser de l’argent sur la formation peut sembler idéal mais cela vous coûtera cher car votre système logiciel ERP ne serait pas utilisé correctement, ce qui signifie que vous ne récolterez pas les fruits de votre investissement dans l’ERP. 


En fin de compte, vous dépenserez d’autant plus d’argent sur la formation que ce que vous avez prévu initialement. Nul n’apprécie les dépassements de coûts, mais prendre le temps d’investir dans la formation de votre personnel est l’un des éléments les plus importants et les plus rentables d’un projet d'implantation d’un ERP.


La réingénierie des processus

De nombreuses entreprises tentent d’éliminer le processus de réingénierie du processus d'implantation d’un ERP. 


Même si l’évaluation de vos processus métier et l’identification des points faibles constituent une étape importante du processus de sélection d’un ERP, de nombreuses entreprises essaieront de terminer la mise en œuvre dans le plus bref délai et avec le moins de changements nécessaires.


En vrai, aucun d’entre nous n’a entièrement optimisé ses processus : les processus inefficaces sont probablement l’une des raisons pour lesquelles vous avez décidé de vous procurer un nouvel ERP.


Votre nouvel ERP intégrera les meilleures pratiques. Il est donc logique que vous preniez le temps de repenser et de réviser vos processus pour qu’ils correspondent à ces pratiques. Il est également plus logique d’utiliser ces meilleures pratiques intégrées que de payer pour personnaliser votre nouveau système ERP tout en continuant à utiliser un processus inefficace.


Les ERP sont des outils robustes qui vous font gagner du temps et de l’argent lorsqu’ils sont utilisés correctement. Ils aident votre entreprise à fonctionner plus efficacement. Mais pour tirer pleinement parti de votre système ERP, vous devez l’utiliser en parallèle avec de meilleurs processus. 


Lorsque vos employés devront apporter des changements et s’adapter à un nouveau système, saisissez cette opportunité pour leur demander d’adopter un meilleur processus en même temps. Vous constaterez que la réingénierie d’un processus est beaucoup moins chère que la personnalisation d’un système ERP pour l’adapter à vos anciens processus métier inefficaces. De plus, vous créerez un atelier plus rationalisé. 


Prendre le temps de créer de nouveaux processus de meilleure qualité, ou engager un consultant ERP ou de fabrication pour vous aider, peut être coûteux. Mais si vous prenez le temps de faire les choses correctement dès le départ, vous serez récompensé, dans ce cas, avec un atelier efficace.  


La résistance des employés au changement

Je sais que je me répète mais les mises en œuvre d’ERP sont perturbatrices !

Naturellement, tout système qui affecte autant de domaines de votre organisation apportera beaucoup de changements à votre atelier, et ces changements peuvent être difficiles à gérer pour de nombreuses personnes.


Certains de vos employés seront ravis d’utiliser un nouveau système et prévoiront les effets positifs que le système apportera à votre organisation, bien que d’autres seront réticents et résistants aux changements. Si cette situation n’est pas réglée dès le départ, ces personnes pourraient entraver ou même saboter vos efforts pour mettre en place ce nouveau système.


Il est crucial d’impliquer les utilisateurs clés et les parties prenantes de votre organisation dans le système dès le départ. Si vous savez à quel point le responsable des opérations sera important dans le processus d'implantation de l’ERP, impliquez-le dans le système dès le début. Assurez-vous qu’il comprend l’importance d’un nouveau système pour l’entreprise et qu’il est un participant investi dans le projet. De cette manière, il sera un allié et un partenaire qui vous aidera réellement à faire participer d’autres personnes. 


Vous pouvez également envisager d’ajouter un spécialiste en gestion du changement à votre équipe d'implantation. Les spécialistes en gestion du changement sont spécialisés dans le changement organisationnel. Ils vous aideront à différencier ceux qui sont pour ou contre le changement et vous fourniront des stratégies pour aider des personnes à surmonter leur réticence au changement. 


