Gérez-vous votre entreprise avec un tableur magique ?

Genius ERP: prêt à l'emploi pour la fabrication sur mesure.

Une des choses que nous entendons chez beaucoup des fabricants est : « tout est dans le tableur magique » ou « nous utilisons simplement un tableur magique pour gérer notre production ».Une des choses que nous entendons chez beaucoup des fabricants est : « tout est dans le tableur magique » ou « nous utilisons simplement un tableur magique pour gérer notre production ». Cela signifie que beaucoup de fabricants comptent sur une ou plusieurs des feuilles de calcul et une personne (qui sait utiliser le « tableur magique ») pour gérer son entreprise. Les feuilles de calcul sont un outil commercial important, mais elles ne sont certainement pas magiques et vous ne devez pas vous fier à une seule feuille de calcul pour stocker toutes vos données ou gérer votre atelier.

Pour une entreprise, le risque est grand de mettre tous ses œufs dans le même panier, pour ainsi dire. Si quelque chose arrive à cette personne du bureau qui est le gourou d'Excel et sait comment fonctionne le tableur, toutes les connaissances institutionnelles de votre entreprise sont enfermées dans ce tableur, et plus important encore, dans la tête de cette personne. Si par malheur, quelque chose de terrible arrive à cette personne et qu’elle se fait renverser par un bus, ou de façon moins dramatique, parte en vacances pendant quelques semaines, vous n’aurez plus de données pour votre entreprise. Et s'ils quittent votre organisation, toutes vos données et connaissances institutionnelles sortent du bâtiment avec eux.

Si vous avez déjà travaillé avec une feuille de calcul compliquée, vous savez qu'il est difficile de saisir les connaissances institutionnelles dans une feuille de calcul puisque les feuilles de calcul ne sont pas dynamiques, elles ne peuvent pas « apprendre » et elles ne disposent pas de la flexibilité requise pour les données. La connaissance institutionnelle réside en réalité dans la tête du gourou du tableur et vous savez également à quel point il est difficile d'extraire des connaissances d'un tableur. Ce qui peut sembler intuitif à la personne qui l’a créé en premier lieu n’est pas forcément facile à comprendre pour quelqu'un qui l'ouvre pour la première fois et qui essaie de comprendre ce que le tableur signifie.

Le deuxième gros problème avec les feuilles de calcul est qu’elles ne sont pas flexibles et n’offrent pas de données en temps réel. Si une modification survient dans l'une de vos tâches, quelqu'un doit capturer toutes les données de la modification, puis l'insérer dans la feuille de calcul pour que tout reste précis et pour que la feuille de calcul fonctionne comme par magie. Cela vous semble compliqué ? Ce l’est. Et la vérité, c’est qu’il ne faut pas une grosse erreur pour déstabiliser votre entreprise. Cela peut être quelque chose d'aussi simple que d'oublier de mettre à jour vos niveaux de stock (ou de mal taper vos niveaux de stock) pour avoir des conséquences majeures.

Vous pouvez penser qu'un travail fonctionne parfaitement, mais un problème majeur peut survenir lorsque vous découvrez que vous manquez un élément essentiel, car les niveaux d'inventaire n'ont pas été correctement enregistrés sur votre feuille de calcul, ce qui a entraîné des retards dans le travail, et finalement, vous expédiez le produit tardivement à votre client. Pire encore, que se passe-t-il si un problème comme celui-ci survient un jour où le spécialiste du tableur est malade ? Pas bon. En utilisant uniquement un tableur pour gérer votre entreprise, vous associez toutes vos connaissances à un outil obsolète et non dynamique. (Et ne me dites pas à quel point il est difficile de créer des rapports précis à partir d'un tableur qui ne contient pas de données en temps réel…) Ce dont vous avez besoin, c'est d'un système qui fonctionne avec des données en temps réel et qui peut être mis à jour automatiquement depuis l'atelier.

L'autre chose à propos des feuilles de calcul magiques, c'est qu'elles sont vraiment très désordonnées. Cela semble formidable au début, car toutes vos informations et données sont enregistrées dans un tableur et vous permettent de garder une trace de tous les éléments d’une source unique. Mais avec le temps, ils deviennent encombrants et ne permettent pas de suivre de manière précise toutes les données associées à l’exécution d’un manufacturier de produits sur mesure. Plus souvent qu'autrement, la feuille de calcul s'agrandit et commence à comporter plusieurs onglets et feuilles, ce qui signifie que les données doivent être saisies manuellement et mises à jour à différents endroits, ce qui entraîne des erreurs et une perte de temps considérable pour la maintenance de la feuille de calcul. Vous devrez consacrer une tonne de temps et d’efforts à votre feuille de calcul et, de manière réaliste, cela ne vous donnera qu'un centième de ce qu’un ERP peut faire. En raison de la nature même des feuilles de calcul, vos données se limiteront à être enregistrées tâche par tâche, élément par élément. Vous ne disposerez pas de toute l'information nécessaire, d'un accès en temps réel à des données précises et de la connectivité qui un système ERP a. Votre feuille de calcul magique n'identifiera pas les problèmes avant qu'ils ne se transforment en problèmes, ne vous indiquera pas les éléments sur lesquels votre entreprise doit se concentrer.

Ne laissez pas un tableur magique diriger votre entreprise. Investissez dans un système, tel qu'un ERP, capable de gérer vos données en temps réel, de relier votre entreprise de l’administration à l'atelier et de vous aider à exploiter vos données et vos connaissances institutionnelles pour que votre production fonctionne correctement.

Anne Mulvenna

Le bon ERP fait toute la différence.

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