Comment utiliser un ERP pour améliorer votre processus d’achat

Comment l’utilisation d’un ERP pourrait-elle conduire à des achats plus efficaces

Tenir compte des demandes d’achat, gérer les niveaux d’inventaire et essayer de négocier avec les fournisseurs peut donner l’impression que même le meilleur responsable des achats a le sentiment de vivre dans un chaos constant. La fabrication sur mesure implique (littéralement) beaucoup de pièces en mouvement – et le service des achats est responsable de s’assurer que toutes ces pièces sont au bon endroit au bon moment.

Parfois, il est facile d’oublier que parmi toutes les fonctionnalités offertes par votre ERP, un ERP peut également aider à rationaliser le processus d’achat en garantissant que vous disposez toujours du niveau de stock adéquat et en vous aidant à gérer les subtilités de la fabrication à haute variable. Un ERP facilitera la gestion des fournisseurs en simplifiant le processus d’approvisionnement, en vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur d’autres domaines et en améliorant l’efficacité de vos activités.

Meilleure gestion des bons de commande

Pensez aux heures et aux efforts consacrés aux achats: création de numéros de suivi, classement des commandes, vérification des stocks, établissement d’un historique des achats, coordination avec les fournisseurs, etc. Un ERP facilite les achats en automatisant ces tâches et en vous fournissant des données précises en temps réel. Parce qu’un progiciel de gestion intégré gère toujours vos niveaux de stock en arrière-plan de tout ce que vous faites, vous saurez quel stock vous avez sous la main et ce qu’il faut commander pour terminer un travail. Vous pourrez également créer un bon de commande en un clic, ce qui vous fera gagner du temps et simplifiera le processus d’achat.

Un progiciel de gestion intégré vous aidera également à superviser vos commandes d’achat, en les décomposant de manière à ce qu’elles puissent inclure des lignes spécifiques faisant référence à des articles spécifiques et permettre la spécification de plusieurs dates de livraison. Vous serez plus en mesure de savoir quelles pièces sont nécessaires pour quels travaux et d’avoir un système de commande d’achat plus organisé. Avec un PGI, vous augmenterez également le pouvoir de négociation de votre service des achats en regroupant les bons de commande. Ce qui vous permettra de réaliser des économies.

Gestion optimisée de la relation fournisseur

La gestion de vos relations avec les fournisseurs est l’une des tâches les plus importantes qu’un service des achats doit s’acquitter. L’utilisation d’un ERP peut vous aider à créer de meilleures relations ainsi qu’à améliorer et rationaliser les communications avec les fournisseurs.

Un système ERP vous permettra de créer une base de données fournisseur robuste, essentielle pour tous les fabricants qui commandent plusieurs pièces à plusieurs fournisseurs. Des noms et adresses aux pièces et matériaux proposés, en passant par les données d’identification fiscale, votre PGI collecte et organise toutes les informations relatives au fournisseur dont vous avez besoin. Vous aurez toujours la certitude que vous avez les bonnes informations sur vos fournisseurs, ce qui facilite la soumission de demandes et de commandes.

Le recours à un ERP pour gérer les communications de vos fournisseurs simplifiera également le processus: en utilisant un portail d’achat entièrement intégré à vos tâches actuelles et à votre inventaire existant, vous pourrez demander simultanément les prix de plusieurs articles pour plusieurs fournisseurs et recevoir les prix des fournisseurs sans avoir à entrer de nouveau toute information. L’utilisation d’un ERP pour le contrôle des stocks vous fournit également une base pour des communications plus ouvertes, ce qui vous permet d’offrir aux fournisseurs de meilleurs délais, des avertissements plus tôt pour les ajustements de quantité et une modélisation prédictive plus fiable. Cela améliore non seulement la planification des ressources de votre côté, mais contribue également à renforcer le respect des fournisseurs.

