Implémentation abandonnée

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

En tant que propriétaires d’entreprise, nous sommes toujours à la recherche des technologies les plus récentes pour aider nos entreprises à devenir plus efficaces, plus rentables et à se développer afin d’atteindre de nouveaux marchés. Dans l’industrie manufacturière, j’ai récemment entendu beaucoup de discussions sur des technologies telles que les usines intelligentes, la fabrication 4.0 et l’intégration de l’intelligence artificielle (IA), mais je pense que l’« IA » dont les fabricants doivent se préoccuper est l’implantation abandonnée de logiciel ERP.

L’implantation d’un système ERP est l’un des plus importants changements technologiques que vous puissiez apporter à votre entreprise. Elle vous aidera à rationaliser vos processus d’affaires, à être plus organisé et à développer votre entreprise. Mais c’est aussi l’une des tâches les plus difficiles que vous puissiez entreprendre en tant que manufacturier. Avec un système ERP, la courbe d’apprentissage est énorme et votre équipe a besoin de temps, d’argent et d’efforts pour mettre le système en marche.

Malheureusement, je rencontre trop souvent des entreprises victimes d’IA — elles ont commencé à mettre en place un nouveau système ERP, mais quelque part au cours du processus, elles se sont effondrées et n’ont jamais mis en place le ERP. En fait, jusqu’à 75 % des implantations ERP sont des échecs. Apprendre à identifier et à éviter les obstacles pouvant vous empêcher de progresser vous aidera à faire avancer votre projet pour éviter le piège de l’IA.‍

Ce n’est pas un manque de temps, c’est un manque de vision.

Le manque de temps est la principale raison invoquée par les fabricants pour retarder ou complètement abandonner l’implantation d’un système ERP. Les dirigeants de la société reconnaîtront le besoin du logiciel, feront un investissement important dans l’achat du système, puis, lorsque le moment sera venu d’installer le progiciel de gestion intégré (ERP), la société me dira : « Nous n’avons pas le temps de mettre le système en place, peut-être que dans 6 mois, nous pourrons le faire », ou « Notre responsable des opérations dit qu’il est déjà trop occupé, il lui faut au moins trois mois avant de pouvoir y arriver. » À maintes reprises, les fabricants me contacteront et me diront qu’ils n’ont tout simplement pas le temps à l’heure actuelle d’investir dans la mise en place d’un nouvel ERP.

Et quand ils le font, je réponds en retour : vous avez le temps, ce qui vous manque, c’est la vision. Cela peut sembler un peu méchant, mais franchement, il ne sera jamais temps de mettre en place un ERP. Est-ce que cela signifie que je pense que vous ne devriez pas le faire ? Cela signifie que vous devez en prendre le temps maintenant et clairement communiquer votre vision et les besoins de votre entreprise dans l’ensemble de votre organisation.

Les fabricants qui viennent chez nous pour acheter un ERP sont des entreprises sur le point de connaître une croissance rapide, ou déjà en croissance. Ces fabricants ont besoin d’une solution pour rendre leurs opérations plus efficaces et ont reconnu qu’un ERP était le bon outil pour augmenter leur débit. Mais parce qu’ils grandissent, ils sont occupés ! Et six mois plus tard, au fur et à mesure que l’entreprise grandira, elle sera plus occupée, le directeur des opérations sera encore plus débordé et ce fabricant n’aura toujours pas le temps de mettre en place son ERP — et abandonnera probablement l’implantation du projet complet.

Mon conseil : profitez de la perturbation et vivez l’instabilité pendant un moment. En tant qu’entreprise en croissance, vous travaillez déjà à un rythme effréné. Vous savez que votre équipe peut y faire face, alors, comme dit le proverbe, le temps est au rendez-vous. Investir suffisamment de temps pour mettre le système correctement en place maintenant vous placera dans une bien meilleure situation dans six mois.

Le meilleur moyen de faire participer votre personnel au projet d’implantation est de communiquer votre vision. Vous, ou un membre de votre entreprise avez reconnu le besoin d’un ERP. Mais à présent, vos employés subissent des pressions parce que même s’ils savent qu’un nouveau système a été acheté, et même s’ils peuvent comprendre qu’un nouveau système est nécessaire, ils risquent de ne pas tout à fait comprendre pourquoi, et ils ne voudront peut-être pas perturber la façon dont ils font leur travail. C’est naturel, le changement est difficile.

