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Écrit par

Anne Mulvenna

Ce qu’il faut demander aux fournisseurs d’ERP quand vous magasinez pour un système ERP

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

Les ERP améliorent tous les aspects de votre entreprise de fabrication, que ce soit en augmentant l’efficacité de l’atelier, en réduisant les coûts ou en accélérant les tâches commerciales cruciales comme les pratiques comptables de fin de mois. Les ERP constituent également la base de votre transformation numérique et sont les fondements de l’automatisation et d’autres technologies numériques plus avancées.

Par conséquent, il est essentiel de trouver le bon ERP, car il aura un impact considérable sur votre entreprise. Si l’on ajoute à cela que les ERP sont des investissements à long terme et que de nombreuses entreprises conservent le même système pendant une décennie ou plus - faire le bon choix pour votre entreprise a des conséquences considérables.

Si vous avez lu notre livre numérique sur Comment choisir le bon ERP, vous connaissez les étapes que votre entreprise doit suivre pour trouver le bon système. En résumé, les étapes sont:

  1. Choisir votre équipe de sélection
  1. Évaluer vos besoins spécifiques
  1. Identifier les fournisseurs d’ERP potentiels
  1. Organiser des consultations
  1. Présélectionner et vérifier les références

Dans le passé, nous avons beaucoup parlé des raisons pour lesquelles il est essentiel d’effectuer un travail de fond lors des deux premières étapes du processus de sélection d’un ERP (voir Annexe A et Annexe B). Ces étapes sont importantes pour vous, car c’est à ce moment-là que vous entrez dans le vif du sujet, à savoir ce que votre entreprise attend d’un ERP. Si vous ne prenez pas le temps de bien réfléchir aux solutions dont vous avez besoin, vous risquez de devenir facilement impressionnés par des démonstrations et des présentations de vente fantaisistes — et de vous retrouver avec un système doté de beaux gadgets, mais pas nécessairement des fonctionnalités dont vous avez besoin.

Aujourd’hui, nous allons examiner de plus près la quatrième étape de notre liste : les consultations avec les fournisseurs d’ERP. Une fois que vous avez fait des recherches et identifié quelques systèmes ERP qui, selon vous, pourraient avoir les bonnes caractéristiques et vous convenir, il est temps de programmer une consultation et une démo avec chaque fournisseur d’ERP. C’est un excellent moyen d’apprendre à mieux connaître chaque système (et leur équipe). De plus, cela vous permet de confirmer s’ils ont les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Faites vos devoirs

Comme à chaque étape du processus de sélection d’un ERP, il est important que vous fassiez vos devoirs. Compte tenu de la complexité des solutions ERP et des défis de l’implémentation, il est impératif de vérifier les compétences réelles de chaque entreprise. Votre équipe a déjà accompli un travail considérable avant même d’entamer les consultations avec les fournisseurs d’ERP, ce qui vous donne une bonne idée de vos besoins. Cela vous aidera à orienter la conversation pendant les démonstrations et les présentations de produits. N’oubliez pas que vous êtes un panel informé qui sait ce qu’il veut entendre et qui sait comment distinguer les bons fournisseurs du lot.

Préparez une liste de questions pour chaque fournisseur d’ERP

Préparez une liste de questions auxquelles chaque fournisseur d’ERP doit répondre. Les réponses à ces questions vous permettront d’avoir une bonne idée de chaque fournisseur et de son produit et vous aideront à déterminer quels sont les plus adaptés à vos besoins. Si vous êtes préparés avec une liste de questions, vous serez également dans le siège conducteur et vous contrôlerez la conversation. Vous trouverez ci-dessous une liste de questions à poser à chaque fournisseur.

Questions importantes à poser à un fournisseur d’ERP :

  • Depuis combien de temps fournit-il des logiciels à votre secteur ?
  • Dans quelle mesure le fournisseur connaît-il notre secteur et notre vertical ?  
  • Peuvent-ils présenter des témoignages et des études de cas pour des entreprises similaires à la vôtre ?
  • Ont-ils des références auxquelles vous pouvez vous adresser pour obtenir plus d’informations ?
  • Est-il le développeur du système ou un revendeur ?

Questions importantes à poser sur les fonctionnalités de l’ERP :

  • Le système ERP correspond-il à mes exigences ?
  • Le système comprend-il les fonctions qui sont indispensables pour nous ?
  • L’interface utilisateur est-elle conviviale et cohérente d’un module à l’autre ?
  • Le logiciel ERP est-il accessible à partir d’une application mobile ?
  • Des outils d’intelligence d’affaires sont-ils inclus ?
  • De nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux modules peuvent-ils être ajoutés au fur et à mesure de la croissance de mon entreprise ?
  • Quelles sont les nouvelles fonctionnalités prévues ? Quand seront-elles disponibles ?
  • Le fournisseur publie-t-il des mises à jour selon un calendrier précis ? Y a-t-il des frais supplémentaires pour la mise à niveau vers les nouvelles fonctionnalités ?

Questions à poser sur le coût total de possession et le retour sur investissement :

  • Quel sera le coût du système ERP ?
  • Comment la licence du logiciel est-elle accordée ?
  • Qu’est-ce que le prix comprend ?
  • Dans combien de temps pourrai-je constater un retour sur investissement ?

Questions à poser sur la personnalisation et l’intégration du système :

  • Le système ERP peut-il être personnalisé ?
  • Quel soutien est fourni pour la personnalisation ?
  • Le système ERP s’intègre-t-il à d’autres systèmes de gestion ?
  • Avec quelle facilité les données existantes peuvent-elles être migrées vers le système ERP ?

Questions à poser sur l’implémentation :

  • Combien de temps la mise en œuvre prendra-t-elle ?
  • Quel est le processus de la mise en œuvre ?
  • La formation est-elle incluse ? De quel type de formation s’agit-il ?
  • Quel niveau de soutien est offert pendant la phase d’implémentation ?

Que se passe-t-il après l’implémentation ?

  • Quel niveau de support est fourni après la mise en œuvre ?
  • Quel est le temps de réponse garanti ?
  • Pouvons-nous accéder à des formations supplémentaires à l’avenir si les membres de l’équipe changent ou si nous utilisons de nouvelles fonctionnalités ?
  • Quel niveau d’assistance technique pouvons-nous attendre de vous ?
  • Comment les mises à niveau des logiciels sont-elles gérées ?
  • Pouvons-nous continuer à bénéficier de conseils et de support en fonction de l’évolution des besoins de notre entreprise ?
  • Pouvons-nous étendre notre plateforme ERP dans le futur avec d’autres modules et solutions de votre part ?

Dernière réflexion

Soyez minutieux et mettez les fournisseurs sur la sellette. Les bons fournisseurs accueillent favorablement cette approche et sont capables de prouver qu’ils sont un partenaire de choix. Les moins bons essaieront de pivoter ou de vendre leur solution sans répondre à vos questions et à vos besoins.

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