L’engagement d’un spécialiste en gestion du changement peut être un coût supplémentaire et imprévu. Mais encore, il vaut mieux faire face à vos problèmes dès le commencement de votre projet d'implantation.


Souhaitez-vous économiser sur les coûts d'implantation d’un ERP ? 


Je ne veux pas que la liste ci-dessus vous effraie. Les ERP changent la vie de votre organisation. Et tout ce qui apporte autant de changements à une organisation ne peut qu’ajouter des coûts et des problèmes imprévus. Or, la mise en place d’un nouveau système en vaut certainement la peine. 


Mais si vous êtes une petite entreprise qui ne peut pas se permettre un système ERP de qualité, il existe d’autres moyens non traditionnels de mettre en place le bon système ERP dans votre atelier. 


GearUP de Genius ERP est une nouvelle façon de mettre en œuvre un système ERP qui vous aidera à économiser sur les coûts et qui est particulièrement adapté aux petites entreprises manufacturières à la recherche de leur premier système ERP. 


GearUP utilise une méthode d'implantation « processus par processus » qui permet aux fabricants d’obtenir un ERP de classe mondiale spécifique à la fabrication à petit prix. 


Ce qui est exceptionnel chez GearUP est que notre méthodologie éprouvée et nos ressources de formation en ligne permettent aux petites entreprises de mettre en œuvre Genius ERP à leur propre rythme en commençant par l’essentiel et en terminant éventuellement avec un système ERP complet. 


Au lieu de changer tous vos processus métier en même temps (vous souvenez-vous du coût caché n°2 ?), les petites entreprises peuvent d’abord s’attaquer à leur domaine le plus problématique : elles peuvent modifier uniquement ces processus et ne mettre en œuvre que les modules ERP spécifiques à la résolution de ce problème. 


Cela permet aux ateliers d’améliorer l’essentiel avant d’obtenir un système ERP complet et spécifique à la fabrication, et ce à un prix et dans un délai qui leur convient. 


De plus, notre programme d’apprentissage en ligne guide les équipes à chaque étape du processus d'implantation. La formation (modules d’apprentissage en ligne, vidéos, classes virtuelles, etc.) est personnalisée pour chaque rôle au sein de l’organisation et permet aux fabricants d’éliminer le besoin d’engager des consultants coûteux et de mettre en œuvre Genius ERP entièrement par eux-mêmes. 


Notre formation personnalisée vous offre également toutes les instructions et la préparation nécessaires au lancement d’un nouveau système mais à un prix considérablement inférieur à celui d’une formation traditionnelle en personne. Les petites entreprises bénéficieront de tous les avantages d’un programme de formation vigoureux mais à un prix abordable. 


Sachez que vous aurez besoin d’un champion interne qui soit disposé et capable de prendre en charge les tenants et les aboutissants du processus d'implantation de l’ERP et qui puisse aider à surmonter la résistance interne au changement. 


Cette personne doit avoir de l’autorité et de l’influence sur l’entreprise tout en restant ouverte et accessible. Elle doit également posséder d’excellentes compétences en communication. Votre champion doit être quelqu’un qui peut influencer les autres au sein de votre organisation et qui a le pouvoir de résoudre les problèmes rapidement, mais c’est aussi quelqu’un avec qui votre personnel se sent à l’aise de faire part de ses préoccupations.


Une fois votre ERP en place, cette personne doit continuer à agir en tant que superviseur du système, à s’assurer que le système fonctionne correctement, que les données du système sont exactes et qu’elle est une ressource vers laquelle se tourner lorsqu’un problème survient. 

Si vous souhaitez mettre en œuvre un système ERP mais que vous ne pensez pas pouvoir vous le permettre, consultez GearUP de Genius. Pour obtenir plus d’informations et voir si GearUP convient à votre entreprise, veuillez consulter la page suivante : http://gearup.geniuserp.com/fr/


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