De bonnes relations avec les fournisseurs exigent un niveau de transparence. Un logiciel ERP entièrement intégré établira un équilibre entre vos demandes de vente, vos processus d’achat, vos contrôles d’inventaire et les capacités de vos fournisseurs. Cela permet des transactions plus transparentes et encourage une meilleure compréhension des besoins commerciaux des deux parties, vous aidant ainsi à créer des relations meilleures et plus ouvertes avec vos fournisseurs.

Gain de temps et amélioration de la productivité

Avec un ERP, vous rationalisez et automatisez bon nombre des tâches et des processus d’achat, faisant de vous une organisation plus productive.

L’amélioration et l’automatisation des processus permettent de gagner du temps, d’accroître la productivité et d’améliorer les relations. Par exemple, automatiser la gestion des stocks avec un ERP aide à maintenir le stock aux bons niveaux et alerte votre service des achats lorsque le stock atteint un certain niveau, en vous informant qu’il est nécessaire de réapprovisionner le stock ou même en le réapprovisionnant automatiquement.

Une productivité accrue signifie une meilleure utilisation des ressources, des économies de coûts et une croissance potentielle des activités. Le bon système ERP peut vous mettre sur la bonne voie du succès et vous fournir les outils dont vous avez besoin pour vous aider à rationaliser les tâches, à accroître la productivité et à exploiter les données en temps réel.

Comment Genius ERP peut améliorer vos processus d’achat

Genius ERP aide les responsables des achats et les départements d’achats à rester organisés et à anticiper le chaos. Genius est conçu spécifiquement pour les fabricants et comprend les complexités de l’environnement de fabrication CTO et ETO. Genius ERP inclut toutes les fonctionnalités nécessaires au service des achats: création de bons de commande en un clic; une base de données intégrée des fournisseurs permettant d’agréger les bons de commande afin d’accroître le pouvoir de négociation de votre service des achats; et toutes les données, informations et outils dont vous avez besoin pour vous assurer que vous utilisez les meilleurs fournisseurs, en termes de valeur, de respect des délais, de qualité et de coût.

La fonctionnalité CAD2BOM de Genius ERP générera automatiquement une liste de contrôle de ce qui doit être acheté, de la quantité et du moment où les articles sont nécessaires, donnant ainsi plus de temps aux acheteurs pour se concentrer sur les négociations, la mise en réseau, l’évaluation des fournisseurs et la stratégie d’achat. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les achats sur des articles à long délai de livraison, ce qui permet au service des achats de disposer de plus de temps pour rechercher ces articles pendant la phase de conception d’un travail.

Genius ERP vous aidera également à éviter les interruptions de travail avec Genius Vendors, un portail d’achat synchronisé avec vos travaux actuels et votre inventaire existant. Vous pouvez demander le prix de plusieurs articles à plusieurs fournisseurs en même temps, et recevoir les prix des fournisseurs sans avoir à entrer à nouveau des informations, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de choisir le meilleur fournisseur pour le travail.

La fonction de rachat recommandée dans Genius Vendors identifiera les pénuries potentielles en fonction des stocks en temps réel, des délais de livraison prévus et de la date requise pour l’article, en fonction des ordres de fabrication en cours. Genius Vendors vous permet également de réorganiser des articles en fonction du stock minimum ou de combiner des listes d’achat de plusieurs commandes.

Genius Inventory Management vous permet de suivre par numéro de série et d’associer différents statuts aux articles, de sorte que des articles spécifiques puissent être comptés et attribués avant le début de la production. Les responsables des achats seront toujours au courant – sachant quelles pièces sont déjà disponibles et quelles pièces doivent être commandées pour terminer un travail.

Un meilleur suivi des stocks et la possibilité d’attribuer des pièces aux travaux rendent le processus d’achat plus simple et mieux organisé. Vous éviterez les interruptions de production en éliminant les pénuries de matériel inattendues et en procédant à un réapprovisionnement en fonction de la demande réelle sur le lieu de travail ou des stocks. Et vous pouvez utiliser des appareils mobiles pour déplacer du matériel, gérer l’inventaire et éliminer les doublons.

Pour discuter d’autres moyens par lesquels Genius ERP peut améliorer le processus d’achat et créer de meilleures relations avec les fournisseurs et les processus.