Les règles d’implantation d’un système ERP de la part d’un expert en ERP

Comment bien réussir votre implantation d’un système ERP

Voulez-vous connaître le vrai secret d’une implantation ERP réussie ? Nous avons demandé à nos meilleurs experts en implantation de répondre à vos questions les plus brûlantes.

Maxime Larose a guidé avec succès plus de 50 entreprises durant leur processus d’implantation. Continuez à lire pour découvrir ses règles d’implantation ainsi que sa meilleure astuce pour réussir.

1.  Combien de temps l’implantation d’un système ERP devrait-elle prendre ?

En bref, vous devriez avoir un court calendrier d’implantation — une fenêtre de quatre à six mois est l’idéal pour un projet d’implantation de système ERP. Un calendrier plus long vous met à risque de ne pas la terminer.

La réponse plus nuancée est que vous devriez réaliser un projet d’implantation en phases. Choisissez vos priorités — des priorités que vous pouvez respecter en quatre ou six mois — et efforcez-vous de mettre ces fonctionnalités en place en premier.

Une approche par phase assurera que vous terminerez votre projet d’implantation — de plus, vous obtiendrez un important retour sur investissement dès le départ. Non seulement aurez-vous appris à utiliser votre nouveau système, mais vous aurez aussi apporté des améliorations en ce qui concerne vos plus grands défis.

Après avoir réussi à mettre en place ces premières fonctionnalités, vous pourrez commencer une deuxième phase en implantant plus de modules. Cette approche pourrait faire en sorte que la mise en service de votre système ERP prenne un peu plus de temps, mais elle garantit presque que vous pourrez terminer votre projet avec succès — tout en continuant d’améliorer votre atelier.

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2.  Notre équipe comprend un groupe fantastique de spécialistes (directeur financier, directeur général, VP d’ingénierie, etc.) Devons-nous nommer qu’une seule personne en tant que champion de projet ?

Au final, vous devez choisir une personne pour qu’elle soit votre champion interne de projet ERP.

Bien qu’il soit crucial que toutes les parties prenantes et les utilisateurs clés fassent partie de l’équipe et soient engagés dès le départ, choisir la bonne personne pour diriger votre projet est un facteur critique d’une implantation réussie.

Le fait d’avoir un seul champion de projet améliorera la communication, tant à l’interne, au sein de votre équipe, qu’à l’externe, avec votre fournisseur de système ERP. Tout le monde saura qui aller voir pour obtenir des réponses — et pourra se fier au fait que ces réponses seront les bonnes.

Choisir un champion pour un projet aussi gros que l’implantation d’un système ERP n’est pas facile. Vous devez choisir une personne qui possède les bonnes habiletés techniques ainsi que des compétences interpersonnelles et en communication. Si vous choisissez une personne que votre équipe n’est pas à l’aise d’approcher avec leurs problèmes, les petits hics pourraient ne pas être réglés en temps opportun. Ces petits problèmes peuvent rapidement devenir de gros problèmes et potentiellement faire dérailler tout le projet.

Un champion interne sera aussi important bien longtemps après que le processus d’implantation est terminé, car vous aurez ainsi une personne qui peut superviser le système à l’interne. Évidemment, vous pouvez toujours communiquer avec votre fournisseur de système ERP lorsque vous avez des questions ou des problèmes après l’implantation de votre système, mais le fonctionnement de votre atelier sera beaucoup plus efficace si vous vous sentez autonome et pouvez régler les problèmes tout seuls.

3.  Pouvons-nous laisser tomber les fonctionnalités et les outils dont nous n’avons pas besoin ?

La réponse claire est oui ! Lorsque vous planifiez l’implantation de votre système ERP, nous recommandons fortement que vous définissiez vos difficultés et vos problèmes principaux et que vous adressiez ces priorités en premier.

Lorsque vous commencez la deuxième phase de votre projet, faites la même chose : Identifiez vos prochains gros problèmes et implémentez ces solutions. Un système ERP est censé aider votre entreprise à devenir plus efficace et simplifiée. Même si ce sont des systèmes englobants, les systèmes ERP sont basés sur des modules afin de vous donner la flexibilité de bâtir le système qui vous convient. Ne perdez jamais votre temps en installant les parties d’un système ERP qui ne fonctionnent pas pour votre entreprise.

4.  Nous recherchons un nouveau système ERP, car notre dernier projet d’implantation a échoué. À quels signaux d’alarme devrions-nous être attentifs lorsque nous évaluons un nouveau système ERP ?

Premièrement, demandez-vous, était-ce le système ou le processus d’implantation qui vous a déçu ? Si vous pensez que le système était bon, mais que vous avez échoué lors de la phase d’implantation, vous devez examiner la manière dont tout système ERP potentiel gère l’implantation et la formation.

Certains systèmes seront de type faites-le vous-même — et ça peut fonctionner si vous avez les bonnes ressources dans votre équipe qui peuvent diriger tout le processus. Cela peut être un très bon moyen pour vous d’obtenir un bon système ERP à bon prix, mais vous devez êtes honnête avec vous-même : pouvez-vous vraiment vous en occuper tout seul ?

La plupart des fournisseurs de systèmes ERP auront des plans d’implantation et de formation dans leur processus (et coûts). Vous devez demander à un vendeur potentiel comment ils gèrent l’implantation et quels sont leurs processus de formation : quelles méthodes utilisent-ils ? Est-ce flexible ? Comment mesurent-ils l’avancement des connaissances ? Pouvez-vous faire des simulations dans le système ? Est-ce que des consultants et des formateurs externes s’en occupent ?

Cette dernière question est importante, car des consultants et des formateurs externes peuvent être très compétents et peuvent fournir une excellente formation à votre équipe. Mais votre projet d’implantation aura des problèmes s’il n’est pas personnalisé pour votre atelier et vos besoins.

Il est préférable de travailler directement avec votre fournisseur. En tant qu’experts, ils peuvent vous aider à définir vos priorités. Puis, ils peuvent créer un plan personnalisé pour assurer que les bonnes fonctionnalités sont mises en place dès le départ. Et c’est seulement après que ce plan détaillé est créé que vous devriez commencer votre formation.

Notre meilleure astuce pour implanter un système ERP

L’implantation d’un système ERP est difficile. La bonne nouvelle est que, si c’est bien fait, ça en vaut la peine. Un système ERP pour vraiment transformer l’efficacité de votre atelier, réduire les coûts des opérations et accroître les livraisons à temps. La meilleure astuce de Maxime pour réussir l’implantation d’un système ERP est la planification et la persévérance. Si vous prenez le temps de planifier votre processus d’implantation — ce qui devrait être fait en premier et quelles formations sont nécessaires —, votre projet réussira.

La persévérance est aussi essentielle, car votre projet rencontrera des problèmes en cours de route, et ce, même si le plan est méticuleusement élaboré. Rappelez-vous pourquoi vous avez besoin d’un système ERP et persévérez malgré les moments difficiles pour atteindre vos objectifs. La récompense arrivera, mais vous devez être prêts à soulever le défi

Voulez-vous entendre toutes les astuces de Maxime ? Regardez son webinaire ici.