Je serai très simple avec vous : la mise en œuvre d’un ERP est extrêmement perturbante et constitue l’un des plus grands projets que vous entreprendriez en tant que fabricant. Cela affectera tous les départements de votre organisation, de nombreuses personnes de votre entreprise seront personnellement affectées et cela changera la manière dont vos employés effectuent leur travail. S’ils ne comprennent pas pourquoi le nouveau système est en train d’être mis en place, ils résisteront au changement et le risque de voir le projet s’effondrer complètement augmentera.

C’est à vous de partager votre vision avec votre équipe. Ayez des lignes de communication directes et ouvertes avec votre personnel. Dites-leur pourquoi l’entreprise a besoin d’un ERP, comment elle va rationaliser ses opérations et quels avantages cela apportera à toute l’organisation. Mais soyez également ouvert et honnête sur les perturbations que cela entraînera sur le lieu de travail, ainsi que sur le temps et les ressources nécessaires pour la mise en œuvre. Si votre personnel comprend votre vision et comprend pourquoi il doit changer sa façon de travailler, il sera plus réceptif au système et votre implantation restera sur la bonne voie.

Il est également important que les utilisateurs clés et les parties prenantes de votre entreprise adhèrent au nouveau système dès le début. Si vous savez à quel point le responsable des opérations sera important pour le processus de mise en œuvre de l’ERP, impliquez-le dès le début. Assurez-vous qu’il comprend l’importance du nouveau système pour l’entreprise et qu’il est un participant investi dans le projet. De cette façon, au lieu d’être quelqu’un qui peut retarder et faire dérailler le processus de mise en œuvre, il est un allié et un partenaire — il vous aidera en fait à attirer d’autres personnes.

Je vous conseillerais également fortement de choisir un champion interne pour le projet. Vous aurez évidemment une équipe de sélection en place qui a aidé à évaluer et à choisir un ERP, mais je vous encourage fortement à choisir une seule personne pour agir en tant que champion du projet et assumez la responsabilité du système dans son ensemble. Cette personne doit pouvoir faire la distinction entre avoir beaucoup d’autorité et d’influence sur l’entreprise, mais aussi une personne ouverte, accessible et dotée d’excellentes compétences en communication. Votre champion doit être quelqu’un qui a la capacité d’influencer les autres membres de votre organisation, le pouvoir de faire remonter les problèmes et de les résoudre rapidement, mais également une personne avec laquelle votre personnel se sent à l’aise de faire part de ses préoccupations et de ses problèmes. Une fois votre système ERP en place, cette personne doit continuer à agir en tant que superviseur du système, en veillant à ce que le système fonctionne correctement, à ce que les données du système soient exactes et à ce qu’il s’agisse d’une ressource vers laquelle s’adresser en cas de problème.‍

Entraînez votre système comme un nouveau membre du personnel.

Je serai le premier à admettre qu’un ERP n’est pas une baguette magique. Un ERP est un excellent système capable de connecter tous vos services, d’accroître le débit et de réduire les coûts. Mais au bout du compte, il ne s’agit que d’un programme informatique, c’est-à-dire qu’il effectue des calculs rapides et précis à partir des données que vous lui avez fournies. Et le vieux proverbe dit clairement « Garbage in, garbage out ». Si vous configurez le système avec de mauvaises données, il ne fera rien de bien.

Pensez-y : lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous prenez le temps de le former correctement. Vous ne le jetez pas aux loups et ne vous attendez pas à ce qu’il maîtrise lui-même le travail ; au lieu de cela, vous investissez des mois dans la formation et l’encadrement, qui l’aident à bien faire son travail. Pensez à intégrer votre ERP de la même manière : vous devez former le système de la même manière que vous formeriez un nouvel employé. Il ne s’agit évidemment pas du même processus, mais vous devez programmer le système ERP avec de bonnes données et ajuster les paramètres en conséquence pour que le système fonctionne correctement.

Maintenant, imaginez que chaque service de votre entreprise recrute un nouvel employé clé en même temps — une tâche difficile et dérangeante pour le moins, et que votre entreprise devra consacrer du temps et de l’énergie à la mise en place des opérations. L’intégration d’un progiciel de gestion intégrée (ERP) est similaire : vous devez transférer des connaissances et des données dans le système, vous devez prendre le temps de procéder aux ajustements nécessaires au bon fonctionnement du système et vous devez intégrer le nouveau système dans votre équipe. Ce processus aura quelques difficultés de croissance en cours de route, mais si vous l’abordez avec le même soin et la même compréhension qu’un nouvel employé, votre taux de réussite sera bien meilleur.

