Pourquoi Excel n’est-il pas suffisant

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

Comme la plupart des compagnies, vous faites probablement confiance à Excel pour exploiter votre entreprise. En fait, Deloitte affirme que 70 % des entreprises utilisent Excel pour les données et les processus sensibles. Il est facile de comprendre pourquoi, car Excel est familier et simple et la plupart de vos employés en ont une bonne connaissance pratique. C’est un puissant outil professionnel qui vous permet de stocker et de manipuler des données.

Mais soyons réalistes, si vous êtes un atelier de fabrication très actif, Excel n’est pas assez performant. Excel présente de nombreux problèmes, allant de la sécurité et de l’exactitude de vos données à l’erreur humaine, en passant par l’efficacité, ce qui signifie que vous avez besoin d’un meilleur système pour vos données et informations commerciales importantes. Une solution intégrée telle qu’un ERP vous permettra de mieux contrôler vos données, ainsi que les processus d’affaires et les décisions importantes qui en dépendent, ce qui rendra votre production plus fluide et plus efficace. Jetons un coup d’œil et voyons comment Excel se compare à un ERP.

Excel vs ERP — Erreur

Soyons honnêtes, l’erreur humaine peut s’infiltrer dans n’importe quel système utilisé par des êtres humains, mais Excel est particulièrement sensible à l’erreur humaine. Plusieurs études confirment ce qui suit : selon un rapport de l’Université d’Hawaï, 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Coopers et Lybrand ont constaté que 90 % des feuilles de calcul contenant 150 lignes ou plus contenaient des erreurs ; et dans un échantillon de 22 feuilles de calcul, KPMG a détecté des erreurs dans 91 % d’entre elles.

Des études similaires ne sont pas disponibles pour les systèmes ERP, mais comme Excel n’est pas un système unique et intégré comme un ERP, Excel est plus vulnérable aux erreurs humaines. Excel est un outil extrêmement manuel. Au lieu d’être centralisés et intégrés comme un ERP, plusieurs départements de votre organisation s’appuieront sur différents ensembles de feuilles de calcul Excel contenant les mêmes données. Cela signifie que les mêmes données seront entrées plusieurs fois dans plusieurs feuilles de calcul, ce qui signifie non seulement une perte de temps considérable pour votre personnel, mais également une probabilité beaucoup plus grande d’erreur humaine, chaque fois que les données sont entrées manuellement, il y a une chance pour une erreur de saisie de données.

Ceci étant dit, une fois qu’un ensemble de feuilles de calcul est partagé, vous perdez tout contrôle sur elles. Comme il n’existe pas de source unique de vérité pour vos données, comme ce serait le cas si vous utilisiez un ERP. Vous ne pouvez pas non plus savoir avec certitude quels changements ont été apportés à vos données après le partage d’une feuille de calcul, ou si tout le monde se fie sur le bon ensemble de données. Par exemple, votre service de production peut s’appuyer sur un ancien jeu de feuilles de calcul, ou sur des feuilles semées d’erreurs par inadvertance, susceptibles de générer un gaspillage excessif et d’écarter l’ensemble de votre chaîne de production.

Excel est également basé sur des formules et des fonctions pour manipuler des données, ce qui est un autre endroit où une erreur humaine peut se glisser. Même si vous avez un « Héros d’Excel » dans votre bureau qui connaît le produit en amont et en aval, si une fonction est mal saisie vous allez vous retrouver avec de mauvaises données. De plus, il y a toujours un risque que quelqu’un perde une fonction — ce qui risque de mettre fin à l’activité, en particulier si votre « Héros d’Excel » se trouve en dehors du bureau et ne peut pas immédiatement résoudre le problème !

Les systèmes ERP, d’autre part, vous offrent une source unique de données que l’ensemble de votre entreprise peut utiliser, réduisant ainsi le risque d’erreur humaine. Vous n’avez pas besoin de saisir manuellement des données plusieurs fois ni de partager des feuilles de calcul avec plusieurs parties. Tous les membres de votre organisation peuvent accéder aux mêmes données fiables. Vous pouvez donc être sûr que chacun d’entre eux fonctionne à partir des données les plus récentes et les plus précises. Les ERP sont également prêts à l’emploi avec de nombreux rapports automatisés et outils d’analyse, ce qui signifie que les fonctions d’Excel font maintenant partie du passé. Les systèmes ERP éliminent la duplication des tâches grâce à l’automatisation et à l’intégration et rendent la manipulation des données plus facile et plus fiable.

