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QTG Solutions Tubulaires (2020) est une entreprise spécialisée en transformation de tubes d’acier structuraux et mécaniques, colonnes de support et produits finis et semi-finis sur-mesure.
Fondée en 1929, à Montréal, par deux frères Talarico, cette entreprise centenaire de quatre générations compte aujourd’hui 200 employés avec 2 entités de fabrication.
L’entreprise offre aujourd’hui un service intégré et fournit des solutions de fabrication de classe mondiale. Leur siège social comprend deux bureaux dans les Cantons-de-l’Est, notamment à Bromont et à Granby.
QTG offre des solutions tubulaires pour des besoins personnalisés en design mécanique et structurel. Ces services impliquent entre autres la découpe à la scie, au laser des tubes d’acier ainsi que le pliage, l’assemblage, l’emballage, la soudure et la peinture en poudre. GTG offre, de plus, les poteaux de soutien d’acier canadien pouvant supporter des charges diverses.
Les produits et services de QTG ont notamment contribué à la réalisation de plusieurs projets d’envergure dans le milieu agricole et le secteur de la construction au Canada.
« On estime à peu près à 5 fois plus de soumissions qu’on puisse traiter (...) au moins 2 à 3 fois plus vite » Alexandre Ledentu, Estimateur Technique, QTG
« On n'a plus besoin de faire d'inventaire physique aux semaines ou au mois. On établit à peu près à trois heures semaine de gagner en termes de prise d'inventaire. » Maude Morissette, Contrôleur, QTG
L’intégration des feuilles Excel dans la fonctionnalité cliente de Genius ERP a permis à QTG d’exécuter plus rapidement les tâches associées à la création de soumission. Ils ont amélioré l’efficacité de leur processus traitant maintenant jusqu’à cinq fois plus de soumission qu’avant.
« QTG est capable de faire beaucoup plus de soumission, beaucoup plus précises aussi et plus rapides. On estime à peu près cinq fois plus de soumissions qu'on puisse traiter et je dirais au moins deux à trois fois plus vite », Alexandre.
QTG gagne 3 heures par semaine en main d’œuvre en ayant une vision en temps réel de l’inventaire. Cette fonctionnalité Genius ERP, leur a permis de mieux gérer l’emplacement des items ainsi que l’anticipation des ruptures. QTG est donc en mesure de savoir quoi commandé et à quel moment.
« On a plus besoin de faire d'inventaire physique aux semaines ou aux mois, donc on établit à peu près à 3 heures semaine de gagner en termes de prise d'inventaire. On a accès à notre inventaire en temps réel, donc on a simplement sélectionné l'item, puis on sait exactement ce qui se passe à ce niveau-là », Maude.
Avec la fonctionnalité Prix de revient de Genius ERP, les prix de revient sont mieux calculés. QTG est capable de prendre en considération les vrais coûts de production et de distribution de leur matériel. Ce qui leur a permis de s’ajuster rapidement lorsque les demandes des clients deviennent trop complexes.
« Genius, nous apporte énormément de gains. On peut comprendre nos coûts (de revient) de façon beaucoup plus précise, par activité et par commande. Ce que ça nous apporte, c'est au niveau de l'amélioration dans notre productivité (savoir) ou est ce qu'on peut mettre notre focus (..) », Hervé. De plus, « On est capable de réagir rapidement lorsqu’il y a des changements de prix. On peut vite comprendre les impacts et faire des changements s'il y a lieu. (..) Tout ça peut se faire en moins de trois, quatre heures. Pour quelque chose de complexe (..) », Hervé.
Anciennement connue sous les noms de Quali-T-Groupe, Quali-T-Tube et Quali-T-Fab, l’entreprise opère maintenant sous la bannière QTG. La fermeture de la division Quali-T-Tube en 2020 a occasionné des changements importants dans la compagnie. Principalement, l’absence de système ERP connectant les opérations entre les divisions fut l’un des plus gros défis à relever.
« En 2020, on a abandonné les activités de la division Tube pour se concentrer sur la division Fab, ce qui fait que ça rendait un peu notre processus laborieux, » nous dit Maude Morissette, Contrôleur, QTG.