Planifiez un calendrier d’exécution court.

Je sais qu’un ERP peut prendre des mois, voire des années, pour se mettre en place complètement. Cela peut donc sembler paradoxal, mais je vous exhorte à planifier un processus de mise en œuvre court, ne dépassant pas 4 à 6 mois. Trop souvent, j’ai vu des fabricants fixer de longs délais de mise en œuvre, mais je me suis rendu compte que le projet risquait d’être abandonné un an plus tard. Avec un long calendrier, il est trop facile de retarder le projet en pensant que je vais y arriver le mois prochain (quand j’en ai le temps !), seulement pour trouver une année qui passe et aucun progrès n’a été accompli.

De plus, une année représente une longue période de temps au sein d’une entreprise et plus le délai de mise en œuvre est long, plus il y a de chances que quelque chose d’imprévu se produise, par exemple un employé clé qui quitte l’entreprise ou une crise survenant dans un autre domaine de l’entreprise qui peut faire dérailler l’ensemble du projet. Je sais qu’il est possible que cela se produise à tout moment, mais il est moins probable que l’une de ces choses se produise sur une période plus courte qu’une période plus longue.

Je peux vous dire par expérience que si vous démarrez un projet d’implantation et que vous devez le suspendre quelques mois, il vous sera très difficile de le remettre sur les rails. Non seulement vous abandonnerez votre implémentation ERP actuelle, mais la prochaine fois que vous tenterez de mettre en œuvre un projet de la même taille et de la même ampleur, vous rencontrerez des difficultés.

Si vous démarrez un projet et que vous prévoyez que celui-ci dure 9 mois, et après 6 mois, vous devez le retarder pour une raison quelconque, vous avez demandé à votre équipe de consacrer beaucoup d’heures supplémentaires et d’énergie à quelque chose pour rien. Tout ce que vous leur avez demandé de faire devra être refait (croyez-moi, vous penserez pouvoir commencer où vous êtes parti, mais ce n’est jamais le cas). Et si vous échouez une fois dans le passé, il faudra beaucoup plus de motivation pour faire revenir les gens à bord, et votre personnel sera beaucoup plus réticent pour essayer à nouveau. Si vous bloquez un projet, ce n’est pas seulement l’argent du consultant qui a mis en œuvre le projet que vous avez perdu, c’est l’énergie, la motivation et la confiance de votre personnel.

Pour résoudre ce problème, vous devez diviser votre projet en plusieurs phases. Choisissez un ensemble de priorités que vous pouvez mettre en œuvre de manière réaliste dans un délai de 4 à 6 mois et travaillez sans relâche pour que ces fonctionnalités soient opérationnelles en premier. Cela nécessite beaucoup de planification et de priorités de la part de votre équipe, et vous devrez rencontrer vos principales parties prenantes pour identifier ce qui est le plus nécessaire de votre ERP. Cela vous aidera également à identifier les caractéristiques et fonctionnalités qui dépendent d’autres composants. Soyez honnête avec votre personnel : il n’est pas nécessaire que tout soit mis en œuvre lors de la première phase. Votre service de production peut vraiment souhaiter disposer d’une fonctionnalité donnée, mais faites-leur savoir qu’elle peut continuer jusqu’à ce que vous ayez la gestion de votre inventaire sous contrôle.

Si vous démarrez un projet d’implantation qui implique l’ensemble des processus et qu’un retard imprévu se produit, tous les travaux que vous avez déjà effectués seront perdus et vous devrez recommencer à zéro. Mais si vous définissez les priorités et envisagez d’implanter votre ERP par étapes, vous aurez de bien meilleures chances de réussir. Non seulement vous obtiendrez rapidement les fonctionnalités clés de votre ERP, mais vous pourrez aussi vous appuyer sur les succès que vous avez remportés, en fournissant non seulement aux employés les outils nécessaires pour les aider à rationaliser leur travail, mais également en leur apportant des éloges et une motivation accrue.

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L’implémentation d’un ERP est un projet majeur et l’une des tâches les plus importantes — et les plus perturbantes — que vous puissiez entreprendre en tant que fabricant. Mais si vous réussissez et évitez les pièges de l’IA, vous aurez atteint un objectif majeur et préparé votre entreprise pour la réussite future.

Jean Magny

Le bon ERP fait toute la différence.

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