Excel vs ERP — Efficacité  

Cela a été évoqué ci-dessus, mais Excel peut s’avérer extrêmement inefficace pour votre organisation, car l’un des problèmes majeurs d’Excel est la nécessité de ressaisir les données à plusieurs reprises. Par exemple, si vous écrivez toutes vos offres dans Excel, vous devrez probablement créer manuellement des commandes clients à partir de ces offres dans une feuille de calcul ou un système distinct. Chaque rapport, devis ou commande doit être créé feuille par feuille. La seule façon de gérer votre inventaire est de permettre à quelqu’un d’entrer et de mettre à jour manuellement vos informations à chaque fois. L’utilisation d’un programme comme Excel risque également d’augmenter les chances de perdre des fichiers en les supprimant accidentellement ou suite à une panne système.

Un autre problème des feuilles de calcul est qu’elles sont isolées du reste de votre organisation, ce qui rend difficile la collaboration. Bien que Microsoft OneDrive propose des versions mobiles d’Office et d’Excel, et même des feuilles de calcul Excel basées sur un nuage, ces produits présentent des inconvénients distincts et ne prennent pas toujours en charge la collaboration. Par exemple, il est difficile de contrôler les feuilles de calcul lorsque plusieurs utilisateurs tentent d’accéder aux documents et de les modifier en même temps. À l’inverse, une solution ERP hébergée dans le cloud comporte des contrôles intégrés permettant de gérer plusieurs utilisateurs. Elle est conçue pour prendre en charge les travailleurs distants et s’ajoute à la main-d’œuvre locale.

Un système ERP vous permet de suivre vos informations en temps réel sans avoir besoin de plusieurs feuilles de calcul. Par exemple, cela vous permet d’automatiser votre processus de création de commandes client avec un ERP capable de convertir automatiquement les offres en commande. Avec un ERP, vous pouvez facilement rechercher et trouver les données dont vous avez besoin pour ensuite les partager efficacement entre les différents départements. La perte de temps due à la double saisie ou la perte de données est maintenant chose du passé.

Les ERP offrent également une visibilité complète de tous vos processus d’entreprise grâce à des tableaux de bord disponible en temps réel. Dans le monde d’aujourd’hui, la plupart des entreprises acquièrent quotidiennement une énorme quantité de données relatives à leur activité. Un système ERP peut utiliser efficacement ces données pour fournir des informations essentielles sur les performances d’une entreprise et améliorer à la fois vos capacités décisionnelles et vos processus d’affaires.

Excel vs ERP — Analyse

Comprendre vos finances est important pour garder votre entreprise dans le noir. Contrairement à Excel, les ERP peuvent vous fournir un flux de travail financier intégré en temps réel, capable de collecter automatiquement des données de facturation de tous les domaines de l’organisation. Cela signifie que vous disposez d’un système centralisé pour toutes les activités financières, y compris la fin de mois, la facturation, les paiements des fournisseurs et la paie. Avec les progiciels de gestion intégrés (ERP), vous pouvez comprendre en temps réel ce que sont réellement vos finances et vous saurez quels contrats vous mettent dans le noir ou le rouge. Les processus manuels inhérents à Excel ne peuvent tout simplement pas alimenter ce type d’analyse, contrairement au logiciel ERP.

Les ERP peuvent également analyser les performances de vos employés par rapport aux coûts et aux délais du projet. Un système de flux de travail complet dans votre ERP peut fournir à votre équipe les informations dont elle a besoin à tout moment pour s’assurer que le projet sur lequel il travaille est bien ciblé. Ces informations vous permettent de savoir si les bonnes personnes travaillent sur le bon projet au bon moment et vous permettent également de mieux affecter vos ressources et de planifier votre production. Éliminez les temps d’arrêt coûteux, grâce aux ERP. Encore une fois, Excel n’a pas les capacités pour faire cela, car il n’a ni la puissance ni les fonctionnalités lui permettant d’effectuer des analyses en temps réel.

Et le gagnant est...

Les ERP sont clairement gagnants et arrivent en tête en termes de gestion de vos données — et des processus opérationnels importants qui en dépendent. Bien qu’il s’agisse d’un bon outil commercial, votre plancher de production mérite manifestement mieux qu’Excel pour vous permettre de fonctionner à plein régime.

Anne Mulvenna

Le bon ERP fait toute la différence.

Est-ce que le logiciel intégral Genius ERP conviendrait à mon entreprise?

Réservez une démo