En plus de ces changements, QTG a multiplié ces projets internes en construisant une nouvelle usine et développant de nouveaux marchés.
« Je travaille chez QTG depuis environ trois ans et demi. Depuis que je suis là, c'est projet après projet, donc, notamment avec un nouvel ERP, avec la construction d'une nouvelle usine, le développement de nouveaux marchés (..) » ajoute Maude.
Pour faire face à cette croissance, QTG a choisi Genius ERP afin de connecter leur système et de faciliter cette transition vers une structure interne fiable et efficace.
Les problématiques qui se présentaient furent la prise d’inventaire, les calculs de prix de revient et les calculs des estimations.
La prise d’inventaire par exemple était un défi étant donné qu’il n’y avait pas de système qui connectait les deux divisions. Il fallait le faire une fois par mois et y réserver au moins trois heures par semaines. Le superviseur devait arrêter la production, lorsque nécessaire, et consacré du temps de main d’œuvre à effectuer la prise d’inventaire physiquement.
« C'était minimalement une fois par mois. Puis c'était le superviseur qui effectuait les prises d'inventaire. Donc, on peut facilement parler d’un trois heures par semaine ». « Pour ce qui est des décomptes vraiment plus au niveau de la comptabilité pour les fins de mois, c'était une fois par mois. Donc c'est sûr que tous les employés à ce moment-là devaient arrêter la production pour se concentrer sur la prise d'inventaire » nous dit Maude.
Afin d’effectuer les estimations, QTG utilisait des feuilles Excel. Celles-ci étaient modifiables par tous, ce qui brisait souvent l’intégrité des formules à l’intérieur des cellules. Beaucoup de temps passait sur la rectification des erreurs, ce qui occasionnait des délais dans la livraison des estimations aux clients.
« Avant Genius, on utilisait des feuilles Excel qui étaient modifiables par tout le monde, qui comportaient parfois même des erreurs de cellules, des erreurs mathématiques. Ça donnait des problèmes à la fin de l'estimation. Ça donnait des problèmes de temps », avoue Alexandre Ledentu, Estimateur technique, QTG.
« Le client, entre le moment où il nous faisait une demande versus qu’on lui donnait une réponse, il pouvait passer une semaine ». « (..) Souvent, ils faisaient des changements en cours de route et donc le travail était à refaire, puis on pouvait en faire un nombre minime par jour. Donc c'était une à deux soumissions tout dépendant de la complexité » nous dit Hervé, Directeur des Finances, QTG.
Les délais se prolongeaient aussi lors de l’analyse des prix de revient (Job Cost). En raison de la complexité des demandes, cela prenait la journée entière pour sortir des données et répondre aux clients.
« Lorsqu'on faisait le prix de revient avant Genius, c'était laborieux du fait qu'on n'avait pas de système en place. Lorsqu'on analysait les jobs (..), il fallait prendre la journée pour faire ce travail », ajoute Hervé.
QTG devait trouver une façon de suivre sa courbe de croissance tout en optimisant ces opérations à l’interne. Pour pallier ces goulots, ils avaient besoin de mettre en place un système connecté qui pouvait rapidement fournir des informations en temps réel sur leur inventaire, et générer avec précision des informations sur les coûts de revient ainsi que les estimations.
La prise d’inventaire physique était un processus laborieux. QTG nécessitait un système qui lui donnerait un accès en temps réel. Une vue d’ensemble de l’inventaire des divisions leur a permis de sauver du temps et des ressources.
Les erreurs de cellules et mathématiques dans les feuilles Excel prolongeaient les délais de réponses aux clients pour les soumissions. QTG avait besoin d’obtenir rapidement des données d’estimation précises et justes.
Le fait qu’il n’y avait pas de système ERP en place, des journées entières étaient consacrées à l’analyse des coûts de revient. QTG devait trouver une façon d’améliorer leur productivité pour chaque activité et commande, comprendre les coûts avec un focus sur l’ensemble de l’organisation.
« Lorsqu'on analysait les jobs, il fallait prendre la journée pour faire ce travail. Aujourd'hui, en moins d'une heure, tout est fait. Les chiffres sont entrés une fois, les standards sont entrés une fois, ensuite tout est bien calculé. Il n’y a aucune erreur, c'est un grand changement ».
Afin de pallier aux problèmes de prise d’inventaire, le système Genius ERP a pu fournir un accès en temps réel au volume courant de QTG. Cette solution leur a permis de conserver les quantités de stock nécessaire à la production, réduisant ainsi les coûts d’entreposage de l’entreprise.
« Genius nous donne les quantités, puis le moment où ça sera nécessaire au niveau de notre production. On a toute l'information dont on a besoin pour être en mesure de réduire notre inventaire », nous dit Maude.
La prise d’inventaire physique et fréquente n’est donc plus nécessaire. Avec Genius ERP, QTG a réussi à gagner du temps de labeur allant jusqu’à sauver 156h/an.
« On n'a plus besoin de faire d'inventaire physique aux semaines ou au mois. On établit à peu près à trois heures semaine de gagner en termes de prise d'inventaire. On a accès à notre inventaire en temps réel, donc on a simplement à sélectionner l'item, puis on sait exactement ce qui se passe à ce niveau-là », déclare Maude.
Avec une vue d’ensemble sur les coûts et le niveau d’inventaire, QTG est maintenant capable de fournir de meilleures estimations aux clients.
« Dans mon estimation, je peux savoir combien coûte mon inventaire. (..) Je peux donc donner des meilleurs prix à nos clients », ajoute Alexandre.
De ce fait, les soumissions fournies sont plus précises et sont traitées plus efficacement.
« On estime à peu près cinq fois plus de soumissions qu'on puisse traiter et je dirais au moins deux à 3 fois plus vite », nous dit Alexandre.
« Le client, entre le moment où il nous faisait une demande versus on lui donnait une réponse, il pouvait (passer) une semaine. Aujourd'hui, en 24 heures, on est capable de répondre aux besoins de clients, puis ça fait une grande différence », ajoute Hervé.
Il arrivait aussi que les demandes des clients soient complexes et changeantes, ce qui rendait le processus d’évaluation des soumissions laborieux. Genius ERP a su relever le défi en simplifiant le processus à travers un système fiable et flexible.
« Les clients, souvent, faisaient des changements en cours de route et donc le travail était à refaire, puis on pouvait en faire un nombre minime par jour. Donc c'était une à deux soumissions tout dépendant de la complexité. Aujourd'hui, la complexité n'est plus un challenge » nous dit Hervé.
L’analyse des jobs, qui prenait une journée entière, se fait maintenant en moins d’une heure. Et ceci, grâce à la précision et la justesse des données rentrées une fois dans Genius ERP. Les standards sont mieux calculés, ce qui réduit les marges d’erreur qui étaient associées aux fichiers Excel modifiables et éditables par tout le monde.
« Lorsqu'on analysait les jobs, il fallait prendre la journée pour faire ce travail. Aujourd'hui, en moins d'une heure, tout est fait. Les chiffres sont entrés une fois, les standards sont entrés une fois, ensuite tout est bien calculé. Il n’y a aucune erreur, c'est un grand changement » nous dit Hervé.
En somme, avec Genius ERP, QTG est maintenant bien outillé pour continuer à grandir et à répondre aux besoins changeants de leur clientèle.
« Genius, nous apporte énormément de gains. On peut comprendre nos coûts (de revient) de façon beaucoup plus précise, par activité et par commande. Ce que ça nous apporte, c'est au niveau de l'amélioration dans notre productivité (savoir) où est ce qu'on peut mettre notre focus (...) ».
« Aujourd'hui, c'est tellement facile, c'en est même amusant, c'en est intéressant. On vit avec un outil de 2021, on est capable de réagir rapidement lorsqu'il y a des changements de prix, puis tout ça peut se faire en moins de trois, quatre heures. ». « (…) C’est un système très convivial qui est excellent pour les entreprises PME dans le manufacturier comme nous, on dirait qu'il était bâti pour nous », déclare Hervé.
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